Tão importante quanto guardar os arquivos é saber controlar os prazos de guarda. Isso consiste basicamente em saber até quando os documentos precisam ser armazenados e qual destinação eles devem ter. Para realizar esse processo, utiliza-se a tabela de temporalidade.

Neste artigo, vamos explicar o que é uma tabela de temporalidade, sua importância, o que a compõem, as etapas para sua criação e os tipos de temporalidade existentes.

O que é a tabela de temporalidade?

A temporalidade de um documento é o que determina a destinação, prazo de transferência, mudança de suporte, eliminação e recolhimento dos arquivos de uma empresa. Isso significa que uma Tabela de Temporalidade Documental é um item fundamental para empresas que desejam garantir o bom armazenamento de documentos digitalizados.

Em outras palavras, a tabela de temporalidade apresenta o ciclo de vida de cada documento gerado pela empresa. Ao utilizar essa ferramenta, a empresa passa a ter mais controle sobre os documentos, evitando a eliminação incorreta e o acúmulo de documentos desnecessários.

Qual a importância da tabela de temporalidade?

Ela é fundamental para o acompanhamento dos documentos arquivados. Ela se torna uma ferramenta de consulta dos prazos de guarda dos documentos. Isso ajuda a manter o controle do volume do acervo. Com isso, é possível evitar danos e falhas através de análises de critérios e acompanhamentos.

Quais são os tipos de temporalidade em uma tabela?

O tempo em que os documentos permanecem em cada estágio na empresa depende do tipo de temporalidade de cada um. Conheça cada um deles:

Correntes

Informa que o documento ainda se encontra no prazo de vigência e que ainda é usado nas atividades do dia a dia.

Intermediários

É um tempo de transição em que o período de validade do documento já expirou, mas ele deve permanecer arquivado.

Permanentes

Nesse caso, o prazo de validade foi encerrado, então, o documento pode ser descartado.

O que compõe uma tabela de temporalidade?

Esse documento deve apresentar algumas colunas essenciais, como:

Item documental

Essa coluna informa o tipo de documento analisado.

Ciclo de vida

Registra o tempo que o documento deve ficar armazenado. Esse tópico se divide em idades corrente, intermediária e permanente.

Tempo de guarda

Trata-se do tempo de guarda obrigatório imposto por lei, mas pode ser alterado.

Frequência de uso

Registra a quantidade de vezes que o documento foi consultado durante as atividades diárias. Dessa forma, classifica os arquivos por intensidade em alta, média e baixa.

Destino final

Especifica para qual lugar o documento deve seguir assim que termina o seu ciclo de vida. Podem ser encaminhados para: descarte (eliminação), arquivo inativo, armazenamento em microfilme ou digitalização.

Como criar uma tabela de temporalidade?

Para formular esse instrumento de forma eficaz, existem três passos básicos que podem ajudar. Conheça cada uma dessas etapas:

Separar os assuntos

É fundamental separar quais tipos de assunto tratam os documentos. Eles podem ser categorizados por hierarquia de atividades e funções. É importante registrar a frequência de uso do documento no decorrer da rotina.

Definir o tempo de guarda

É preciso que seja determinado o ciclo de vida do documento e, depois, seja definido o período obrigatório do seu armazenamento, que pode ser em meses, anos ou permanente.

Estabelecer a destinação final dos documentos

Define para onde o documento será conduzido ao concluir o ciclo de vida, seja eliminação, arquivo morto, digitalização ou arquivamento em mídias. Nessa etapa, é importante inserir um espaço para observações, dados adicionais e justificativas associadas ao documento, para auxiliar e facilitar o destino.

Neste artigo, explicamos o que é uma tabela de temporalidade, sua importância, o que a compõem, as etapas para sua criação e os tipos de temporalidade existentes.

Para saber mais sobre a gestão documental, acesse nosso artigo sobre gestão eletrônica de documentos.