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  • BPO de Gestión Documental

    Contrate un equipo especializado para organizar, clasificar y digitalizar los documentos heredados de su organización

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BPO de Documentos

La Tercerización de Procesos de Negocio, más conocida por el término en inglés Business Process Outsourcing (BPO), es el nombre que se le da a las actividades de una empresa que, al no estar relacionadas con el negocio principal de la compañía, son realizadas por una empresa asociada.

Cuando hablamos de gestión documental, las marcas enfrentan el desafío de organizar y clasificar todo el historial de información que poseen, adaptándolo a las leyes de privacidad de datos y normativas regulatorias. Esto sin mencionar la necesidad de aplicar una metodología de organización que facilite la búsqueda de información y la digitalización del archivo.

Nuestro equipo está preparado para gestionar todo el proceso de organización, limpieza, clasificación, digitalización y automatización del archivo de su marca. Ofrecemos un trabajo de excelencia y liberamos a sus empleados para realizar tareas más estratégicas para su negocio.

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BENEFICIOS

Beneficios de contratar un servicio de Business Process Outsourcing (BPO)

Comprenda cómo la tercerización de la gestión documental de su organización a un equipo especializado aporta ventajas a su operación

  • Reducción de costos y flexibilidad

    Además de eliminar los costos que requeriría la implementación de un departamento interno de gestión documental, la tercerización permite que la empresa ajuste la demanda del trabajo requerido en caso de nuevas necesidades.

  • Manejo con método

    Asegúrese de que el archivo esté organizado y clasificado de acuerdo con las prácticas reguladas tanto por el Consejo Nacional de Archivos (ConArq) como por las normas internacionales relacionadas con la gestión de documentos.

  • Aumento de la seguridad

    Las empresas del sector cuentan con medidas sólidas de seguridad para proteger datos e información sensible. De esta manera, puede estar seguro de que el resultado cumple con las normas de seguridad de la gestión documental.

  • Clasificación, descarte y guarda

    La empresa de gestión documental contratada para el servicio analizará todo el archivo documental de su marca para determinar qué documentos se pueden desechar, además de definir el plazo de guarda y archivo de los materiales permanentes.

  • Mapeo de procesos

    Además de realizar la gestión documental y la creación de instrumentos archivísticos, una empresa consolidada en el sector también llevará a cabo el mapeo de procesos para estructurar cómo las rutinas archivísticas pueden ser digitalizadas.

  • Digitalización e informatización del archivo

    Una parte del trabajo de gestión documental se centra en la digitalización. El uso de las herramientas adecuadas permite buscar información generada hace años (o décadas) de manera rápida.

  • Control de riesgos

    Las empresas especializadas en gestión documental tienen una amplia experiencia para evaluar posibles riesgos para su archivo, creando planes de recuperación para garantizar que sus documentos estén siempre protegidos y accesibles.

  • Cumplimiento y auditoría

    Una empresa respetada en gestión documental organizará su archivo utilizando metodologías adecuadas para el cumplimiento de procesos e información. De esta manera, los documentos estarán en conformidad en cualquier auditoría.

  • Tecnología de vanguardia

    Las empresas especializadas en gestión documental cuentan con plataformas web desarrolladas para optimizar las rutinas de gestión documental. Desde la búsqueda de documentos antiguos hasta la carga de nuevos archivos.

VENTAJAS

¿Cómo se destaca Ikhon en el servicio de tercerización de procesos de negocio para documentos?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas de Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las negociaciones que tienen lugar en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se adapten a la realidad del lugar y se utilicen de manera efectiva.

  • Referencia técnica

    Referencia técnica

    Llevamos más de 20 años en el sector de gestión documental, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos archivísticos para entidades públicas y privadas de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas para una plataforma digital.

  • Optimización del archivo

    Optimización del archivo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización e indexación archivística. Como resultado, la búsqueda de información es más rápida.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza las ejecuciones continuas, realizando entregas al comienzo del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el archivo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios digitalmente que antes eran solo presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de tercerización de procesos de negocio para documentos

  • ¿Qué es el Business Process Outsourcing y cómo se aplica en la gestión documental?

    Business Process Outsourcing (BPO), también conocido como Tercerización de Procesos de Negocio, es la práctica de contratar a una empresa para realizar una tarea de su negocio que no esté relacionada con la actividad principal de su marca.

    Cuando se aplica en la gestión documental, el uso de un BPO no es más que la contratación de una empresa asociada para realizar tareas como: organización y clasificación de la información, producción de instrumentos archivísticos, desarrollo de procesos de documentación, entre otros.

  • ¿Cuándo vale la pena contratar a una empresa para realizar el BPO de documentos?

    Existen algunas condiciones comerciales que hacen que la contratación de un BPO sea más ventajosa que la creación de un departamento interno de gestión de documentos. Algunos ejemplos son:

    • Cuando la organización identifica la necesidad de implementar rápidamente procesos documentales y digitalización de documentos, pero no tiene experiencia interna para esta actividad
    • Cuando es necesario garantizar que este proceso cumpla con las normas de organización documental y también con el cumplimiento de agencias reguladoras.
    • Cuando es necesario garantizar que la mayoría de las situaciones de riesgo para el archivo estén contempladas, con medidas de mitigación para posibles momentos delicados.
    • Cuando no hay certeza sobre el tamaño del equipo necesario para esta tarea; o cuando se sabe que el número de personas puede variar según la etapa de la gestión documental.
    • Cuando la tercerización beneficia la productividad de departamentos y profesionales. Entre otras razones.
  • ¿Cómo actúa una empresa de BPO en la organización documental?

    Una empresa que realiza el BPO documental debe tener una amplia experiencia en la organización y gestión de un archivo. De esta manera, aplicará procesos estandarizados para llevar a cabo este trabajo en su organización.

    La cantidad de materiales y procesos creados varía según las características de su negocio. En general, el trabajo de consultoría archivística se centra en las siguientes etapas.

    • Diagnóstico archivístico e información: nuestro equipo identifica las obligaciones documentales de la personalidad jurídica del cliente y, en función de este diagnóstico, define la metodología que se aplicará para la elaboración de instrumentos archivísticos.
    • Producción de instrumentos archivísticos: creación del plan de clasificación y tabla de temporalidad, los documentos que servirán como guías para organizar toda la producción archivística de la empresa.
  • ¿Por qué contratar a Ikhon como socia de tercerización de procesos de negocio para las demandas de gestión documental?

    Con más de 20 años de experiencia en gestión documental, hemos llevado a cabo la consultoría archivística de clientes públicos y privados de diferentes sectores y tamaños.

    Al contratar nuestros servicios, su empresa tendrá una consultoría 100% especializada, garantizando que la gestión de su archivo se organice de acuerdo con los estándares nacionales e internacionales de calidad y cumplimiento.

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre la subcontratación de servicios de Gestión Documental – Document BPO, y ayudarle a comprender cómo puede aportar beneficios tangibles a su organización.

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