O mapeamento de processos visa definir exatamente o que acontece em um processo, ajudando a entender o funcionamento da empresa em questão. Através dele, com uma representação visual do fluxo de trabalho, se torna mais fácil entender e identificar quais alterações são necessárias fazer.

Neste artigo, vamos explicar o que é o mapeamento de processos, quais benefícios ele oferece às empresas, como aplicar essa ferramenta na prática e como ela se conecta à gestão documental. Para compreender melhor como aplicar na sua empresa, continue a leitura!

O que é o mapeamento de processos?

Ele é uma ferramenta utilizada para visualizar o fluxo do trabalho dentro da empresa e os responsáveis em cada uma das etapas. Trata-se de uma ferramenta de planejamento e gestão que simplifica a cadeia de atividades do dia a dia da instituição.

Essa ferramenta pode ser aplicada em qualquer organização e ajuda a identificar possíveis gargalos e melhorias. Isso inclui organização do tempo, gerenciamento de tarefas, comunicação e diversos processos que ajudam a alcançar resultados mais positivos e satisfatórios.

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos traz diversas vantagens, pois é responsável por detalhar a relação entre cada etapa da atividade realizada. Confira algumas delas:

Melhora o atendimento ao cliente

Com os processos otimizados e mapeados devidamente, o resultado afeta o atendimento ao cliente, que se torna mais rápido e eficiente.

Elimina redundâncias nos processos

Mapeando cada etapa, é possível identificar falhas ou redundâncias nas atividades, melhorando os processos e otimizando o trabalho.

Melhora a comunicação

Com cada processo mapeado, os setores se comunicam melhor entre si, já que sabem exatamente como é a atuação de cada um deles.

Identifica pontos de melhoria

Ao ter todos os processos mapeados, será mais fácil visualizar cada um deles e identificar possíveis melhorias.

Como fazer um mapeamento de processos?

Existem alguns passos para fazer um mapeamento de processos eficiente. Confira:

Utilize um modelo

Escolha e personalize um layout existente para criar um mapa de processos que reflita a realidade da sua empresa. Adicione novas colunas ou textos para adaptar e personalizar o modelo.

Identifique o processo

Nessa etapa, todos precisam entender o processo e por que está sendo feito o mapeamento. O ideal é que essa fase seja feita em uma reunião com o time para manter todos alinhados.

Faça um brainstorming

O próximo passo é entender as atividades envolvidas no processo. Um brainstorming com a equipe ajuda a visualizar como o processo funciona na prática.

Use os símbolos de mapas de processo

Com seu processo começando a ganhar forma, é hora de atribuir os símbolos relevantes. Dessa forma, qualquer pessoa que olhe para o mapa do processos entenderá o significado dos diferentes elementos e como eles se relacionam.

Finalize o mapeamento de processos

Nesse momento, seu mapa de processos deve estar mais robusto e com mais informações. É importante revisar e garantir que todas as etapas relevantes foram incluídas.

Compartilhe o mapa do processo com sua equipe

É fundamental compartilhar o mapa final do processo com as partes interessadas, sejam membros da equipe, clientes, supervisores, fornecedores ou qualquer pessoa impactada.

Atualizar e melhorar

As mudanças inevitavelmente vão acontecer. Isto significa rever seu mapa de processo para melhoria contínua e mantê-lo atualizado.

Como o mapeamento de processos está ligado à gestão documental?

O mapeamento ajuda a trazer mais clareza aos processos, dessa forma afetando a organização. Isso impacta em diversas atividades, como por exemplo a gestão documental, que necessita exatamente de organização e cuidado.

Essa ligação se dá porque a guarda de documentos acompanha os processos que envolvem os arquivos dentro de uma empresa. Enquanto isso, o mapeamento de processos cuida das etapas das atividades. Dessa forma, esses conceitos se conectam porque os documentos e arquivos, em geral, fazem parte das atividades da rotina do trabalho de uma empresa. Isso significa que eles fazem parte dos processos que são mapeados e, caso não estejam devidamente organizados, se tornam um gargalo.

Neste artigo, explicamos o que é o mapeamento de processos, quais benefícios ele oferece às empresas, como aplicar essa ferramenta na prática e como ela se conecta à gestão documental.

Se você deseja saber como escolher as melhores ferramentas para mapeamento de processos, leia este outro artigo disponível em nosso blog.