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  • Producción y Revisión de Instrumentos Archivísticos

    Creación de instrumentos fundamentales para la implementación de procesos de gestión documental.

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Producción y Revisión de Instrumentos Archivísticos

Los instrumentos archivísticos, también conocidos como el plan de clasificación, la tabla de temporalidad y la política de gestión documental, son fundamentales para la ejecución del trabajo de gestión documental de una empresa o institución pública.

Después de la construcción de estos materiales, se establecen procedimientos que aseguran la preservación de la información generada y almacenada por la entidad y facilitan los procesos de custodia y eliminación de documentos.

En Ikhon contamos con un equipo de especialistas en consultoría archivística preparado para crear instrumentos de gestión que se ajusten a la personalidad jurídica de cada lugar, siempre en conformidad con los estándares nacionales e internacionales de calidad en la organización documental.

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BENEFICIOS

Ventajas proporcionadas por la producción de instrumentos archivísticos:

La producción del plan de clasificación y la tabla de temporalidad generan más organización y optimizan la gestión del conocimiento en las instituciones.

  • Comprensión del acervo

    El servicio de producción archivística de la información reúne, clasifica y distribuye todo el acervo documental de una institución, permitiendo que el negocio tenga una idea completa de la magnitud del trabajo a realizar.

  • Organización del histórico

    Este trabajo agrupa y categoriza todos los documentos producidos y recibidos por la empresa, clasificándolos según su finalidad y facilitando la recuperación de información para eventos futuros, como auditorías.

  • Facilidad para la búsqueda

    No saber dónde se encuentran los documentos relevantes para la organización dificulta el trabajo interno. La producción de instrumentos archivísticos crea metodologías eficientes de búsqueda y recuperación de información.

  • Plazos de uso, custodia y eliminación

    Como parte de los instrumentos archivísticos, la tabla de temporalidad indica qué documentos deben mantenerse o descartarse, optimizando el espacio físico y el trabajo del equipo de gestión documental.

  • Digitalización del acervo

    Los documentos creados durante y después de la implementación de la producción archivística se replican en formato en línea, lo que facilita la visualización del archivo y permite un fácil acceso para el productor o quienes lo necesiten.

  • Automatización de tareas

    La creación de documentos archivísticos es el primer paso para automatizar procesos realizados manualmente, ya que es un requisito previo de la legislación que los servicios cuenten con los instrumentos para digitalizarse.

  • Resultado auditable

    Siguiendo un estándar de clasificación de la información utilizado en Brasil y en el mundo, la institución tiene más claridad sobre cómo se llevó a cabo el proceso y cómo se categorizaron las informaciones, facilitando futuras auditorías.

  • Uso a largo plazo

    La producción de instrumentos archivísticos ofrece herramientas y metodologías que permiten la creación de un historial documental organizado del cliente, brindando beneficios que fomentan el uso de las técnicas a largo plazo.

  • Adaptación a la ley

    El equipo archivístico ajusta la realidad documental de la institución de acuerdo con su personalidad jurídica, organizando y clasificando la producción documental según las normas establecidas por el organismo regulador.

VENTAJAS

¿Cómo se destaca Ikhon en la producción de instrumentos archivísticos?

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de operar en conformidad con las normas del Conarq y las agencias reguladoras, también adoptamos los estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Producción archivística personalizada

    Producción archivística personalizada

    Nuestro equipo realiza un trabajo de inmersión en el cliente, comprendiendo tanto su personalidad jurídica como las negociaciones que existen en la organización.

  • Referencia técnica

    Referencia técnica

    Llevamos más de 20 años en el sector de gestión documental, con un equipo de archivistas especializados en la producción de instrumentos archivísticos para organismos públicos y privados de diferentes sectores.

  • Automatización de procesos

    Automatización de procesos

    Después de mapear el flujo de trabajo, automatizamos todas las rutinas físicas hacia una plataforma digital.

  • Optimización del acervo

    Optimización del acervo

    Tenemos experiencia en la organización, digitalización e indexación archivística. Como resultado, la búsqueda y el acceso a la información ocurren de manera más rápida.

  • Solución completa

    Solución completa

    Organizamos y mejoramos toda la jornada de gestión de la información, creando procesos para clasificar la información, transfiriendo el acervo físico de documentos a una plataforma web y automatizando tareas para ofrecer servicios digitalmente que antes eran solo presenciales.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre los servicios de producción de instrumentos archivísticos

  • ¿Qué es la producción de instrumentos archivísticos?

    La producción de instrumentos archivísticos son materiales producidos de forma personalizada que, cuando están listos, ayudan en la ejecución de una gestión documental más eficiente, auxiliando tanto en la preservación de la memoria de la institución (pública o privada) como en la eliminación segura de documentos.

     

  • ¿Cuáles son los materiales generados por la producción de instrumentos archivísticos?

    Los principales documentos creados a partir de este trabajo son el plan de clasificación y la tabla de temporalidad.

    El plan de clasificación tiene en cuenta todo el historial y las necesidades de la institución para, basándose en esta información, crear un estándar de categorización jerárquica de todo el acervo de la organización, reuniéndolos según su departamento y finalidad y estimulando un orden de organización.

    La tabla de temporalidad respeta los estándares nacionales e internacionales de gestión documental para administrar la validez de cada documento, detallando qué tipos de materiales pueden ser eliminados (y a partir de qué ventana de tiempo) y cuáles necesitan ser guardados permanentemente.

    Soluciones adicionales

    Además del plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pueden generarse otros productos o servicios orientados a mejorar la gestión documental. Algunos ejemplos son:

    • Diagnóstico archivístico y de la información: trabajo realizado antes de la producción del plan de clasificación y la tabla de temporalidad para identificar el panorama completo de la gestión documental de una empresa o institución.
    • Desarrollo de procesos de gestión documental: dirigido a empresas que ya poseen el plan de clasificación y la tabla de temporalidad, pero que no saben cómo utilizar los instrumentos. Este servicio capacita a los colaboradores para utilizar el trabajo de gestión documental ya realizado y darle continuidad.
    • Manuales técnicos de gestión documental: guías producidas para resolver una necesidad específica de la empresa. Algunos ejemplos: manual para el tratamiento de acervos, manual para la higienización de documentos, manual para la redacción oficial de la clasificación de documentos, etc.
    • Política de gestión documental: establece definiciones, orientaciones y estándares corporativos para todos los procesos relacionados con la información física y digital de naturaleza archivística. Es decir, todas aquellas producidas o recibidas en función del desempeño de funciones institucionales formales y que deben mantenerse como prueba en la institución.
  • ¿Cuáles son los problemas que resuelve la producción de instrumentos archivísticos?

    Los materiales generados por la producción de documentos archivísticos permiten a las empresas y organismos gubernamentales organizar sus acervos de acuerdo con diversas directrices y leyes: política archivística nacional, LAI (ley de acceso a la información) y Ley General de Protección de Datos (LGPD).

    Además de los puntos anteriores, la creación de procesos archivísticos es una práctica cada vez más común en el mercado. Implementarla en su organización aumenta la competitividad del negocio y simplifica el trabajo interno.

  • ¿Cuáles son los diferenciales del servicio de producción de instrumentos archivísticos ofrecido por Ikhon?

    Nuestro equipo está especializado en la producción de documentos archivísticos, que desarrolla los materiales que guiarán este proceso en función de la personalidad jurídica de cada empresa o institución y de las necesidades de ese negocio.

    Siempre utilizando como base las leyes y regulaciones nacionales e internacionales que rigen la gestión documental del sector de la empresa o institución, garantizando que nuestro trabajo tenga como resultado un modelo de verificación de conformidad. Lo cual es muy importante en procesos como auditorías.

    Finalmente, registramos y detallamos todo el proceso para la creación de instrumentos archivísticos, de modo que el cliente entienda todo el proceso técnico que respalda nuestra oferta y conozca integralmente la solución que vendemos.

  • ¿Cómo funciona la creación de documentos archivísticos en las empresas?

    El trabajo base de la producción de documentos archivísticos implica el plan de clasificación de la información y la tabla de temporalidad de documentos.

    También se recomienda contratar el servicio de diagnóstico archivístico de la información, que sería la etapa inicial para la creación del instrumento de clasificación y la tabla de temporalidad.

    Dependiendo de la personalidad jurídica de la compañía, otros productos pueden ser agregados al plan estructurante.

  • ¿Cómo la producción de instrumentos puede integrarse con otros softwares?

    Nuestro equipo realiza el mapeo de los procesos que involucran la gestión documental, entendiendo toda la información necesaria para realizar una tarea y creando toda la estructura digital necesaria para la consulta en línea del material.

    Después de esta fase, el trabajo puede ser transportado a un software de terceros o implementado en nuestra solución propietaria, que proporciona más flexibilidad y permite la automatización de tareas.

  • ¿Cuánto tiempo lleva finalizar todo el proceso de gestión documental?

    La publicación de los instrumentos archivísticos de la información por parte del equipo de especialistas de Ikhon ocurre de forma escalonada.

    Nuestro equipo busca finalizar el plan de clasificación de la información de acuerdo con la necesidad del cliente, en paralelo con el mapeo y modelado de los servicios cuando estos ítems son contratados.

     

¿Preguntas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder a todas sus preguntas sobre el servicio de Producción de Instrumentos Archivísticos y ayudarlo a entender cómo puede traer beneficios tangibles a su organización.

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