Administrar corretamente a documentação da empresa é uma tarefa essencial para o desempenho de uma organização. Quanto mais o negócio cresce, maior é a quantidade de material que precisa ser organizado diariamente. Por esse motivo, a implantação de gestão documental deve ser feita o mais cedo possível para garantir o máximo de eficiência.

Para chegar nesse objetivo é importante adotar algumas boas práticas como parte desse processo. Identificar quais são os principais desafios e os passos mais importantes dessa gestão vai facilitar bastante a tarefa.

Acompanhe e entenda como fazer a implantação de gestão documental de forma eficiente.

O que é a implantação de gestão documental e por que ela é essencial?

A gestão documental da empresa é o processo pelo qual uma companhia organiza seus documentos para que possam ser utilizados de forma mais eficaz. Seja para registro ou aplicação em diferentes tarefas.

Em essência, esse processo pode ser feito em formato físico, mas a tendência é a migração para o digital. É o método mais econômico e eficiente para controlar toda a sua documentação. 

Para prosseguir com sua implementação, há três passos essenciais.

• Organização: classificar, nomear e hierarquizar os documentos;
• Digitalização: converter dos documentos em formato digital;
• Automação: automatizar a gestão eletrônica de documentos para que possa ser realizada em maior escala.

Uma vez feita essa implementação, é mais fácil realizar outras tarefas, como análise de desempenho ou projeções futuras.

Quais são os principais desafios na implantação de gestão documental?

Apesar de ser um processo essencial, a implementação de gestão documental apresenta seus próprios desafios. Entender quais são essas dificuldades é fundamental para facilitar seu planejamento.

Veja a seguir alguns desses desafios e como lidar com eles.

Resistência cultural e falta de treinamento

Para fazer a implementação da gestão documental, é fundamental contar com a participação ativa da sua equipe. Algo que envolve tanto sua capacitação quanto uma mudança na cultura de gestão interna. Por isso, você precisa investir em treinamentos que preparem sua equipe para utilizar o novo sistema.

Mapeamento inadequado de processos

Outro desafio comum é a dificuldade em mapear o processo de gestão documental dentro da empresa. É importante saber como os documentos são gerados, a quais áreas eles são destinados e ter um sistema fixo para acompanhar, guardar e recuperar estas informações em tempo hábil.

Segurança e conformidade com normas

Quanto maior o volume de informação que sua empresa precisa lidar, mais importante é considerar a segurança de dados. Para isso, é fundamental garantir conformidade com a LGPD, além de adotar medidas de proteção internas. Principalmente o controle de acesso, permissões, firewalls e backups regulares.

Quais são as melhores práticas para implantar uma gestão documental eficiente?

Se você quer melhorar o desempenho na sua gestão documental, é importante manter um bom direcionamento para seus investimentos. Veja a seguir algumas orientações que você pode seguir durante a implementação dessas ferramentas.

Realize um mapeamento completo dos documentos

O primeiro passo para uma implantação de gestão de documentação eficiente é mapear sua documentação. Assim, você pode estabelecer quais devem ser digitalizados. Também é importante hierarquizar esses dados, de forma que os dados utilizados no dia a dia sejam mais fáceis de recuperar.

Escolha um software adequado

Outro componente essencial para uma gestão efetiva é escolher os instrumentos arquivísticos certos. Principalmente os softwares utilizados para organizar e administrar sua documentação. A Ikhon oferece soluções completas de gestão documental para, incluindo recursos de automação e segurança de dados.

Implemente políticas de acesso e segurança

Como mencionamos, a segurança da informação deve ser uma das suas prioridades durante a implantação de gestão documental. Soluções de criptografia são essenciais para proteger os dados da empresa, além de controlar o acesso a diferentes arquivos. Sempre garantindo que suas ações devem estar alinhadas com as normas da LGPD.

Capacite seus colaboradores

Para que seus softwares e nova metodologia tenham o efeito desejado, é fundamental que os colaboradores saibam como utilizá-los no dia a dia. Sendo assim, você precisa considerar como sua equipe vai se adaptar a estas novas ferramentas.

Para isso, você deve implementar planos de capacitação, treinamentos e material de apoio para seus colaboradores. Assim, você evita os erros mais comuns envolvidos.

Como garantir o sucesso da implantação com o suporte da Ikhon?

Para facilitar a implantação de gestão documental, o melhor é contar com ajuda especializada e as ferramentas certas. Com o auxílio da Ikhon, você encontra soluções completas para sua empresa. Nossos profissionais realizam um atendimento personalizado, identificando as necessidades específicas de cada empresa e adaptando o serviço para melhor atender às suas demandas.

Agora você entende melhor a importância de uma implantação de gestão documental eficiente. Quanto maior o volume de documentos que sua empresa precisa lidar regularmente, maior é a importância desses sistemas para seu negócio.

Quer otimizar a gestão documental da sua empresa? Conheça as soluções inovadoras da Ikhon e garanta uma implantação eficiente!