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Desarrollo de Procesos de Gestión Documental

El servicio de desarrollo de procesos de gestión documental detalla los pasos clave que deben ejecutarse para llevar a cabo la clasificación de la información.

En este trabajo, se explica cómo cada parte responsable de la gestión documental debe funcionar, los protocolos necesarios y cómo llevar a cabo el análisis de la recopilación, atención e investigación de documentos.

Ikhon cuenta con un equipo especializado en el desarrollo de procesos de gestión documental. Proporcionamos una guía completa que ayuda a nuestros clientes, ya sean públicos o privados, a abordar la rutina diaria del trabajo de clasificación de la información.

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BENEFICIOS

Ventajas proporcionadas por el desarrollo de procesos de gestión documental

Los procesos detallados de gestión documental garantizan una mayor eficiencia en el trabajo realizado en el sector, además de los siguientes beneficios:

  • Entrega integral

    Producimos un conjunto de materiales que ayudan en todas las etapas del proceso de gestión documental. De esta manera, es posible llevar a cabo de manera completa todas las rutinas existentes para la creación de instrumentos.

  • Proceso de extremo a extremo

    Creamos materiales que abarcan todas las etapas de la producción de instrumentos archivísticos. Producimos guías que cubren desde el análisis de la recopilación hasta la atención de la investigación de documentos, abarcando todas las rutinas necesarias.

  • Producción personalizada

    Antes de comenzar el desarrollo de los procesos, realizamos un análisis de la estructura y particularidades de la organización. Basándonos en este estudio previo, adaptamos las rutinas documentales de acuerdo con la realidad del cliente.

  • Comprensión de la metodología

    Explicamos ampliamente todas las metodologías que utilizamos para desarrollar los procesos de gestión documental utilizados en la organización. De esta manera, los clientes tienen acceso al marco que utilizamos para la construcción del material.

  • Contenidos detallados

    Elaboramos instrucciones objetivas de las etapas relacionadas con la producción de instrumentos archivísticos. Al final, los materiales guían el trabajo de los responsables, incluso si no tienen experiencia en gestión documental.

  • Estándares globales de calidad

    Además de cumplir con las principales normas documentales del Consejo Nacional de Archivos (ConArq), también seguimos las normativas de las principales normas ISO relacionadas con la gestión documental.

  • Cumplimiento legal

    Todo el desarrollo de procesos que realizamos tiene en cuenta tanto las leyes relacionadas con la gestión documental como las normas específicas locales que regulan los procesos de la institución/cliente, cuando corresponda.

  • Resultados auditables

    Al seguir una metodología transparente, adaptando nuestro trabajo de acuerdo con la legislación vigente y basándonos en normas de calidad en la gestión documental, nuestras entregas están en conformidad con los procesos de auditoría.

  • Uso a largo plazo

    Con entregas personalizadas y en cumplimiento de las leyes y normas legales, el trabajo entregado se adapta completamente a la realidad de la empresa y del sector en el que opera. Por lo tanto, puede utilizarse durante años sin grandes cambios estructurales.

VENTAJAS

¿Cómo se destaca Ikhon en el desarrollo de procesos de gestión documental?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas de Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos los estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 y ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las transacciones que tienen lugar en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se ajuste a la realidad de la institución y se utilice de manera efectiva.

  • Referente técnico

    Referente técnico

    Hemos estado en el sector de gestión documental durante más de 20 años, con un equipo de profesionales archivistas especializados en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y privados de diferentes sectores.

  • Optimización del archivo

    Optimización del archivo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización y indexación archivística. Como resultado, la búsqueda de información se realiza de manera más rápida.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza las ejecuciones continuas, realizando entregas al comienzo del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el archivo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios de manera digital que antes eran exclusivamente presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de desarrollo de procesos de gestión documental

  • ¿Qué es el desarrollo de procesos de gestión documental?

    El desarrollo de procesos de gestión documental se creó para ayudar a las empresas que no tienen experiencia en la organización de archivos.

    Creamos una serie de materiales de apoyo sobre las principales rutinas y buenas prácticas de la gestión documental, que sirven como guía para que los profesionales estructuren adecuadamente el historial informativo de la empresa.

  • ¿Cómo se realiza este servicio?

    Después de comprender las necesidades y particularidades de la organización (ya sea pública o privada), desarrollamos materiales que explican en detalle todos los pasos para la producción y el mantenimiento de los instrumentos de gestión documental.

    De esta manera, los empleados tienen una guía que pueden utilizar tanto para aprender los fundamentos de la gestión documental como para aclarar dudas.

  • ¿Qué tipos de materiales pueden entregarse en este servicio?

    Algunos ejemplos de guías que pueden ser producidas por nuestro equipo archivístico son:

    • Guía sobre el funcionamiento del departamento de archivos.
    • Guía sobre el funcionamiento del comité de archivos.
    • Guía sobre el análisis de la recopilación y la atención de la investigación de documentos.

    Es importante destacar que el alcance del trabajo se define de manera personalizada, ya que el objetivo del servicio de desarrollo de procesos es abordar las necesidades específicas del cliente, ya sea público o privado.

  • ¿Cuáles son las ventajas que proporciona este servicio?

    La contratación de este servicio marca una gran diferencia para los departamentos que necesitan ajustar la gestión de archivos del lugar, pero no tienen experiencia en la realización del proceso.

    Con él, los departamentos cuentan con un manual de procesos que ha sido creado teniendo en cuenta la personalidad jurídica del cliente y observando todas las normas y regulaciones del sector en el que opera la institución.

    De esta manera, el departamento tiene la certeza de que está siguiendo correctamente todos los protocolos de gestión documental y puede recurrir al material de apoyo siempre que surjan dudas.

  • ¿Es posible contratar este servicio con Ikhon incluso si la producción de instrumentos archivísticos fue realizada por otra empresa?

    Sí, es posible. Nuestro equipo se adapta a la situación archivística de la empresa y desarrolla los procesos de gestión documental de acuerdo con el escenario de cada cliente.

  • ¿Por qué contratar a Ikhon para llevar a cabo este servicio?

    Con más de 20 años de experiencia en la gestión documental, Ikhon es especialista en la producción de instrumentos archivísticos.

    Nuestro equipo técnico tiene una amplia experiencia en la creación de procesos y documentos para empresas de diferentes sectores y tamaños.

    Al contratar el servicio de desarrollo de procesos de gestión documental, su departamento tendrá acceso a un contenido completo y adaptable a la personalidad jurídica de la institución, lo que permitirá a los empleados llevar a cabo las rutinas de gestión documental con claridad en el proceso y eficiencia en los resultados.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre los servicios de desarrollo de procesos de gestión documental y ayudarte a comprender cómo este contrato puede brindar beneficios tangibles a su desafío comercial.

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