Preguntas y respuestas sobre el servicio de creación de Portal de Servicios

• ¿Qué es un portal de servicios?

  Un portal de servicios es un sistema web (generalmente, una plataforma en línea) en el que el usuario puede realizar y ejecutar una solución de forma totalmente digital.

  Este portal, que puede ser creado tanto para atender al público interno como al externo, tiene como objetivo aumentar el autoservicio, permitiendo que los usuarios realicen por sí mismos las etapas iniciales de la demanda y también aceleren la ejecución interna del trabajo, ya que los flujos de aprobación y revisión se automatizan.

• ¿Qué ventajas ofrece la implementación de un portal de servicios a una organización?

  Enumeramos algunas de las ventajas que una organización obtendrá con la implementación de un portal de servicios:

  • Autonomía en la apertura de solicitudes: un portal web ofrece una capa de autoservicio que facilita la vida tanto de los usuarios como de los colaboradores que reciben la solicitud;
  • Unificación de solicitudes: la concentración de todas las demandas en una plataforma facilita la aplicación de mejoras y correcciones de posibles errores;
  • Automatización de procesos: la construcción de un portal de servicios implica la digitalización de tareas, eliminando la necesidad de que las personas realicen tareas muy repetitivas;
  • Más agilidad: con la automatización, los flujos de trabajo se desarrollan mucho más rápido, reduciendo significativamente el tiempo necesario para completar una demanda;
  • Seguridad de la información: unificar la gestión de documentos en una plataforma refuerza las medidas de protección de los datos de los clientes, ya que los sistemas actuales cuentan con funciones como el seguimiento de usuarios que han visto archivos y la autorización de visualización;
  • Visión 360° de la operación: la inclusión de una plataforma web abre la puerta a la generación de datos y métricas de rendimiento, que pueden ser utilizados por la administración para mejorar procesos y ayudar en futuras prioridades;
  • Transparencia y cumplimiento: el trabajo de digitalización de flujos de trabajo sigue las mismas normas y requisitos archivísticos y de agencias reguladoras, para garantizar el cumplimiento en futuras auditorías.

• ¿Cómo es el proceso de implementación de un portal de servicios?

  La creación de un portal de servicios es un trabajo que implica las siguientes etapas:

  • Mapeo de procesos: análisis de todas las etapas realizadas internamente, así como registro del flujo de aprobación, equipos involucrados, documentos necesarios por fase, etc;
  • Automatización: después de registrar los flujos de trabajo existentes, se realiza un estudio para comprender cómo digitalizarlos de manera eficiente y cumplir con los requisitos archivísticos y las normas reguladoras;
  • Implementación del portal de servicios: finalmente, el portal de servicios se desarrolla en una plataforma web que unifica toda la información que circula en los procesos, refuerza la seguridad de la información y presenta nuevos datos y métricas para el análisis.

• ¿Por qué contratar a Ikhon como empresa colaboradora en la producción de un portal de servicios?

  Con una sólida experiencia en el campo de la gestión documental, Ikhon cuenta con la experiencia para ayudar a las organizaciones en la construcción de su portal de servicios tanto en la parte de consultoría como en la parte técnica.

  En cuanto a la consultoría, nuestros clientes cuentan con el apoyo de un equipo archivístico experimentado, con experiencia en organismos públicos y empresas privadas de diferentes tamaños y sectores.

  Y desde el punto de vista técnico, hemos desarrollado el Sistema Próton para adaptarse a todas las demandas relacionadas con la gestión archivística de documentos. Combinando funciones de seguridad y gestión de flujos de trabajo, Próton agrega un mayor control de toda la información generada dentro de la organización.