Atualmente, a gestão de documentos está migrando para o digital, mas é importante saber escolher o melhor software de gestão documental para a sua empresa e, assim, evitar dores de cabeça.

Continue a leitura para entender o que você deve analisar na hora de fazer essa escolha, quais critérios avaliar ao fazer comparações e como a Ikhon se destaca nessa área!

O que considerar ao escolher um software de gestão documental?

Antes de contratar um sistema, é bom entender o que você realmente precisa e o que o mercado oferta.

Funcionalidades essenciais

O software deve permitir armazenamento e organização de documentos de forma intuitiva, facilitando pesquisas rápidas, e garantindo controle de versões. O acesso remoto é um diferencial importante, permitindo que equipes trabalhem de qualquer lugar.

Além disso, a integração com outras ferramentas evita retrabalho e melhora a produtividade.

Segurança da informação e conformidade com a LGPD

A proteção dos dados é um dos pontos mais críticos. O sistema precisa dar controle de acessos, definindo quem pode visualizar, editar ou excluir documentos.

Criptografia de dados e backups automáticos são indispensáveis para evitar perda de arquivos e garantir a segurança das informações. Além disso, a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) é essencial, assegurando o tratamento adequado de informações sensíveis.

Facilidade de uso, suporte e custo-benefício

O software deve ser de fácil uso para que a equipe possa adotá-lo rapidamente. Um suporte técnico eficiente também faz diferença, ajudando a resolver problemas sem comprometer o fluxo de trabalho.

Por fim, o custo-benefício deve ser avaliado com atenção. Testar versões gratuitas ou solicitar uma demonstração pode evitar frustrações no futuro.

Quais critérios comparar ao avaliar diferentes softwares?

Escolher um software pode ser um desafio, mas comparar os critérios certos ajuda a tomar a melhor decisão. Com tantas opções no mercado, é importante focar no que realmente faz diferença no dia a dia.

Facilidade de uso e integração com outras ferramentas

O sistema precisa ser intuitivo, sem exigir treinamentos demorados para a equipe. Além disso, ele deve se integrar bem com outras plataformas que você já usa, como ERPs, CRMs e sistemas de armazenamento em nuvem. Quanto mais fluido for o uso, mais tempo você economiza em tarefas burocráticas.

Custo-benefício e retorno sobre investimento (ROI)

Não adianta escolher a opção mais barata se ela não atender às suas necessidades. O ideal é escolher um software que, de fato, otimize processos, reduzindo erros e aumentando a produtividade. Se o sistema economiza tempo e melhora a gestão, o investimento compensa.

Suporte técnico e atualizações constantes

Um software sem suporte eficiente pode virar um problema quando algo der errado. O ideal é contar com um time de atendimento acessível e ágil. Além disso, a empresa responsável deve manter o sistema atualizado, corrigindo falhas e trazendo novas funcionalidades.

Quais são os principais softwares de gestão documental do mercado?

Se a sua empresa precisa organizar documentos digitais, um software de gestão documental pode ser a solução ideal. No mercado, existem várias opções, cada uma com suas particularidades.

Comparando as principais soluções disponíveis

Entre os sistemas mais conhecidos, temos o DocuWare, que se destaca pela automação de fluxos de trabalho, e o M-Files, que usa inteligência artificial para categorizar documentos automaticamente.

O Laserfiche também é uma opção popular, oferecendo ferramentas avançadas de captura de dados. Já o SharePoint, da Microsoft, se integra bem com outras ferramentas do Office 365, sendo ideal para empresas que já usam esse ecossistema.

Cada software tem seus diferenciais, mas a escolha depende das necessidades específicas da empresa. Como é possível perceber, algumas soluções são mais voltadas para grandes corporações, enquanto outras atendem melhor pequenas e médias empresas.

Como a Ikhon se destaca no fornecimento de tecnologia documental

A Ikhon vem se consolidando como uma das principais fornecedoras de tecnologia para gestão documental. Sua plataforma conta com gestão eletrônica de documentos, permitindo acesso rápido e seguro por meio de uma intranet corporativa ou de uma solução em nuvem.

Além disso, investimos em automação de processos, reduzindo o tempo gasto com tarefas repetitivas.

Outro diferencial é a adequação às normas de compliance e à LGPD, garantindo segurança e conformidade legal. Com soluções focadas nas normas arquivísticas e em segurança da informação, a Ikhon atende empresas e órgãos públicos que precisam otimizar sua gestão documental de forma eficiente.

Assim, entendendo como escolher o melhor software de gestão documental analisando quais fatores considerar em sua escolha, além de como comparar as diferentes opções do mercado, ficará mais fácil encontrar a solução que mais se adapte às necessidades da sua empresa.

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