Entenda o que é e como funciona a integração de sistemas
Saiba como integrar sistemas faz diferentes setores e áreas de uma empresa trabalharem de forma conjunta, otimizando processos
O mapeamento de dados pode ser feito para descrever rotinas ou processos do dia a dia, como aprovações e atividades mais práticas.
14 de abril de 2025
Neste texto, vamos contar o que é o mapeamento de processos, como aplicá-lo, quais seus principais benefícios e como ele afeta diretamente a gestão de documentos. Continue lendo para entender.
O mapeamento de processos descreve as tarefas realizadas em uma empresa, detalhando todo o fluxo de trabalho que é executado para que uma demanda seja cumprida. Trata-se de uma ferramenta versátil para visualizar as atividades e melhorar sua eficiência. Essa metodologia pode ser feita para descrever as rotinas diárias, como aprovações e operações manuais.
O mapeamento ajuda a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades da empresa, já que através dele podem ser encontradas dificuldades, atrasos e outros tipos de problemas. Ele ajuda também a entender cada etapa do trabalho, favorecendo a gestão.
Existem vários tipos de mapas de processos. Confira alguns dos mais comuns:
O mapeamento ajuda a dinamizar a rotina de uma empresa. A partir do momento em que os colaboradores entendem seu trabalho e como ele se relaciona com as demais tarefas da equipe, a produtividade melhora, pois toda a comunicação flui de forma mais eficiente. Com os processos bem definidos e acessíveis, cada um sabe exatamente o que fazer e como contribuir para o sucesso coletivo.
Além disso, o mapeamento garante consistência, colaborando para que os clientes recebam sempre o mesmo atendimento de qualidade. Isso ajuda ainda para que a informação seja repassada e circule, mantendo todo o time de colaboradores bem informados.
Além de toda a melhora no fluxo de atividades, o mapeamento de processos também pode trazer outras vantagens para a empresa. Confira algumas delas:
Ao mapear os processos, é possível rever todo o fluxo, remover áreas desnecessárias e simplificá-los.
Ao alinhar várias atividades da empresa, todos os processos ficam mais compreensíveis.
Integrada à melhora na compreensão, também está a comunicação. Quando todos os envolvidos entendem suas funções e a quem recorrer em caso de precisarem, a comunicação como um todo melhora.
Com os processos sendo mais compreensíveis e a comunicação se tornando mais eficaz fica muito mais fácil organizar e planejar os próximos passos.
A criação de um mapa de processos deve seguir alguns passos simples Confira:
Personalize um layout para criar um mapa de processos que reflita a realidade da sua empresa.
Essa é a etapa na qual os processos são de fato mapeados. É importante que ela seja feita em conjunto com a equipe.
É importante atribuir símbolos relevantes, de modo que qualquer pessoa que olhe para o mapa do processos entenda o significado dos diferentes elementos e como eles se relacionam.
Com o mapa de processos mais robusto, é importante revisar para verificar sua fluidez e entender se todas as etapas relevantes foram incluídas e que ele representa o processo com precisão.
Em sua versão final, o mapa deve ser compartilhado com todas as partes interessadas. Podem ser membros da equipe, clientes, supervisores, fornecedores, clientes ou qualquer pessoa impactada pela forma como o processo funciona.
Os mapas de processo não devem ser definitivos. As mudanças inevitavelmente virão e ele deve estar em constante atualização para acompanhar o ambiente, passando por melhorias contínuas.
Mapear processos é muito importante para trazer mais clareza à rotina de uma empresa, deixando bem definido o papel de cada colaborador. Junto disso, essa atividade auxilia na organização, podendo ser de grande ajuda para a gestão documental.
Enquanto a guarda de documentos acompanha os processos que envolvem os arquivos dentro de uma empresa, o mapeamento de processos cuida do percurso das atividades. Como, em geral, os documentos estão envolvidos nas rotinas empresariais, o mapeamento anda em conjunto com a gestão documental.
Entenda de que forma esses processos se interligam:
Ajuda a estabelecer regras para garantir que os documentos sejam elaborados de maneira padronizada.
Ajuda a identificar os documentos necessários a cada processo, unificando informações e ajudando a dinamizar as atividades.
Ajuda a entender prazos para eliminação ou transporte de arquivos, tornando mais claro o que é necessário para o dia a dia da empresa e o que não é utilizado na prática. Dessa forma, auxilia com a tabela de temporalidade.
Ajuda a entender a melhor estratégia para agrupar os documentos, tornando o acesso à informação mais rápido e ágil.
Neste texto, entendemos o que é o mapeamento de processos, como aplicá-lo, quais seus principais benefícios e como ele afeta diretamente a guarda de documentos.
Como comentamos, o trabalho de mapeamento também é aplicado para a implementação de serviços de gestão eletrônica de documentos. Acesse o artigo do nosso blog e entenda a importância de digitalizar o manejo dos seus arquivos.
Saiba como integrar sistemas faz diferentes setores e áreas de uma empresa trabalharem de forma conjunta, otimizando processos
O ecossistema de inovação permite a circulação de conhecimento e o desenvolvimento de coisas novas
A Redação Oficial trata da maneira pela qual o Poder Público redige comunicações oficiais e atos normativos