Gestão de Documentos: Organização Eficiente para Empresas de Todos os Tamanhos

A gestão de documentos é fundamental  para manter a organização e a produtividade em empresas de qualquer porte. Desde o armazenamento de informações internas até o cumprimento de legislações, uma política eficiente de gestão documental pode reduzir custos, otimizar processos e garantir conformidade legal.

Parte da rotina de qualquer empresa envolve lidar com informações: seja de clientes, fornecedores ou internas. Para isso, seu negócio precisa ter uma boa política de gestão de documentos.

Na prática, esse processo pode ser bastante desafiador, especialmente à medida que a empresa cresce. Porém, com o direcionamento certo, você garante sua organização e produtividade independente do tamanho do seu negócio.

Neste artigo, entenderemos os desafios mais comuns e apresentaremos estratégias práticas para implementar uma gestão documental eficiente e alinhada às necessidades modernas.

Gestão de Documentos: O Que É e Por Que É Importante?

A gestão de documentos é um conjunto de práticas que visa organizar, armazenar, preservar e gerenciar documentos de forma eficiente. Seu objetivo principal é garantir o fácil acesso às informações, assegurando sua integridade, segurança e conformidade com as regulamentações legais.

Em um ambiente corporativo, onde o volume de dados cresce rapidamente, uma gestão documental eficaz torna-se indispensável para evitar desperdícios, melhorar a produtividade e proteger dados sensíveis.

Quais são os desafios enfrentados pelas empresas na gestão de documentos?

Mesmo em negócios de pequeno porte, a gestão de documentos apresenta seus próprios desafios. Veja a seguir alguns dos principais que você deve considerar em seu planejamento.

Espaço para documentos físicos

O armazenamento de documentos físicos ainda é uma realidade para muitas empresas. Esse método ocupa espaço, gera altos custos e apresenta dificuldades de manutenção, especialmente a longo prazo.

Com o tempo, isso aumenta consideravelmente os custos envolvidos nesse processo, já que muitos documentos precisam ser guardados pela empresa por vários anos.

Com isso, é necessário ter um espaço adequado para guardar documentos físicos levando em conta sua preservação. 

Perda de informações importantes

Como mencionamos, a preservação de documentos importantes é também uma obrigação da empresa. Porém muitas dessas informações podem se perder enquanto estão armazenadas. Isso apresenta um grande risco para certos negócios, especialmente quando alguns desses documentos são requisitados para prestação de contas ou processos jurídicos.

Dificuldade de organização e acesso

Quanto maior o volume de documentos dentro da empresa, mais difícil é manter todos esses dados devidamente organizados. Especialmente à medida que os formatos de documentação mudam. Isso pode se tornar um problema na hora de recuperar essas informações no futuro para alguma auditoria.

Falta de clareza na política de dados

Toda empresa deve seguir as normas do Conselho Nacional de Arquivologia (ConArq) na hora de planejar sua gestão de documentos. Parte disso envolve estabelecer uma política de dados, uma série de boas práticas e procedimentos internos que todos os colaboradores devem seguir. Porém, muitos negócios não têm uma política estabelecida, usando processos informais no dia a dia. Isso aumenta o risco de inconsistências ou perda de informação.

Passo a Passo Para Implementar Uma Gestão Documental Eficiente

Apesar de todos os desafios que citamos, não é impossível fazer uma gestão de documentos eficiente e prática. Veja aqui alguns métodos que vão te auxiliar.

Faça a digitalização de documentos

Com os avanços da tecnologia, é possível fazer a digitalização de documentos com mais rapidez e eficiência do que nunca. A conversão desses de papel para o computador reduz drasticamente o uso de espaço, além de facilitar seu acesso e organização a longo prazo.

Tenha um sistema de classificação e indexação

Para fazer a organização adequada de informações, você deve, primeiro, criar um sistema de classificação e indexação. Um padrão de nomeação e localização de arquivos, o qual a equipe pode usar para encontrar os arquivos mais facilmente no futuro. Esse conceito deve ser aplicado tanto para os arquivos digitalizados quanto físicos.

Formalize sua política de gestão de documentos

Como mencionamos antes, ter uma política de gestão de documentos bem clara ajuda a orientar a equipe na hora de lidar com esses dados no dia a dia. Sendo assim, vale a pena investir algum tempo mapeando e formalizando esses processos. Assim, todos podem seguir o mesmo ponto de referência.

Se atente à LGPD

A relação entre legislação e tecnologia é uma questão cada vez mais importante nas empresas. Especialmente aquelas que fazem a digitalização de documentos. Para isso existe a Lei Geral de Proteção de Dados, ou LGPD. Uma série de normas que definem como as empresas devem lidar com informações sensíveis. Fique atento a essas exigências, especialmente às suas atualizações.

Invista em ferramentas adequadas

Administrar um grande volume diário de documentos não é uma tarefa fácil para um ser humano. O mais recomendado é investir em ferramentas de gestão de documentos, de forma que seja possível automatizar parte do processo e reduzir o risco de erros.

Benefícios da Gestão Documental Eficiente

• Redução de custos: menor gasto com armazenamento físico e impressão.
• Produtividade Elevada: equipes localizam documentos de forma mais rápida.
• Segurança: proteção de dados sensíveis contra perdas e acessos não autorizados.
• Conformidade Legal: garantia de que os documentos estão em conformidade com legislações como a LGPD.

Transforme sua gestão de documentos 

Independente de quais métodos, ferramentas e políticas você adota em sua gestão, é importante pensar também em como elas podem afetar seu trabalho a longo prazo. Você deve considerar não apenas os efeitos práticos hoje, mas também como essas escolhas afetam sua capacidade de organizar e recuperar documentos no futuro, além de fazer outras melhorias posteriores.

A gestão de documentos não é apenas uma questão organizacional, mas uma estratégia fundamental para empresas que buscam crescer de forma sustentável. Ao adotar práticas como digitalização, formalização de políticas e uso de ferramentas tecnológicas, você pode transformar a gestão documental em um diferencial competitivo.

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