Los principales documentos creados a partir de este trabajo son el plan de clasificación y la tabla de temporalidad.
El plan de clasificación tiene en cuenta todo el historial y las necesidades de la institución para, basándose en esta información, crear un estándar de categorización jerárquica de todo el acervo de la organización, reuniéndolos según su departamento y finalidad y estimulando un orden de organización.
La tabla de temporalidad respeta los estándares nacionales e internacionales de gestión documental para administrar la validez de cada documento, detallando qué tipos de materiales pueden ser eliminados (y a partir de qué ventana de tiempo) y cuáles necesitan ser guardados permanentemente.
Soluciones adicionales
Además del plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pueden generarse otros productos o servicios orientados a mejorar la gestión documental. Algunos ejemplos son:
- Diagnóstico archivístico y de la información: trabajo realizado antes de la producción del plan de clasificación y la tabla de temporalidad para identificar el panorama completo de la gestión documental de una empresa o institución.
- Desarrollo de procesos de gestión documental: dirigido a empresas que ya poseen el plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pero que no saben cómo utilizar los instrumentos. Este servicio capacita a los colaboradores para utilizar el trabajo de gestión documental ya realizado y darle continuidad.
- Manuales técnicos de gestión documental: guías producidas para resolver una necesidad específica de la empresa. Algunos ejemplos: manual para el tratamiento de acervos, manual para la higienización de documentos, manual para la redacción oficial de la clasificación de documentos, etc.
- Política de gestión documental: establece definiciones, orientaciones y estándares corporativos para todos los procesos relacionados con la información física y digital de naturaleza archivística. Es decir, todas aquellas producidas o recibidas en función del desempeño de funciones institucionales formales y que deben mantenerse como prueba en la institución.