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  • BPO de Documentosss

    Contrate uma equipe especializada para realizar organizar, classificar e digitalizar os documentos legados da sua organização

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BPO de Documentos

A Terceirização de Processos de Negócio, mas conhecida pelo termo inglês de Business Process Outsourcing (BPO), é o nome que se dá às atividades de uma empresa que, por não estarem ligadas ao negócio principal da companhia, são realizadas por uma empresa parceira.

Quando falamos em gestão documental, as marcas têm o desafio de organizar e classificar todo o histórico de informação que possuem, adaptando-o às leis de privacidade de dados e normas regulatórias. Isso sem falar da necessidade de se aplicar uma metodologia de organização que facilite a busca pelas informações e a digitalização do acervo.

Nossa equipe está preparada para gerenciar todo o processo de organização, higienização, classificação, digitalização e automatização do acervo da sua marca. Entregamos um trabalho de excelência e liberando seus colaboradores para realizar tarefas mais estratégicas para o seu negócio.

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PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Benefícios da contração de um serviço de Business Process Outsourcing (BPO)

Entenda como terceirizar a gestão documental da sua organização para uma equipe especializada traz vantagens na operação

  • Redução de custos e flexibilidade

    A terceirização (outsourcing) elimina os custos de gestão de um departamento interno e ajusta o esforço de trabalho de acordo com a demanda de trabalho exigida no momento.

  • Manuseio com método

    Garanta que o acervo seja organizado e classificado de acordo com as práticas regulamentadas tanto pelo Conselho Nacional de Arquivos (ConArq) como por normas internacionais relacionadas com a gestão de documentos.

  • Aumento da segurança

    As empresas do setor contam com medidas robustas de segurança para proteger dados e informações sensíveis. Dessa forma, você tem a certeza de que o resultado está de acordo com as normas de segurança da gestão documental.

  • Triagem, Descarte e Guarda

    A empresa de gestão documental contrata para o serviço analisará todo o acervo documental da sua marca para entender quais documentos podem ser descartados, além de definir o prazo de guarda e arquivamento dos materiais permanentes.

  • Mapeamento de processos

    Além de realizar a gestão documental e a criação de instrumentos arquivísticos, uma empresa consolidada do ramo também fará o mapeamento de processos para estruturar como as rotinas arquivísticas podem ser digitalizadas.

  • Digitalização e Informatização do acervo

    O trabalho de digitalização pode ser uma ferramenta importante para a equipe de arquivistas. Com uso das ferramentas certas, é possível pesquisar de forma rápida informações geradas anos (ou décadas) atrás.

  • Controle de riscos

    Companhias especializadas em gestão documental têm uma vasta experiência para avaliar possíveis riscos ao seu acervo, criando planos de recuperação para garantir que seus documentos estejam sempre protegidos e acessíveis.

  • Compliance e Auditoria

    Uma empresa conceituada de gestão documental organizará seu acervo utilizando metodologias adequadas ao compliance de processos e informações. Dessa forma, os documentos estarão em conformidade em qualquer auditoria.

  • Tecnologia de ponta

    As empresas especializadas em gestão documental possuem plataformas web desenvolvidas para otimizar as rotinas de gestão documental. Desde rotinas como buscar documentos antigos como fazer o upload de novos arquivos.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Como a Ikhon se destaca no serviço do business process outsourcing para documentos??

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Produção  arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica como as tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Referencial técnico

    Referencial técnico

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.

  • Otimização de acervo

    Otimização de acervo

    Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

  • Solução completa

    Solução completa

    Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de business process outsourcing para documentos

  • O que é Business Process Outsourcing e como ele é aplicado na gestão documental?

    O Business Process Outsourcing (BPO), também conhecido como Terceirização de Processos de Negócio, é a prática de se contratar uma empresa para realizar alguma tarefa do seu negócio que não esteja relacionada com a atividade-fim da sua marca.

    Quando aplicado na gestão documental, o uso de um BPO nada mais é do que a contratação de uma empresa parceira para realizar tarefas como: organização e classificação da informação, produção de instrumentos arquivísticos, desenvolvimento de processos de documentação etc.

  • Quando vale a pena contratar uma empresa para fazer o BPO de documentos?

    Existem algumas condições de negócio que tornam a contratação de um BPO mais vantajosa do que a criação de uma área interna de gestão de documentos. Alguns exemplos:

    • Quando a organização identifica a necessidade de se implementar rapidamente processos documentais e de digitalização de documentos, mas não possui experiência interna para essa atividade;
    • Quando é preciso garantir que esse processo obedeça à normas de organização documental e também ao compliance de agências reguladoras;
    • Quando é necessário garantir que a maioria das situações de risco ao acervo seja contemplada, com medidas de mitigação para possíveis momentos sensíveis;
    • Quando não há certeza do tamanho de equipe necessário para  essa tarefa; ou quando sabe-se que o número de pessoas poderá flutuar, dependendo da etapa da gestão documental;
    • Quando a terceirização beneficia a produtividade de departamentos e profissionais;
    • Entre outros motivos.
  • Como uma empresa de BPO atua na organização documental?

    Uma empresa que realiza o BPO documental já deve ter uma vasta experiência na organização e gestão de um acervo. Assim, ela aplicará processos padronizados para realizar esse trabalho na sua organização.

    A quantidade de materiais e processos criados varia de acordo com as características do seu negócio. Em geral, o trabalho de consultoria arquivística está concentrado nas seguintes etapas.

    • Diagnóstico arquivístico e da informação: nossa equipe identifica as obrigações documentais da personalidade jurídica do cliente e, com base nesse diagnóstico, define a metodologia que será aplicada para a elaboração dos instrumentos arquivísticos;
    • Produção dos instrumentos arquivísticos: criação do plano de classificação e tabela de temporalidade, os documentos que servirão como guias para organizar toda a produção arquivística da empresa.
  • Por que contratar a Ikhon como parceira de business process outsourcing para as demandas de gestão documental?

    Com mais de 20 de experiência em gestão documental, já realizamos a consultoria arquivística de clientes públicos e privados de diferentes segmentos e com diferentes tamanhos.

    Ao contratar nossos serviços, sua empresa terá a consultoria 100% especializada, garantindo que a gestão do seu acervo seja organizada de acordo com os padrões nacionais e internacionais de qualidade e conformidade.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre a Terceirização de Serviços de Gestão Documental – BPO de Documentos,  e te ajudar a entender como ele pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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