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  • Portal de Serviços

    Otimize a gestão de tarefas, aumente a segurança da informação e impulsione o atendimento aos munícipes ou clientes.

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Portal de Serviços

Um portal de serviços é uma plataforma on-line que concentra a execução dos serviços oferecidos por uma instituição pública ou privada. Esse serviço pode ser oferecido tanto para clientes externos como para os próprios funcionários.

O desenvolvimento eficiente de um portal de serviços envolve o levantamento de todos os processos realizados de forma operacional pela empresa, incluindo dos documentos envolvidos em cada etapa, fluxo de aprovações, áreas envolvidas, etc.

Quando pronto, o portal de serviços agiliza o atendimento interno e externo, aumenta a segurança da informação e apresenta uma nova gama de métricas e mensurações que ajudam os gestores a identificar gargalos e otimizar tarefas.

Com mais de 20 anos de experiência em gestão documental, a Ikhon é especialista em digitalizar processos físicos para um ambiente digital, criando portais de serviço para governos, prefeituras e agências de grande porte, com atenção às metodologias arquivísticas e normas regulatórias.

Technology

Vantagens na criação de portais de serviços

Confira os benefícios proporcionados pela implementação de um portal de serviços

  • Plataforma única

    Com todas as solicitações concentradas em um único sistema, é mais fácil capacitar os colaboradores, entender o fluxo de demandas e analisar possíveis gargalos para correção. E também acelerar o tempo de conclusão de uma atividade.

  • Controle de atividades

    O portal de serviços rastreia as ações tomadas em cada etapa do processo. Assim, os administradores do sistema verificam aspectos como a fase atual de alguma demanda e/ou quais pessoas estão envolvidas na execução da tarefa.

  • Criação e edição de fluxos de trabalho

    Com o uso de uma plataforma apropriada, é possível criar e editar fluxos de trabalho para otimizar processos, bem como criar novos workflows para processos que surgirem pelo caminho.

  • Processo com metodologia

    Durante o mapeamento, que é a etapa inicial para a criação de um portal de serviços, todas as normas e regulações são adaptadas para manter o mesmo padrão processual adotado na rotina física de aprovação do documento.

  • Aumento na oferta de serviços

    Todo o trabalho que envolve a criação do portal de serviços facilita o processo de criação e implementação de novos processos. O que aumenta a demanda de serviços oferecidos aos clientes – sejam eles públicos ou privados.

  • Segurança da Informação

    A implementação de uma plataforma para a gestão de processos adiciona controles que fortalecem a privacidade dos dados de usuários, como histórico de pessoas que acessaram um documento ou permissionamento de visualização.

  • Compliance e Transparência

    O desenvolvimento de um portal de serviços que leva em conta as metodologias de arquivamento e em acordo com as normas reguladoras garante que todos os processos realizados no ambiente da plataforma poderão ser verificados e auditados.

  • Otimização do atendimento

    O processo de criação de um portal de serviços digitaliza todas as ações manuais e acelera o tempo de entrega de uma demanda, além de gerar dados de desempenho que podem ser medidos pela gestão. Melhor atendimento e mais insumos para aplicação de melhorias.

  • Relatórios de análise

    A criação de um portal de serviços em uma plataforma on-line viabiliza a criação de um número muito mais abrangente de métricas de uso e desempenho. Quando organizadas, essas informações podem ser usadas pelos gestores como apoio à tomada de decisão.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Benefícios em realizar o serviço de criação de portal de serviço com a Ikhon

  • Plataforma moderna e flexível para a Gestão Eletrônica de Documentos

    Plataforma moderna e flexível para a Gestão Eletrônica de Documentos

    O Próton é o nosso sistema especialista em gestão arquivística de documentos. Ele foi desenvolvido para atender à legislação vigente e se adapta às necessidades de cada instituição, facilitando o controle de todo o fluxo documental e as demandas realizadas.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Produção  arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando o mapeamento de processos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de criação de Portal de Serviços

  • O que é um portal de serviços?

    Um portal de serviços é um sistema web (em geral, uma plataforma on-line) no qual o usuário pode realizar e executar uma solução de forma totalmente digital.

    Esse portal, que pode ser criado tanto para atender ao público interno como o externo, tem como objetivo aumentar o autosserviço, permitindo que os usuários executem por si mesmos as etapas iniciais da demanda, e também acelera a execução interna do trabalho, já que os fluxos de aprovação e conferência ficam automatizados.

  • Quais vantagens a implementação de um portal de serviços proporciona para uma organização?

    Elencamos abaixo algumas das vantagens que uma organização terá com a implementação de um portal de serviços:

    • Autonomia na abertura de pedidos: um portal web oferece uma camada de autosserviço que facilita a vida tanto dos usuários como dos colaboradores que recebem a solicitação;
    • Unificação de chamados: concentração de todas as demandas em uma plataforma facilita na aplicação de melhorias e correções de possíveis bugs;
    • Automatização de processos: a construção de um portal de serviços envolve a digitalização de tarefas, eliminando a necessidade de as pessoas realizarem tarefas muito repetitivas.
    • Maior agilidade: com a automação, os fluxos de trabalho se desenvolvem de forma bem mais rápida, reduzindo significativamente o tempo necessário para se concluir uma demanda.
    • Segurança da informação: unificar a gestão de documentos em uma plataforma reforça as medidas de proteção aos dados dos clientes, já que os sistemas atuais possuem recursos como rastreamento de usuários que visualizaram arquivos e permissionamento de visualização;
    • Visão 360° da operação: a inclusão de uma plataforma web abre portas para a geração de dados e métricas de desempenho, que podem ser usadas pela administração para aprimorar processos e auxiliar em futuras priorizações;
    • Transparência e conformidade: o trabalho de digitalização de fluxos de trabalho acompanha as mesmas normas e requisitos arquivísticos e de agências reguladoras, para garantir a conformidade em futuras auditorias.
  • Como é o processo de implementação de um portal de serviços?

    A criação de um portal de serviços é um trabalho que envolve as seguintes etapas:

    • Mapeamento de processos: análise de todas as etapas realizadas internamente, bem como registro do fluxo de aprovação, equipes envolvidas, documentos necessários por fase etc;
    • Automatização: após o registro dos fluxos de trabalho existente, há um estudo para entender como digitalizá-los de forma eficiente e em conformidade com os requisitos arquivísticos e normas regulatórias;
    • Implementação do portal de serviços: por fim, o portal de serviços é desenvolvido em uma plataforma web, que unifica todas as informações trafegadas nos processos, fortalece a segurança da informação e apresenta novos dados  e métricas de análise.
  • Por que contratar a Ikhon como empresa parceira para a produção de um portal de serviços?

    Com sólida vivência na área de gestão documental, a Ikhon tem expertise para auxiliar as organizações na construção de seu portal de serviços tanto na parte consultiva como na área técnica.

    Na parte consultiva, nossos clientes contam com o apoio de um time arquivístico experiente, com atuação em órgãos públicos e empresas privadas de diferentes tamanhos e segmentos.

    E pelo lado técnico, desenvolvemos o Sistema Próton para se adequar a todas as demandas relacionadas com a gestão arquivística de documentos. Combinando funcionalidades de segurança e a gestão de fluxos de trabalho, o Próton agrega mais controle de toda informação gerada dentro da organização.

    Com essa combinação de consultoria e capacitação técnica, temos todos os requisitos necessários para entregar um trabalho de qualidade e que faça uma grande diferença na rotina da organização.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre a criação de um Portal de Serviços e ajudá-lo a entender como ele pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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