Cuidar da documentação de uma empresa é uma missão de suma importância para as instituições. Apesar de parecer simples, ela precisa ser feita de forma adequada, com cuidado e seguindo as normas vigentes.

Mais do que apenas guardar documentos, é preciso organizá-los. Para isso, a prática da classificação documental pode ser um diferencial, trazendo diversas vantagens.

Neste artigo, explicamos o que é a classificação de documentos, qual a sua importância e benefícios para as empresas, como esse processo ajuda na gestão dos arquivos e deixamos dicas para que ele seja realizado adequadamente.

O que é classificação de documentos?

A classificação dos documentos tem como objetivo organizar os documentos de uma empresa por classes. Esta é uma etapa fundamental da gestão documental, pois permite ordenar, controlar e racionalizar o fluxo e o armazenamento dos documentos. Para obter o resultado necessário, é preciso ser feita de maneira adequada.

Qual a importância da classificação de documentos?

A classificação documental é um processo importante dentro da guarda de arquivos. Conheça alguns dos motivos pelos quais as empresas devem aplicar esse processo.

Melhor uso do espaço

Ao eliminar documentos duplicados, desnecessários e que já cumpriram o seu prazo de guarda, o espaço é liberado, tanto nos arquivos como no ambiente digital.

Acesso e consulta

Ter os documentos organizados e classificados ajuda a encontrar as informações desejadas de forma rápida e precisa..

Cumprir as normas

A classificação é uma maneira de atender às exigências legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Segurança

A classificação de documentos ajuda a separar os arquivos sigilosos e não sigilosos, diferenciando os níveis de acesso. Isso evita o vazamento, a perda ou a alteração indevida.

Como classificar os arquivos pode ajudar a gestão documental?

A classificação dos documentos é um processo que se conecta à gestão e à guarda documental. Conheça alguns exemplos de como esses processos trabalham juntos.

Transferência

Classificar os arquivos ajuda na transferência dos documentos de um arquivo corrente para um arquivo intermediário, onde ficam armazenados temporariamente até a sua destinação final.

Eliminação

Ajuda ainda a controlar o descarte dos documentos que não têm mais utilidade para a empresa.

Recolha

Outro destaque é a transferência dos devidos documentos para um arquivo permanente, onde ficam preservados e disponíveis para a pesquisa.

Como fazer a classificação dos documentos?

Algumas etapas ajudam a realizar de forma adequada a classificação documental. Categorizar os documentos é um dos passos mais importantes, podendo ser realizada por gênero, tipologia, espécie, forma, assunto, formato, relevância, ou outros.

A temporalidade dos documentos também é uma prática fundamental nesse processo. Ela sinaliza qual será o destino, o tempo da transferência, como a mudança irá acontecer, como será eliminado e o seu recolhimento. Existem alguns tipos de temporalidade: corrente (documentos no prazo vigente), intermediário (em período de transição) e permanente (prazo finalizado, quando o documento já pode ser descartado). Por esse motivo, esse processo ser feito da forma certa é fundamental.

Além da digitalização, a tecnologia pode fazer a coleta de documentos, monitoramento, indexação e organização dos registros da empresa, por isso buscar ajuda especializada pode ser muito importante.

Neste artigo, explicamos o que é a classificação de documentos, qual a sua importância e benefícios para as empresas, como esse processo ajuda na gestão dos arquivos e deixamos dicas para que ele seja realizado adequadamente.

Para saber mais sobre ferramentas para melhorar a gestão documental, acesse este artigo publicado em nosso blog.