Segundo pesquisa divulgada pelo portal LGPD Brasil, apenas 16% das empresas do país estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula a coleta, armazenamento e uso de dados pessoais, garantindo mais segurança e privacidade.

Continue a leitura para entender como a LGPD pode impactar a gestão de documentos da sua empresa e quais as melhores práticas para adequá-la a essas novas normas. Além disso, mostraremos como a tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo!

Por que a LGPD impacta a gestão de documentos?

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) impacta diretamente a gestão de documentos das empresas, porque ela estabelece regras claras sobre como os dados pessoais devem ser coletados, armazenados, tratados e descartados.

Ou seja: qualquer organização que lida com informações de pessoas físicas (como clientes, funcionários, fornecedores) precisa estar atenta a como gerenciar esses dados, garantindo que estejam protegidos e em conformidade com a lei.

Uma das principais exigências da LGPD é a necessidade de obter o consentimento explícito para o tratamento dos dados. Ou seja, a empresa não pode simplesmente coletar ou armazenar informações sem a permissão das pessoas envolvidas.

Além disso, é preciso garantir a segurança desses dados, com medidas para evitar acessos não autorizados ou vazamentos de informações sensíveis.

Na prática, isso significa que as empresas precisam revisar seus processos de gestão de documentos, garantindo que os dados pessoais sejam armazenados de maneira organizada, em sistemas seguros, com acesso restrito às pessoas autorizadas.

Quais são as melhores práticas para adequação da gestão de documentos à LGPD?

Veja a seguir algumas práticas para adequar suas empresas e seus documentos à Lei Geral de Proteção de dados:

Classificação e controle de acesso a documentos sensíveis

A primeira coisa que você precisa fazer para adequar a gestão de documentos à LGPD é classificar os dados. Identifique quais documentos contêm informações pessoais sensíveis e coloque medidas de controle de acesso.

Isso significa garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou manipular esses dados. Ferramentas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ajudam bastante nisso, permitindo que você defina quem tem acesso a quais arquivos.

Política de retenção e descarte seguro de informações

A LGPD também exige que as empresas estabeleçam uma política clara sobre quanto tempo manterão os documentos. Dados pessoais só podem ser retidos pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados.

Após isso, é preciso garantir que os documentos sejam descartados de forma segura, seja fisicamente ou digitalmente, para evitar que informações sensíveis sejam acessadas indevidamente.

Implementação de consentimento e auditoria de uso de dados

Por fim, a implementação de consentimento é fundamental. Sempre que coletar dados pessoais, você deve ter uma forma clara de obter permissão da pessoa, explicando o que será feito com suas informações.

Além disso, realizar auditorias periódicas para monitorar o uso dos dados é uma boa prática. Isso ajuda a garantir que os documentos e dados estão sendo tratados conforme a LGPD, evitando problemas futuros.

Como a tecnologia pode ajudar na adequação à LGPD?

Veja a seguir algumas tecnologias que ajudarão a sua empresa a se adequar à LPGD de forma mais prática e eficiente.

Ferramentas de automação para rastreabilidade e conformidade

A tecnologia pode ser uma grande aliada na adequação à LGPD, especialmente quando se trata de rastreabilidade e conformidade. Ferramentas de automação permitem que as empresas monitorem de perto o uso dos dados, garantindo que todas as ações realizadas estejam de acordo com a lei.

Essas ferramentas ajudam a mapear como os dados são coletados, armazenados e compartilhados, além de registrar quem acessou cada informação, facilitando auditorias e garantindo que a empresa esteja sempre em conformidade.

Softwares que garantem a proteção e criptografia de documentos

Outro ponto importante é a segurança dos dados. Softwares especializados oferecem proteção robusta para documentos e dados pessoais, com criptografia que impede o acesso não autorizado.

Esses sistemas garantem que as informações sensíveis estejam seguras, mesmo em caso de vazamento ou ataques cibernéticos. A proteção dos dados é indispensável para evitar multas e prejuízos à reputação da empresa, além de transmitir confiança aos clientes de que suas informações estão sendo tratadas com cuidado.

Como a Ikhon pode auxiliar no processo de adequação

Com a Ikhon, sua empresa garante conformidade com a LGPD de forma prática e segura. Mapeamos processos, identificamos riscos e implementamos soluções personalizadas para proteger dados e otimizar a gestão documental.

Depois de saber como a LGPD impacta a gestão de documentos das empresas, quais as melhores práticas de adequação e como a tecnologia pode ajudar nesse processo, você pode começar agora mesmo a investir na regulamentação da sua empresa e na segurança das informações da sua empresa e das dos seus clientes.

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