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    Una gestión documental más eficiente, segura y analítica.

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Gestión Electrónica de Documentos

La producción y el almacenamiento de archivos son una realidad en la vida de cualquier organización, que debe adoptar técnicas para organizar toda la información, facilitar la búsqueda de datos y administrar el almacenamiento y la eliminación de materiales.

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es una evolución de este trabajo, adaptando todas las rutinas al entorno digital. Este trabajo comienza con la digitalización de los documentos generados y guardados por la empresa y se lleva a cabo mediante el uso de un sistema web que unifica el acceso al archivo.

Con un equipo de expertos especializados en gestión de archivos y un sistema web enfocado en la administración de documentos, Ikhon tiene las competencias necesarias para implementar la gestión electrónica de documentos de manera ágil, segura y de acuerdo con las normas técnicas requeridas para el manejo de la información y la seguridad de los datos de los usuarios.

Technology
BENEFICIOS

Principales beneficios generados por el uso de un software de Gestión Electrónica de Documentos

El uso de un software para centralizar el acceso a los documentos generados y almacenados mejora la gestión de datos. Aquí te explicamos por qué:

  • Plataforma en línea

    El uso de un sistema web permite acceder a todo el repositorio de documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a Internet.

  • Estandarización de procesos

    Una plataforma en línea creada para la gestión de documentos establece reglas y procesos que uniformizan cómo se realiza una tarea en la organización, garantizando que el flujo de trabajo se realice de manera única y conocida por todos.

  • Flujos de trabajo automatizados

    La transición del trabajo físico al digital implica un proceso de mapeo de procesos que analiza cómo se realiza cada actividad y crea automatizaciones para agilizar el trabajo sin dejar de cumplir con los requisitos de verificación y aprobación.

  • Lectura OCR y de códigos de barras

    La tecnología OCR digitaliza archivos y mantiene el contenido de texto disponible para su lectura por el sistema. La funcionalidad de lectura de códigos de barras es útil para la extracción y reconocimiento de pagos.

  • Seguridad de la información

    El control de acceso a los datos de los usuarios es mucho más efectivo en la gestión electrónica de documentos. Es posible, por ejemplo, limitar el acceso a cierta información y rastrear qué usuarios han visualizado determinado documento.

  • Protección contra accidentes y desastres

    El almacenamiento de archivos físicos está sujeto a accidentes o desastres naturales que pueden provocar la pérdida de todo el historial de información. Este problema se vuelve mucho menos probable con la digitalización de estos archivos y su almacenamiento en la nube.

  • Mayor transparencia y cumplimiento

    Una plataforma de GED digitaliza los procesos documentales siguiendo estándares de calidad archivística y de seguridad de la información. Esto facilita la verificación de información en casos de auditorías.

  • Trabajo estratégico y eficiente

    El uso de un sistema en línea proporciona a los administradores una nueva gama de datos que pueden utilizarse como base para la adopción de prácticas que mejoran la ejecución de las tareas y facilitan el trabajo de los equipos.

  • Integración con otras tecnologías

    Es posible integrar una plataforma de GED con otros sistemas, como un servicio de firma digital o la integración con otras bases de datos. Con esta posibilidad, el trabajo se realiza de manera más fácil y rápida.

VENTAJAS

¿Cuáles son las ventajas de Ikhon en la Gestión Electrónica de Documentos?

  • Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Próton es nuestro sistema especializado en gestión archivística de documentos. Fue desarrollado para cumplir con la legislación vigente y se adapta a las necesidades de cada institución, facilitando el control de todo el flujo documental.

  • Referencia técnica

    Referencia técnica

    Llevamos más de 20 años trabajando en el sector de gestión documental, con un equipo de archivos especializado en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y empresas privadas de diferentes sectores.

  • Consultoría personalizada

    Consultoría personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su entidad legal como las negociaciones que existen en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se ajuste a la realidad del lugar y se utilice de hecho.

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normativas del Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Mapeo de Procesos

    Mapeo de Procesos

    Utilizamos la metodología BPMN para analizar todas las etapas que involucran una tarea y digitalizarla de manera eficiente.

  • Portal de Servicios

    Portal de Servicios

    Creación de un portal web para unificar la búsqueda de información y la consulta de documentos. Esto con acceso a paneles de análisis que presentan datos sobre el uso del entorno.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de Gestión Electrónica de Documentos

  • ¿Qué es la Gestión Electrónica de Documentos?

    La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es el proceso de digitalizar la gestión documental y automatizar las tareas relacionadas con el uso de archivos para aumentar la eficiencia operativa, reforzar la seguridad y reducir costos, entre otras ventajas.

  • ¿Cuáles son las ventajas de la Gestión Electrónica de Documentos?

    La digitalización de la gestión de archivos proporciona muchos beneficios a la organización. Algunos ejemplos incluyen:

    • Acceso a documentos de forma rápida.
    • Control sobre el almacenamiento, el flujo de procesos y el intercambio de documentos.
    • Ahorro y optimización de tareas.
    • Transparencia y cumplimiento legal en los procesos.

  • ¿Cómo se realiza la Gestión Electrónica de Documentos?

    La implementación de un sistema de GED implica una consultoría de procesos y la adaptación de esas rutinas a una plataforma web, que coordina todo el manejo de documentos una vez que el trabajo está terminado.

    Durante la etapa inicial, todos los procesos se mapearán para comprender cómo se realizan y se automatizarán los procesos repetitivos, adaptándolos al entorno digital de manera eficiente y segura en aspectos como plazos, flujo de aprobaciones, verificación de documentos, etc.

    Con los procesos incluidos, la continuidad del trabajo de gestión documental se realiza a través de la plataforma GED, que debe tener al menos las siguientes funciones:

    • Digitalización de documentos: conversión en archivos OCR, que permiten la lectura del contenido capturado en imágenes, y capacidad de lectura de códigos de barras para validaciones financieras.
    • Gestión documental: funciones de búsqueda, edición, creación y eliminación de documentos.
    • Creación de procesos: implementación y ajustes de flujos de trabajo nuevos y antiguos.
    • Seguridad y supervisión: historial de accesos y permisos para la visualización de información.
    • Integraciones: permiten el acceso a bases de datos u otros servicios, como la firma digital, para garantizar que la plataforma cumple con todas las rutinas de documentación.

  • ¿Por qué contratar a Ikhon para llevar a cabo el servicio de gestión electrónica de documentos?

    La implementación de un sistema GED implica comprender cómo la empresa gestiona los documentos y adaptar el trabajo físico al entorno digital, ajustándose a las leyes y a las particularidades de cada organización.

    Además de contar con un equipo de archivos y un software altamente personalizable, trabajamos para integrar los procesos de gestión documental en la rutina de la empresa, lo que facilita que los empleados no solo se adapten al uso de la herramienta, sino que también comprendan la importancia de la gestión documental. Esto conduce a resultados más duraderos.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre el servicio de Gestión Electrónica de Documentos y ayudarlo a comprender cómo este contrato puede traer beneficios tangibles a su organización.

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