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  • Diagnóstico Archivístico de la Información

    Recopile todo el historial del conocimiento, identifique todas las obligaciones regulatorias y acelere el trabajo de producción archivística.

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Diagnóstico Archivístico de la Información

Es a partir del diagnóstico que el equipo de archivistas comprende a fondo la personalidad jurídica del cliente. Basándose en la información analizada, el equipo entiende qué materiales son necesarios para llevar a cabo con excelencia el trabajo de clasificación de la información.

El servicio de diagnóstico realizado por el equipo de archivistas de IKHON se destaca por entregar productos que cumplan con la legislación y se adapten a las particularidades del cliente, ya sea una empresa pública o privada.

De esta manera, el trabajo entregado por el equipo podrá ser aplicado a largo plazo por la organización, ya que todos los entregables se desarrollarán para respetar las mejores prácticas de la consultoría archivística y adaptarse a las necesidades del negocio.

Cuente con Ikhon para realizar un análisis completo del conocimiento generado y almacenado en la organización.

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BENEFICIOS

Empeze con éxito su consultoría archivística

Conozca las ventajas que el diagnóstico archivístico de la información brinda a las organizaciones.

  • Definición correcta del trabajo

    El servicio de diagnóstico analiza todo el historial de información presente en la empresa e identifica las regulaciones que deben cumplirse para garantizar una entrega completa y en cumplimiento de las leyes.

  • Organización del historial

    El diagnóstico inicia el trabajo de categorización de los documentos producidos y recibidos por la empresa, clasificándolos según su finalidad y facilitando la recuperación de la información.

  • Solución personalizada

    El diagnóstico archivístico tiene en cuenta las particularidades de la empresa o el departamento, creando instrumentos adecuados a la realidad del cliente. De esta manera, el trabajo será aprovechado durante mucho tiempo.

  • Optimización del tiempo

    Con todo el alcance del proyecto mapeado durante la etapa de diagnóstico, la producción de los instrumentos archivísticos y manuales técnicos (cuando sea necesario) se realiza con mayor fluidez, lo que genera una entrega más rápida.

  • Mejor comprensión del proceso

    Con la realización del diagnóstico, todos los involucrados comprenden de manera clara cuestiones como la cantidad de materiales que se crearán, la razón de ser de cada uno de ellos y el cronograma de plazos para la entrega.

  • Cumplimiento legal

    El equipo archivístico ajusta la realidad documental de la institución de acuerdo con su personalidad jurídica, organizando y clasificando la producción documental según las normas decretadas por el órgano regulador.

  • Estándares globales de calidad

    Además de cumplir con los estándares establecidos por el Consejo Nacional de Archivos (Conarq), nuestro trabajo de diagnóstico también tiene en cuenta normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Resultado auditables

    Al seguir un estándar de clasificación de la información utilizado en Brasil y en el mundo, la institución tiene más claridad sobre cómo se llevó a cabo el proceso y cómo se categorizaron las informaciones, lo que facilita futuras auditorías.

  • Uso a largo plazo

    Cuando el diagnóstico se realiza de acuerdo con las buenas prácticas nacionales e internacionales y se tienen en cuenta las particularidades del lugar, los instrumentos producidos brindan más valor y se utilizan durante más tiempo.

VENTAJAS

¿Por qué realizar el diagnóstico archivístico de la información con Ikhon?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas de Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos los estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestra equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, entendiendo tanto su personalidad jurídica como las operaciones que ocurren en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se ajuste a la realidad del lugar y se utilice de manera efectiva.

  • Referente técnico

    Referente técnico

    Hemos estado en el sector de gestión documental durante más de 20 años, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y privados de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas en una plataforma digital.

  • Optimización del archivo

    Optimización del archivo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización y indexación archivística. Como resultado, la búsqueda de información se realiza de manera más rápida.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza ejecuciones continuas, realizando entregas desde el inicio del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el archivo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios de manera digital que antes eran exclusivamente presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de diagnóstico archivístico y de la información

  • ¿Qué es el servicio de diagnóstico archivístico y de la información?

    El diagnóstico archivístico y de la información es el proceso de análisis que precede a la producción de instrumentos archivísticos.

  • ¿Cuáles son las principales etapas del diagnóstico archivístico y de la información?

    Como primer paso, el equipo realiza un relevamiento de todo el historial de información de la empresa, comprendiendo cómo cada departamento organiza la información. Después de este análisis, el equipo crea instrumentos personalizados para la realidad de la organización, ya sea pública o privada.

    Paralelamente, también se verifica la personalidad jurídica de la organización para clasificar qué regulaciones deben ser observadas para que el trabajo esté en conformidad con la agencia reguladora.

  • ¿Cuáles son los problemas que el diagnóstico archivístico y de la información resuelve?

    El diagnóstico acelera la producción de instrumentos archivísticos, ya que mapea previamente todos los instrumentos y manuales necesarios para que el trabajo de gestión documental ocurra de manera fluida y eficiente.

    El diagnóstico también organiza toda la producción archivística de acuerdo con las necesidades de cada institución, creando una solución personalizada a las necesidades del lugar, sin perder la conformidad necesaria para que los documentos cumplan con las buenas prácticas archivísticas y las regulaciones que la empresa necesite cumplir.

  • ¿Cuándo es recomendable contratar el diagnóstico archivístico y de la información?

    Idealmente, el trabajo de diagnóstico debe preceder a cualquier iniciativa relacionada con la construcción de documentos archivísticos, como el plan de clasificación y la tabla de temporalidad.

    Esto se debe a que, con el análisis previo realizado por el diagnóstico, la producción de los instrumentos archivísticos ocurre de manera más ágil, completa y con menor necesidad de ajustes.

  • ¿Después de la producción del diagnóstico, cuáles son los próximos pasos?

    La información del diagnóstico archivístico y de la información se utiliza como base para la producción de los instrumentos archivísticos (plan de clasificación y tabla de temporalidad).

    Además de los instrumentos que son esenciales para el trabajo, el diagnóstico también puede indicar la necesidad de producir otros materiales de apoyo.

    Un ejemplo de material complementario sería la indicación de un manual o manuales técnicos de documentación, utilizados para registrar procesos complementarios pero importantes para que la gestión documental se realice correctamente.

  • ¿Puedo contratar a diferentes empresas para realizar el diagnóstico archivístico y la producción de instrumentos archivísticos?

    En teoría, sí. Pero es importante que el modelo de trabajo de ambas empresas sea similar, para que los materiales producidos por el diagnóstico se aprovechen al 100% en la construcción de los instrumentos archivísticos.

  • ¿Por qué contratar a IKHON para realizar el servicio de diagnóstico archivístico y de la información?

    Con más de 20 años de experiencia en la gestión documental, IKHON cuenta con un equipo de archivistas especializados en la organización y clasificación del historial documental de organizaciones públicas y privadas. Siempre teniendo en cuenta la personalidad jurídica de cada cliente para crear instrumentos personalizados para su realidad.

    Trabajamos siguiendo los estándares del Consejo Nacional de Archivos (Conarq) y también basamos nuestro trabajo en normas internacionales de clasificación de documentos, como la ISO 15489 y la ISO 30300.

    Por estas y otras diferencias, entregamos un servicio de diagnóstico archivístico y de la información ajustado a las necesidades de cada área, que respeta las normas nacionales e internacionales de gestión documental y con base técnica que permite la auditoría posterior del trabajo.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre los servicios de Archivo y Diagnóstico de la Información y ayudarlo a comprender cómo este contrato puede brindar beneficios tangibles a su desafío comercial.

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