Perguntas e respostas sobre o serviço de criação de Portal de Serviços

• O que é um portal de serviços?

  Um portal de serviços é um sistema web (em geral, uma plataforma on-line) no qual o usuário pode realizar e executar uma solução de forma totalmente digital.

  Esse portal, que pode ser criado tanto para atender ao público interno como o externo, tem como objetivo aumentar o autosserviço, permitindo que os usuários executem por si mesmos as etapas iniciais da demanda, e também acelera a execução interna do trabalho, já que os fluxos de aprovação e conferência ficam automatizados.

• Quais vantagens a implementação de um portal de serviços proporciona para uma organização?

  Elencamos abaixo algumas das vantagens que uma organização terá com a implementação de um portal de serviços:

  • Autonomia na abertura de pedidos: um portal web oferece uma camada de autosserviço que facilita a vida tanto dos usuários como dos colaboradores que recebem a solicitação;
  • Unificação de chamados: concentração de todas as demandas em uma plataforma facilita na aplicação de melhorias e correções de possíveis bugs;
  • Automatização de processos: a construção de um portal de serviços envolve a digitalização de tarefas, eliminando a necessidade de as pessoas realizarem tarefas muito repetitivas.
  • Maior agilidade: com a automação, os fluxos de trabalho se desenvolvem de forma bem mais rápida, reduzindo significativamente o tempo necessário para se concluir uma demanda.
  • Segurança da informação: unificar a gestão de documentos em uma plataforma reforça as medidas de proteção aos dados dos clientes, já que os sistemas atuais possuem recursos como rastreamento de usuários que visualizaram arquivos e permissionamento de visualização;
  • Visão 360° da operação: a inclusão de uma plataforma web abre portas para a geração de dados e métricas de desempenho, que podem ser usadas pela administração para aprimorar processos e auxiliar em futuras priorizações;
  • Transparência e conformidade: o trabalho de digitalização de fluxos de trabalho acompanha as mesmas normas e requisitos arquivísticos e de agências reguladoras, para garantir a conformidade em futuras auditorias.

• Como é o processo de implementação de um portal de serviços?

  A criação de um portal de serviços é um trabalho que envolve as seguintes etapas:

  • Mapeamento de processos: análise de todas as etapas realizadas internamente, bem como registro do fluxo de aprovação, equipes envolvidas, documentos necessários por fase etc;
  • Automatização: após o registro dos fluxos de trabalho existente, há um estudo para entender como digitalizá-los de forma eficiente e em conformidade com os requisitos arquivísticos e normas regulatórias;
  • Implementação do portal de serviços: por fim, o portal de serviços é desenvolvido em uma plataforma web, que unifica todas as informações trafegadas nos processos, fortalece a segurança da informação e apresenta novos dados  e métricas de análise.

• Por que contratar a Ikhon como empresa parceira para a produção de um portal de serviços?

  Com sólida vivência na área de gestão documental, a Ikhon tem expertise para auxiliar as organizações na construção de seu portal de serviços tanto na parte consultiva como na área técnica.

  Na parte consultiva, nossos clientes contam com o apoio de um time arquivístico experiente, com atuação em órgãos públicos e empresas privadas de diferentes tamanhos e segmentos.

  E pelo lado técnico, desenvolvemos o Sistema Próton para se adequar a todas as demandas relacionadas com a gestão arquivística de documentos. Combinando funcionalidades de segurança e a gestão de fluxos de trabalho, o Próton agrega mais controle de toda informação gerada dentro da organização.

  Com essa combinação de consultoria e capacitação técnica, temos todos os requisitos necessários para entregar um trabalho de qualidade e que faça uma grande diferença na rotina da organização.