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Os instrumentos arquivísticos são materiais produzidos de forma personalizada para melhorar a gestão documental
24 de março de 2025
Para realizar a guarda de documentos, alguns mecanismos podem ajudar. Entre estes, estão os instrumentos arquivísticos, que ajudam na preservação dos documentos da instituição e a entender por quanto tempo eles precisam ser preservados, tornando o processo mais eficiente.
Neste artigo, vamos entender o que são instrumentos arquivísticos, quais são os principais materiais que os compõem e quais são seus principais benefícios.
Instrumentos arquivísticos são materiais produzidos de forma personalizada com o objetivo de tornar a gestão documental mais eficiente. Eles auxiliam tanto na preservação da memória da instituição, seja ela pública ou privada, como na eliminação segura de documentos, quando não é mais necessário guardá-los.
Esses materiais ajudam na gestão documental de uma empresa ou instituição pública, já que oferecem mecanismos para melhorar a organização dos documentos. Através deles, são pensados meios de preservação da informação, o que facilita processos.
Os principais documentos criados a partir desse trabalho são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.
O plano de classificação leva em conta todo o acervo e necessidades da instituição. Com base nessas informações,cria-se um padrão de categorização hierárquica de todos os arquivos da organização, reunindo-os de acordo com o seu departamento e finalidade.
A tabela de temporalidade respeita os padrões nacionais e internacionais de gestão documental para administrar a validade de cada documento, detalhando quais tipos de materiais podem ser eliminados (e a partir de qual janela de tempo) e quais necessitam de guarda permanente. Isso ajuda a evitar a guarda e os cuidados de preservação com um arquivo que não é mais necessário.
Outros tipos de solução podem surgir a partir desta prática, sempre visando a melhoria da gestão documental.
Trata-se do trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade. Visa identificar o panorama completo da gestão documental de uma empresa ou instituição.
É desenvolvido para as empresas que já possuem o plano de classificação e tabela de temporalidade, mas que não sabem como utilizar os instrumentos. Esse serviço capacita os colaboradores para utilizar o trabalho de gestão documental já feito e dar continuidade a ele.
Os manuais técnicos de gestão documental são guias produzidos para solucionar uma necessidade específica da empresa. Podem ser para higienização, classificação ou qualquer outra demanda da instituição.
Estabelece definições, orientações e padrões corporativos de todas as tratativas relacionadas com as informações físicas e digitais de natureza arquivística. Ou seja, todas as produzidas ou recebidas em razão do desempenho de funções institucionais formais e que precisam ser mantidas.
A tabela de temporalidade e a classificação de arquivos são mecanismos facilitadores para o processo da gestão documental. O serviço de produção arquivística agrega muito na guarda de documentos por organizar o acervo documental de uma instituição. A partir daí, ajuda na categorização dos documentos, sejam eles produzidos ou recebidos pela empresa. Com a melhor organização, também se torna mais fácil criar metodologias eficientes de busca e recuperação da informação.
Com a tabela de temporalidade, fica muito mais fácil saber quais documentos precisam ser mantidos ou descartados. Dessa forma, a gestão de documentos tem mais um processo otimizado.
Além disso, a criação dos documentos arquivísticos é o primeiro passo para que processos realizados de forma manual sejam automatizados, pois é um pré requisito da legislação que serviço possuam os instrumentos para que se tornem digitais.
Essas metodologias, uma vez feitas, podem ser utilizadas a longo prazo e permitem a criação de um histórico documental organizado do cliente.
O uso dos instrumentos arquivísticos na gestão de documentos oferece muitos benefícios. Confira alguns deles:
A digitalização dos documentos diminui a necessidade do uso de papel, reduzindo o uso de espaço.
Os arquivos digitalizados não podem ser perdidos por acidentes ou ação do tempo e as informações guardadas na nuvem ficam menos suscetíveis a fraudes e desvios.
O sistema converte qualquer documento digitalizado em arquivo de texto, facilitando os mecanismos de buscas.
A organização dos documentos digitalmente agiliza o acesso a eles, sem a necessidade de se deslocar até um arquivo, como seria o caso com documentos físicos.
Neste artigo, entendemos o que são instrumentos arquivísticos, quais e o que são os principais materiais que os compõem, como ele pode ser utilizado de forma eficaz na gestão de documentos e seus principais benefícios.
Para entender melhor sobre como organizar o acervo da sua empresa se adequando às regulamentações, acesse nosso blog.
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