O Processo Eletrônico Nacional (PEN) é a iniciativa que busca unificar a tramitação de processos administrativos entre diferentes órgãos públicos brasileiros. Trata-se, portanto, de uma resposta à fragmentação de sistemas. Antes dele, essa fragmentação isolava cada instituição em sua própria bolha digital.

Neste artigo, você vai entender o que é o Processo Eletrônico Nacional, como ele funciona na prática e qual é a diferença entre esse programa e o SEI, um dos sistemas mais conhecidos que fazem parte desse ecossistema.

O que é o Processo Eletrônico Nacional (PEN)

O PEN é um programa de cooperação técnica entre instituições públicas de todas as esferas de governo. Ele foi criado para permitir que sistemas eletrônicos de diferentes órgãos “conversem” entre si e compartilhem processos administrativos digitais.

Coordenado pelo Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, o programa nasceu da integração de diferentes esforços que já estavam em curso no governo federal. Sua formalização ocorreu por meio do Acordo de Cooperação Técnica nº 02/2013. O acordo foi celebrado entre o Ministério, a Embrapa, a Comissão de Valores Mobiliários (CVM) e o Governo do Distrito Federal. Atualmente, mais de 130 órgãos e entidades participam da iniciativa, conforme dados do portal oficial do PEN.

Na prática, portanto, o papel do Processo Eletrônico Nacional vai além de conectar sistemas. Ele integra a própria gestão pública, permitindo que diferentes esferas de governo compartilhem processos com agilidade. Assim, os órgãos também reduzem custos e ganham produtividade. Essa integração dialoga diretamente com outros pilares da gestão documental, como os instrumentos arquivísticos que cada órgão usa internamente para organizar seus próprios documentos.

Como o Processo Eletrônico Nacional funciona na prática

O funcionamento do PEN, assim, se sustenta em três elementos centrais. Confira, a seguir, como cada um deles atua.

Barramento de interoperabilidade

O barramento de interoperabilidade funciona como a espinha dorsal do PEN. Ele é a infraestrutura tecnológica que permite a comunicação entre sistemas diferentes. Dessa forma, dados e documentos conseguem trafegar de um órgão a outro, mesmo quando cada instituição usa um software próprio de gestão eletrônica de documentos.

Protocolo de tramitação entre órgãos distintos

Além do barramento, o PEN estabelece um protocolo comum de tramitação. Assim, mesmo que dois órgãos utilizem sistemas eletrônicos diferentes, o envio de um processo entre eles se torna simples. Na prática, tramitar um processo para outro órgão passa a ser tão fácil quanto tramitá-lo internamente.

Adesão voluntária das instituições

Por fim, a participação no PEN não é obrigatória. Cada órgão adere ao programa por meio da assinatura de um Termo de Adesão ao Acordo de Cooperação Técnica. Dessa forma, o crescimento da rede acontece de maneira colaborativa, à medida que novas instituições reconhecem os ganhos de agilidade e economia.

Qual a diferença entre PEN e SEI?

Essa é uma das dúvidas mais comuns de quem começa a estudar o Processo Eletrônico Nacional. O SEI (Sistema Eletrônico de Informações) é um sistema específico de gestão de processos. Já o PEN é o programa mais amplo, responsável por viabilizar a comunicação entre o SEI e outros sistemas eletrônicos de diferentes órgãos.

Na prática, é como comparar um aplicativo de mensagens à infraestrutura de internet que permite que ele funcione. O SEI é a ferramenta que um órgão usa no dia a dia para tramitar seus processos. O PEN, por sua vez, é o programa que garante que esse órgão consiga enviar e receber processos de outra instituição, ainda que ela utilize um sistema totalmente diferente.

Por exemplo, imagine uma universidade federal que usa o SEI para tramitar processos internos. Se ela precisar enviar um processo para um ministério que utiliza outro sistema eletrônico, entra em cena o PEN. É por meio do barramento de interoperabilidade que essa troca acontece, sem que nenhuma das partes precise mudar de plataforma.

O Processo Eletrônico Nacional e a gestão arquivística

A interoperabilidade entre sistemas, base do PEN, é também um dos pilares que sustentam a gestão arquivística nacional. Conheça nosso artigo sobre Sistema Nacional de Arquivos (SINAR). Nele, você entende como a padronização e a integração de informações entre órgãos públicos sustentam uma gestão documental mais eficiente e transparente.