Mapear os processos de uma empresa pode melhorar a produtividade e impedir diversas falhas. Isto porque ajuda a identificar melhorias, dificuldades, atrasos e outras questões dentro da rotina dos colaboradores.

No artigo a seguir, vamos explicar o que é mapeamento de processos, quais seus benefícios, como escolher a melhor ferramenta para sua empresa e exemplificar algumas delas. Leia mais para entender!

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos é realizado dentro das empresas para descrever as tarefas realizadas. Ele detalha todo o fluxo de trabalho que é executado para que uma demanda seja cumprida. Isso ajuda a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades da empresa, já que através dele podem ser encontradas dificuldades, atrasos e outros tipos de problemas.

Essa ferramenta ajuda a visualizar as atividades ao descrever as rotinas diárias, como aprovações e operações manuais. Dessa forma, se torna mais fácil identificar as falhas e corrigi-las.

Ao mapear um processo, também é possível identificar oportunidades de automação, encontrar formas de reduzir o retrabalho e melhorar a comunicação entre os envolvidos.

Quais são os benefícios do mapeamento de processos?

O mapeamento ajuda a dinamizar a rotina de uma empresa. Com os processos bem definidos e acessíveis, cada um sabe exatamente o que fazer e como contribuir. Dessa forma, já é possível notar que realizar o mapeamento dos processos traz benefícios para a organização, como:

Melhores análises

Mapear os processos traz mais facilidade na hora de realizar análises, identificando rapidamente as oportunidades de melhoria.

Menos custos

Quando se elimina processos desnecessários, acontece uma redução de custos.

Melhora na produtividade

Com a otimização das tarefas e o melhor uso dos recursos disponíveis, a produtividade das equipes também passa por uma melhora.

Padronização de atividades

Ao mapear os processos, se torna mais fácil padronizar as etapas do trabalho, garantindo qualidade e replicabilidade das entregas.

Como escolher as melhores ferramentas para mapeamento de processos?

Existem muitas ferramentas que podem ajudar no mapeamento de processos. Por isso, na hora de escolher uma delas, é importante considerar diversos fatores. Confira algumas dicas:

Entenda suas necessidades

É importante entender os objetivos e necessidades específicas em relação às ferramentas para mapeamento de processos.

Interface e usabilidade

Vale a pena priorizar uma ferramenta que tenha uma interface intuitiva e fácil de usar.

Disponibilidade de recursos

Analise quais recursos a ferramenta oferece e escolha a opção que tenha o que for necessário para as suas necessidades.

Capacidade de integração

O ideal é que a ferramenta possa ser integrada a outras soluções utilizadas pela sua organização, como sistemas de gestão, armazenamento em nuvem, entre outros.

Avalie custos

A ferramenta precisa ter um custo que se encaixe no seu orçamento.

Opiniões e recomendações

Busque avaliações e opiniões de usuários e especialistas.

Exemplos de ferramentas para mapeamentos de processos

Entre as muitas ferramentas que podem ser utilizadas no mapeamento de processos, selecionamos algumas. Confira:

Matriz GUT

A Matriz GUT (Gravidade, Urgência, Tendência) é uma ferramenta de priorização usada para analisar e priorizar problemas ou situações que precisam de atenção e ação imediata.

Ao utilizá-la, cada fator (gravidade, urgência e tendência) é pontuado em uma escala de 1 a 5, sendo 1 o menor valor e 5 o maior valor. Dessa forma, a pontuação ocorre a partir da percepção da equipe responsável pela análise.

Isso ajuda a identificar os problemas mais críticos que requerem ação imediata.

Matriz SIPOC

A Matriz SIPOC é um diagrama que ajuda a mapear de forma simples o que acontece em cada fase de um processo ou projeto. Em resumo, ela descreve de forma sucinta os elementos essenciais do processo: fornecedores, entradas, processos em si, saídas e clientes.

Ferramenta BPMN

A ferramenta BPMN (Business Process Management System) é um padrão que representa visualmente todos os processos de negócio de uma organização.

O objetivo da notação BPMN é representam, por meio de ícones todo o fluxo de todas as tarefas organizadas por uma equipe, departamento ou empresa. De forma que, ao digitalizar os serviços, a implementação desses processos ocorra de forma mais ágil e eficiente.

No artigo a seguir, explicamos o que é mapeamento de processos, quais seus benefícios, como escolher a melhor ferramenta para sua empresa e exemplificar algumas delas.

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