A tramitação de documentos é um processo de gestão de documentos relacionados aos diferentes setores da instituição pública, com o intuito de facilitar e otimizar a comunicação entre os departamentos.

Neste artigo, explicamos o que é a tramitação de documentos, como ela funciona na gestão pública, sua importância, como a tecnologia pode ajudar e como otimizá-la. Leia e saiba mais!

O que é a tramitação de documentos?

A tramitação de documentos refere-se ao percurso que os arquivos fazem dentro de uma organização, desde sua criação até seu arquivamento ou eliminação.

Esse fluxo pode envolver diferentes órgãos e entidades, exigindo conformidade com normas de transparência e acessibilidade para garantir o correto acompanhamento dos trâmites administrativos. Quando ela ocorre dentro da empresa, é chamada de TID (tramitação interna de documentos). Quando os documentos circulam também com stakeholders externos, é a tramitação externa.

Como funciona a tramitação dos documentos da gestão pública?

Esse processo inclui uma série de etapas, passando de um departamento para outro. Portanto, para otimizar todas essas etapas, é importante recorrer a práticas de otimização. Conheça algumas formas de fazer isso:

Padronização

É importante estabelecer um padrão com um modelo a ser seguido.

Transparência

Também se recomenda divulgar para a equipe informações importantes (não confidenciais) para otimizar a gestão.

Tecnologia

É indicado investir em tecnologia, com um software confiável, integrado e completo, que agilize e facilite a gestão de documentos.

Quais são a importância da otimização da tramitação de documentos na gestão pública?

A otimização do fluxo de documentações na gestão pública ajuda a evitar a perda ou extravio de informações, reduz custos com a guarda e gestão de um acervo físico e torna possível que todos os documentos eletrônicos estejam disponíveis para consulta 24 horas por dia.

Os outros benefícios são diminuição do tempo de resposta, maior segurança e melhora na gestão dos processos. Bem como o aumento da produtividade e maior transparência, entre outras vantagens.

Como a tecnologia pode ajudar na tramitação de documentos?

A tecnologia ajuda a acabar com os problemas de gestão de acervo. A digitalização pode melhorar o trabalho do dia a dia, já que as informações ficam disponíveis de forma mais fácil e rapidamente. A assinatura eletrônica é outra ferramenta que ajuda a otimizar a tramitação de documentos.

Esse tipo de tecnologia permite maior rastreabilidade e controle sobre o histórico de cada documento, facilitando auditorias e garantindo que todos os trâmites sejam devidamente registrados e documentados.

Como otimizar a tramitação de documentos?

A forma mais eficiente de otimizar a tramitação de documentos na administração pública é por meio de um sistema de gestão documental. Algumas soluções podem ajudar nesse processo:

Digitalização

A digitalização pode impulsionar os serviços públicos ao permitir uma gestão mais integrada e estratégica em cada município brasileiro. Com a coleta e análise de dados em tempo real, os governos locais podem identificar e responder mais rapidamente às necessidades e problemas da sua população, promovendo políticas públicas mais eficazes.

Assinatura eletrônica

A assinatura digital é o mesmo que uma assinatura autenticada em cartório, mas é utilizada para documentos eletrônicos. Dessa maneira, a ferramenta funciona para a formalização e confiabilidade de negociações realizadas por meio do virtual. Ela ajuda a agilizar processos e facilita a produção e assinatura de documentos.

Guarda ou descarte de documentos

O processo de gestão documental é feito de forma prática e rápida quando há um sistema adequado. Entre suas ações, os sistemas realizam a custódia, proteção e destruição controlada dos arquivos. Alguns arquivos são importantes e devem ser mantidos, outros podem ser descartados e, para controlar isso, é importante manter atualizada a tabela de temporalidade.

Integração

A integração entre sistemas permite que diferentes órgãos acessem e compartilhem documentos de forma segura e padronizada. Isso reduz redundâncias e melhora a comunicação entre setores.

Neste artigo, explicamos o que é a tramitação de documentos, como ela funciona na gestão pública, sua importância, como a tecnologia pode ajudar e como otimizá-la.

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