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  • Produção e Revisão de Instrumentos Arquivísticos

    Criação de instrumentos fundamentais para a implementação de processos de gestão documental

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Produção e Revisão de Instrumentos Arquivísticos

Os instrumentos arquivísticos, também conhecidos como o plano de classificação e tabela de temporalidade e política de gestão documental, são fundamentais para a execução do trabalho de gestão documental de uma empresa ou instituição pública.

Após a construção desses materiais, são criadas tratativas que assegurem a preservação da informação gerada e armazenada pela entidade e facilitam processos de guarda e eliminação de documentos.

A Ikhon possui um time de especialistas em consultoria arquivística que está preparado para criar instrumentos de gestão que façam sentido à personalidade jurídica de cada local. E sempre em conformidade com padrões nacionais e internacionais de qualidade na organização documental.

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PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Vantagens proporcionadas pela produção de instrumentos arquivísticos

A produção do plano de classificação e tabela de temporalidade geram mais organização e otimizam a gestão do conhecimento nas instituições:

  • Compreensão do acervo

    O serviço de produção arquivística da informação reúne, classifica e distribui todo o acervo documental de uma instituição, fazendo com que o negócio tenha uma ideia completa da dimensão do trabalho a ser realizado.

  • Organização do histórico

    Esse trabalho agrupa e categoriza todos os documentos produzidos e recebidos pela empresa, classificando-os de acordo com a sua finalidade e facilitando o resgate das informações para eventos futuros, como a realização de trabalhos de auditoria.

  • Facilidade para a busca

    Não saber onde estão os documentos relevantes para a organização dificulta o trabalho interno. A produção de instrumentos arquivísticos cria metodologias eficientes de busca e recuperação da informação.

  • Prazos de uso, guarda e descarte

    Produzida como parte dos instrumentos arquivísticos, a tabela de temporalidade informa quais documentos precisam ser mantidos ou descartados, otimizando o espaço físico do local e o trabalho da equipe de gestão documental.

  • Digitalização do acervo

    Os documentos criados durante e após a implementação da produção arquivística são replicados para um formato on-line, o que facilita a visualização do arquivo e permite o fácil acesso ao produtor ou de quem dela necessita.

  • Automatização de tarefas

    A criação dos documentos arquivísticos é o primeiro passo para que processos realizados de forma manual sejam automatizados, pois é um pré requisito da legislação que serviço possuam os instrumentos para que se tornem digitais.

  • Resultado auditável

    Ao seguir um padrão de classificação da informação utilizado no Brasil e no mundo, a instituição tem mais clareza sobre como o processo foi conduzido e como as informações foram categorizadas, facilitando futuras auditorias.

  • Uso por longo prazo

    A produção de instrumentos arquivísticos oferece ferramentas e metodologias que permitem a criação de um histórico documental organizado do cliente, trazendo benefícios que incentivam o uso das técnicas por um longo tempo.

  • Adequação à Lei

    A equipe arquivística ajusta a realidade documental da instituição de acordo com sua personalidade jurídica, organizando e classificando a produção documental de acordo com as normas decretadas pelo órgão regulador.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Como a Ikhon se destaca na produção de instrumentos arquivísticos?

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Produção  arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica como as tratativas que existem na organização

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe de arquivistas especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.

  • Otimização de acervo

    Otimização de acervo

    Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca e acesso às informações ocorre de forma mais rápida.

  • Solução completa

    Solução completa

    Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre os serviços de produção de instrumentos arquivísticos

  • O que é a produção de instrumentos arquivísticos?

    A produção de instrumentos arquivísticos são materiais produzidos de forma personalizada que, quando prontos, auxiliam na execução de uma gestão documental mais eficiente, auxiliando tanto na preservação da memória da instituição (pública ou privada) como na eliminação segura de documentos.

  • Quais são os materiais gerados pela produção de instrumentos arquivísticos?

    Os principais documentos criados a partir desse trabalho são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

    O plano de classificação leva em conta todo o histórico e necessidades da instituição para, com base nessas informações, criar um padrão de categorização hierárquica de todo o acervo da organização, reunindo-os de acordo com o seu departamento e finalidade e estimulando uma ordem de organização.

    Já a tabela de temporalidade respeita os padrões nacionais e internacionais de gestão documental para administrar a validade de cada documento, detalhando quais tipos de materiais podem ser eliminados (e a partir de qual janela de tempo) e quais necessitam de guarda permanente.

    Soluções adicionais

    Além do plano de classificação e da tabela de temporalidade, podem ser gerados outros produtos ou serviços voltados para a melhoria da gestão documental. Alguns exemplos:

    • Diagnóstico arquivístico e da informação: trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade para identificar o panorama completo da gestão documental de uma empresa ou instituição.
    • Desenvolvimento dos processos de gestão documental: desenvolvido para as empresas que já possuem o plano de classificação e tabela de temporalidade, mas que não sabem como utilizar os instrumentos. Esse serviço capacita os colaboradores para utilizar o trabalho de gestão documental já feito e dar continuidade a ele.
    • Desenvolvimento de unidades de informação:
    • Manuais técnicos de gestão documental: guias produzidos para solucionar uma necessidade específica da empresa. Alguns exemplos: manual para tratamento de acervo, manual para higienização dos documentos, manual para redação oficial da classificação de documentos etc).
    • Política de gestão documental: estabelece definições, orientações e padrões corporativos de todas as tratativas relacionadas com as informações físicas e digitais de natureza arquivística. Isto é, todas aquelas produzidas ou recebidas em razão do desempenho de funções institucionais formais e que precisam ser mantidas para delas dar prova na instituição.

     

  • Quais são os problemas que a produção de instrumentos arquivísticos resolve?

    Os materiais gerados pela produção de documentos arquivísticos permitem às empresas e órgãos governamentais organizarem seus acervos em conformidade com diversas diretrizes e leis – política arquivística nacional, LAI (lei de acesso à informação) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

    Além dos pontos acima, a criação de processos arquivísticos é uma prática cada vez mais comum no mercado. E implementá-la na sua organização aumenta a competitividade do negócio e simplifica o trabalho interno.

  • Quais são os diferenciais do serviço de produção de instrumentos arquivísticos oferecido pela Ikhon?

    Possuímos uma equipe especializada na produção de documentos arquivísticos, que desenvolve os materiais que guiarão esse processo com base na personalidade jurídica de cada empresa ou instituição e nas necessidades desse negócio.

    Sempre utilizando com base as leis e regulações nacionais e internacionais que regem a gestão documental do setor da empresa ou instituição, garantindo que nosso trabalho tenha como resultado um modelo de verificação de conformidade. O que é muito importante em processos como auditorias.

    Por fim, registramos e detalhamos todo o processo para a criação de instrumentos arquivísticos, de forma que o cliente entenda todo o processo técnico que embasa nossa oferta e conheça integralmente a solução que vendemos.

  • Como funciona a criação de documentos arquivísticos nas empresas?

    O trabalho-base da produção de documentos arquivísticos envolve o plano de classificação da informação e a tabela de temporalidade de documentos.

    Também se recomenda contratar o serviço de diagnóstico arquivístico da informação, que seria a etapa inicial para a criação do instrumento de classificação e da tabela de temporalidade.

    Dependendo da personalidade jurídica da companhia, outros produtos podem ser adicionados ao plano estruturante.

  • Como ele pode ser integrado com outros softwares?

    Nossa equipe realiza o mapeamento dos processos que envolvem a gestão documental, entendendo todas as informações necessárias para a realização de uma tarefa e criando toda a estrutura digital necessária para a consulta on-line do material.

    Após essa fase, o trabalho pode ser transportado para um software terceiro ou implementado em nossa solução proprietária, que proporciona mais flexibilidade e permite a automatização de tarefas.

  • Quanto tempo leva para finalizar todo o processo de gestão documental?

    A publicação dos instrumentos arquivísticos da informação pelo time de especialistas da Ikhon ocorre de forma faseada.

    Nosso time busca finalizar o plano de classificação da informação de acordo com a necessidade do cliente, em paralelo com o mapeamento e modelagem do serviços quando estes itens são contratados.

     

Quer saber mais?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviço de Produção de Instrumentos Arquivísticos e te ajudar a entender como ele pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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