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  • Desarrollo de Unidades de Información

    Estructure un área especializada de documentación para agregar más estrategia y agilidad al manejo de la información

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Desarrollo de Unidades de Información

No es raro que la organización de documentos se realice de manera desestructurada y sin metodología, tanto en organismos públicos como en empresas privadas. Esto genera problemas que van desde los más generales, como la acumulación de materiales que podrían desecharse, hasta problemas más estratégicos, como la pérdida de archivos importantes, por ejemplo.

El trabajo de desarrollo de unidades de información resuelve este problema, ya que comprende la creación de un área técnica responsable de estructurar la gestión del conocimiento producido y almacenado en el entorno de trabajo.

Además de estructurar las áreas de documentación, este servicio crea procesos, recursos, tecnologías y materiales adecuados para que la gestión documental se realice de manera ágil y económica para la organización.

Ikhon cuenta con un equipo con experiencia en diversas actividades relacionadas con la clasificación de la información y la experiencia técnica necesaria para la creación de un área documental adaptada a las regulaciones y personalizada según las características del segmento o el tamaño de su negocio.

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BENEFICIOS

Beneficios de contratar un servicio de Desarrollo de Unidades de Información

Comprenda cómo la creación de un área estructurada de gestión documental proporciona más agilidad a la organización.

  • Comprensión completa del archivo

    El primer paso de este servicio implica un relevamiento de todos los documentos producidos o alojados en la organización, lo que proporciona una visión completa y detallada del historial informativo que se trabajará.

  • Creación y estructuración de procesos

    Producimos tutoriales y materiales de apoyo que se adaptan a toda la producción documental realizada en el lugar, cubriendo desde las tareas diarias hasta los materiales producidos en momentos específicos, todo de acuerdo con las normas del Consejo Nacional de Archivos (ConArq).

  • Trabajo en equipo

    La creación de una unidad de información involucra a personas de diferentes departamentos que deben seguir el mismo proceso, lo que aumenta la interacción y sinergia entre áreas distintas de la organización.

  • Enfoque metodológico

    El desarrollo de procesos de información se basa en normas y procesos técnicos, y el contacto con esta forma más estructurada de trabajo puede repercutir en la ejecución de otros flujos de trabajo.

  • Cultura de gestión del conocimiento

    Además de la implementación de una unidad técnica, el trabajo de desarrollo de una unidad educa a los profesionales de la organización sobre la importancia de la gestión documental y del conocimiento.

  • Seguridad de la Información

    La comprensión de todo el archivo de la institución permite la implementación de procesos relacionados con la privacidad y la seguridad de datos, asegurando que la marca cumpla con la Ley General de Protección de Datos.

  • Cumplimiento y Auditoría

    Los procesos establecidos en el desarrollo de unidades de información se producen con metodología y de manera estructurada, lo que facilita la realización de futuras auditorías de conformidad.

  • Más espacio y ahorro

    El desarrollo de unidades de información analiza todo el archivo del lugar y crea procesos para el descarte de documentos que ya no son necesarios, eliminando la acumulación innecesaria de papel y reduciendo el espacio necesario para el almacenamiento de documentos.

  • Reducción de costos y flexibilidad

    Con procesos estructurados y adaptados a la personalidad jurídica de la organización, la gestión documental se realiza de manera más fluida, reduciendo errores y retrabajos.

VENTAJAS

¿Por qué contratar a Ikhon para llevar a cabo el desarrollo de unidades de información?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de cumplir con las normas de Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 y ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las negociaciones que tienen lugar en el lugar, adaptando la producción de instrumentos para que se ajusten a la realidad del lugar y se utilicen efectivamente.

  • Amplia experiencia en el área

    Amplia experiencia en el área

    Llevamos más de 20 años en el sector de gestión documental, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos archivísticos para entidades públicas y privadas de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas en una plataforma digital.

  • Optimización del archivo

    Optimización del archivo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización y indexación archivística, lo que permite una búsqueda más rápida de la información.

  • Implementación acelerada

    Implementación acelerada

    Nuestro modelo de trabajo prioriza las ejecuciones continuas, realizando entregas al comienzo del trabajo.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos todo el proceso de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el archivo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios digitalmente que antes eran solo presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de desarrollo de unidades de información

  • ¿Qué es el desarrollo de unidades de información?

    El servicio de desarrollo de unidades de información implica la creación de un área técnica centrada en llevar a cabo los procesos relacionados con la gestión documental.

    Al final de este trabajo, la organización, ya sea pública o privada, tendrá una estructura completa de clasificación de la información, con los procesos, recursos, tecnologías y equipos necesarios para llevar a cabo el trabajo de manera eficiente y de acuerdo con las normas establecidas por el Consejo Nacional de Archivos (ConArq) y otras agencias reguladoras.

  • ¿Cuáles son las principales necesidades que atiende este servicio?

    Normalmente, la organización de documentos se realiza sin una metodología para clasificar contenidos, categorizar información o entender qué materiales deben guardarse y cuáles pueden desecharse.

    El desarrollo de unidades de información contribuye a una gestión fluida y eficiente de los documentos producidos y almacenados por la organización, profesionalizando y potenciando la gestión de la información.

    La realización de este trabajo también garantiza que los procesos de almacenamiento, consulta y manipulación de documentos cumplan con las leyes de privacidad de datos, los requisitos del Consejo Nacional de Archivos (ConArq) y cualquier otra normativa o estándar que la organización deba cumplir.

  • ¿Cuál es el proceso de trabajo para crear una unidad de información?

    La creación de una unidad de información implica una metodología dividida en cuatro etapas:

    • Diagnóstico: en esta etapa inicial, se entiende la personalidad jurídica del cliente, las actividades necesarias para la ejecución ideal de las rutinas de gestión documental y las obligaciones que debe cumplir para cumplir con las normas archivísticas y las agencias reguladoras. Posteriormente, se lleva a cabo una evaluación del volumen de historiales para comprender cuánta información produce la institución y, en función de ello, se miden los procesos más adecuados.
    • Planificación: a partir del análisis del diagnóstico, se crea una planificación de procesos de información, teniendo en cuenta tanto las actividades de rutina (como la protocolización, la gestión de canales digitales, la recepción de información, etc.) como las acciones más específicas (la constitución de comisiones y la implementación de nuevos sistemas).
    • Ejecución: se implementa el plan de acción elaborado en la planificación, con la producción y detalle de las rutinas de trabajo, la distribución de tareas y, cuando es necesario, la implementación de nuevos servicios o productos. Además, se proporcionan capacitaciones a los equipos involucrados para que todos comprendan la importancia de realizar este trabajo y los principales procesos. En esta etapa, es común que se ajusten o realineen algunos puntos para adaptarse a la realidad de la organización.
    • Evaluación: después de crear la unidad de información, se evalúan posibles puntos de mejora que se pueden aplicar antes de finalizar el proceso.
  • ¿Por qué contratar a Ikhon para llevar a cabo el desarrollo de unidades de información?

    Una empresa que necesita crear una unidad de información requiere el apoyo consultivo de una organización con experiencia en gestión documental, que haya realizado este trabajo previamente y tenga la experiencia necesaria para ajustar las demandas de este proceso a la personalidad jurídica y las características internas de la marca.

    Ikhon tiene todos los requisitos para llevar a cabo este trabajo: tenemos más de 20 años de experiencia en la producción de materiales e instrumentos archivísticos, con trabajos realizados para organizaciones públicas y privadas de diferentes tamaños y sectores. Confíe en nosotros para obtener un trabajo completo, eficiente y auditado.

     

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre el servicio de Desarrollo de Unidades de Información y ayudarlo a comprender cómo la contratación puede respaldar su desafío comercial.

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