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  • Diagnóstico arquivístico da informação

    Reúna todo o histórico do conhecimento, identifique todas as obrigações regulatórias e acelere o trabalho de produção arquivística

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Conheça a solução

Produção e Revisão de Instrumentos Arquivísticos

É a partir do diagnóstico que o time de arquivistas entende com profundidade a personalidade jurídica do cliente. Com base nas informações analisadas, a equipe entende quais materiais são necessários para realizar com excelência o trabalho de classificação da informação.

O serviço de diagnóstico realizado pelo time de arquivistas da Ikhon se destaca por entregar produtos que estejam em conformidade com a legislação e que se ajustam às particularidades do cliente, seja ele uma empresa pública ou privada.

Dessa forma, o trabalho entregue pela equipe poderá ser aplicado no longo prazo pela organização, porque todos os entregáveis serão desenvolvidos para respeitar as melhores práticas da consultoria arquivística e se adaptar às necessidades do negócio.

Conte com a Ikhon para realizar uma análise completa do conhecimento gerado e armazenado na organização.

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DETALHES

Inicie com sucesso sua consultoria arquivística

Conheça as vantagens que o diagnóstico arquivístico e da informação proporciona pra as organizações

  • Definição correta do escopo

    O serviço de diagnóstico analisa todo o histórico informacional presente na companhia e identifica quais regulações precisam ser atendidas para garantir uma entrega completa e em conformidade com as leis.

  • Organização do histórico

    O diagnóstico inicia  o trabalho de categorização dos documentos produzidos e recebidos pela empresa, classificando-os de acordo com a sua finalidade e facilitando a recuperação das informações armazenadas pela empresa.

  • Solução personalizada

    O diagnóstico arquivístico leva em consideração as particularidades da empresa ou do departamento, criando instrumentos adequados à realidade do cliente. Dessa forma, o trabalho será aproveitado por muito tempo.

  • Otimização de tempo

    Com todo o escopo do projeto mapeamento durante a etapa de diagnóstico, a produção dos instrumentos arquivísticos e manuais de técnicos (quando necessários) ocorre com maior fluidez, gerando uma entrega mais rápida.

  • Maior entendimento do processo

    Com a realização do Diagnóstico, todos os envolvidos entendem de forma clara a quantidade de materiais que serão criados, o porquê da necessidade de cada um deles e o cronograma de prazos.

  • Adequação à Lei

    A equipe arquivística ajusta a realidade documental da instituição de acordo com sua personalidade jurídica, organizando e classificando a produção documental de acordo com as normas decretadas pelo órgão regulador.

  • Padrões globais de qualidade

    Além de atendermos aos padrões estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), nosso trabalho de diagnóstico também leva em consideração normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Resultado auditável

    Ao seguir um padrão de classificação da informação utilizado no Brasil e no mundo, a instituição tem mais clareza sobre como o processo foi conduzido e como as informações foram categorizadas, facilitando futuras auditorias.

  • Uso por longo prazo

    Quando o diagnóstico é realizado de acordo com boas práticas nacionais e internacionais e levando em conta as particularidades do local, os instrumentos produzidos entregam mais valor e são utilizados por mais tempo

NOSSOS DIFERENCIAIS

Por que realizar o diagnóstico arquivístico da informação com a IKHON?

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do ConArq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Produção arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.

  • Otimização de acervo

    Otimização de acervo

    Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

  • Solução completa

    Solução completa

    Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação

  • O que é o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação?

    O diagnóstico arquivístico e da informação é o processo de análise que antecede a produção dos instrumentos arquivísticos.

  • Quais são as principais etapas do diagnóstico arquivístico e da informação?

    Como primeiro passo, o time realiza um levantamento de todo o histórico informacional da empresa, compreendendo como cada departamento organiza a informação. Após essa análise a equipe cria instrumentos personalizados para a realidade da organização – seja ela pública ou privada.

    Em paralelo, também é verificada a personalidade jurídica da organização para classificar quais regulações precisam ser observadas para que o trabalho esteja em conformidade com a agência reguladora.

  • Quais são os problemas que o diagnóstico arquivístico e da informação resolve?

    O diagnóstico acelera a produção de instrumentos arquivísticos, já que mapeia previamente todos os instrumentos e manuais necessários para que o trabalho de gestão documental ocorra de forma fluida e eficiente.

    O diagnóstico também organiza toda a produção arquivística de acordo com as necessidades de cada instituição, criando uma solução personalizada às necessidades do local – sem perder a conformidade necessária para deixar os documentos em conformidade com as boas práticas arquivísticas e as regulações que a empresa necessite cumprir.

  • Quando é recomendável contratar o diagnóstico arquivístico e da informação?

    Idealmente, o trabalho de diagnóstico precisa anteceder qualquer iniciativa relacionada à construção de documentos arquivísticos, como o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

    Isso porque, com a análise prévia realizada pelo diagnóstico, a produção dos instrumentos arquivísticos ocorre de forma mais ágil, completa e com menor necessidade de ajustes.

  • Após a produção do diagnóstico, quais são os próximos passos?

    As informações do diagnóstico arquivístico e de informação são usadas como base para a produção dos instrumentos arquivísticos (plano de classificação e a tabela de temporalidade).

    Além dos instrumentos que são essenciais para o trabalho, o diagnóstico também pode indicar a necessidade de produção de outros materiais de apoio.

    Um exemplo de material complementar seria a indicação de um manual ou manuais técnicos de documentação, usados para registrar processos complementares, mas importantes, para que a gestão documental ocorra da forma correta.

  • Posso contratar empresas diferentes para realizar o diagnóstico arquivístico e a produção de instrumentos arquivísticos?

    Em teoria, sim. Mas é importante que o modelo de trabalho das duas empresas seja parecido, para que os materiais produzidos pelo diagnóstico sejam 100% aproveitados para a construção dos instrumentos arquivísticos.

  • Por que contratar a Ikhon para realizar o serviço de diagnóstico arquivístico e da informação?

    Com mais de 20 anos de experiência na gestão documental, a Ikhon possui um time de arquivistas especializados em organizar e classificar o histórico documental de marcas públicas e privadas. Sempre levando em conta a personalidade jurídica de cada cliente para criar instrumentos personalizados para a sua realidade.

    Trabalhamos seguindo os padrões do Conselho Nacional de Arquivos (ConArq) e também baseamos nosso trabalho em normas internacionais de classificação de documentos, como a ISO 15489 e ISO 30300.

    Por esses e outros diferenciais, entregamos um serviço de diagnóstico arquivístico e da informação ajustado para as necessidades de cada área, que respeita as normas nacionais e internacionais de gestão documental e com base técnica que permite a auditoria posterior do trabalho.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviços de Diagnóstico Arquivístico e da Informação e te ajudar a entender como essa contratação pode trazer benefícios tangíveis para o seu desafio de negócios.

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