Os símbolos de fluxograma formam uma linguagem visual padronizada, que permite representar processos de maneira universal. Como seguem um padrão, eles eliminam ambiguidades na comunicação entre as áreas. Por isso, o fluxograma se tornou uma ferramenta importante para mapear as atividades da empresa e padronizar os processos.

Neste artigo, você vai entender o que é um fluxograma e o que são os símbolos que ele utiliza. Também vamos apresentar os principais símbolos, mostrar como aplicá-los no mapeamento de processos e explicar o passo a passo para criar um fluxograma. Continue a leitura e saiba mais.

O que é um fluxograma?

Um fluxograma é um tipo de diagrama que explica visualmente um processo ou fluxo de trabalho. Por isso, ele também recebe o nome de diagrama de fluxo. Ele reúne símbolos e formas geométricas que identificam cada passo, além de linhas que os conectam e mostram a sequência e a interação entre eles. Assim, cada forma ajuda a identificar o tipo de ação realizada.

O que são os símbolos de fluxograma?

Os símbolos do fluxograma são exatamente o que ajuda a identificar os passos no fluxograma. Eles são úteis para treinar novos funcionários, documentar práticas para garantir a continuidade delas e fornecer aos clientes internos e aos próprios profissionais da equipe uma visão geral de como o trabalho se desenvolve.

Quais são os principais símbolos utilizados em fluxogramas?

Existem notações e elementos padrão que a maioria dos fluxogramas utiliza. A seguir, confira os mais comuns.

Oval. Representa o terminal, ou terminador. Ou seja, indica o início e o fim de uma sequência.

Paralelogramo. Na maior parte das situações, indica uma entrada ou uma saída de dados.

Retângulo. Costuma indicar ações ou o próprio processo.

Diamante. Indica as decisões que alguém precisa tomar ao longo do fluxo.

Linhas de fluxo. As linhas e setas, em geral, representam as direções que a sequência segue.

Como usar os símbolos de fluxograma no mapeamento de processos?

O fluxograma expõe e traz mais clareza ao dia a dia das atividades de uma empresa. Dessa forma, ele se conecta diretamente com o mapeamento de processos.

Na prática, os dois trabalhos se complementam. A guarda de documentos acompanha os processos que envolvem os arquivos da empresa, enquanto o mapeamento cuida das etapas das atividades. O fluxograma, por sua vez, deixa essas etapas mais claras, pois as apresenta de forma visual, com gráficos e símbolos. Para entender melhor essa relação, vale a leitura do nosso conteúdo sobre o mapeamento de processos na gestão documental.

Para montar um fluxograma funcional, defina primeiro o resultado esperado. Em seguida, alinhe os fluxos de trás para frente, partindo do objetivo. Com base nesse resultado, monte os passos que a equipe deve seguir.

Como criar um fluxograma passo a passo?

Algumas etapas são fundamentais para criar um fluxograma. A seguir, confira o passo a passo.

Defina o objetivo. Entenda quais objetivos o fluxograma deve alcançar e identifique os processos que ele vai explicar.

Use um modelo. Começar por um modelo economiza tempo e agiliza o trabalho, já que ele traz símbolos padronizados.

Adicione formas. Identifique os processos e acrescente as formas apropriadas ao fluxograma.

Conecte as formas. Em seguida, adicione linhas e setas de conexão para sequenciar os eventos e os símbolos escolhidos.

Compartilhe e atualize. Compartilhe o fluxograma com as pessoas relevantes. Como sistemas e processos mudam constantemente, mantenha-o sempre atualizado.

Saber usar os símbolos de fluxograma e escolher as ferramentas certas para criar, compartilhar e atualizar os diagramas são passos fundamentais para as empresas. Portanto, confira nosso artigo sobre ferramentas para mapeamento de processos. Nele, você vê uma comparação dos principais recursos, com critérios de usabilidade, integração e custo para cada tipo de organização.