A legislação arquivística é o conjunto de leis e normas que define como documentos devem ser produzidos, armazenados, acessados e descartados no Brasil. O tema ganhou destaque nos últimos anos, com o avanço da gestão eletrônica de documentos, por isso é muito importante entender as normas

Neste artigo, vamos explicar o que é legislação arquivística, porque ela é importante e quais documentos ela atinge, e destacar as principais normas e algumas ações importantes para aplicá-las. Leia e entenda!

O que é a legislação arquivística?

A legislação arquivística é o conjunto de normas que regulam a criação, o uso, a gestão, a preservação e o acesso a documentos. Ela é válida tanto para os arquivos públicos quanto para os privados.

Por que a legislação arquivística é tão importante?

Ela é responsável por certificar que os documentos gerados no decorrer das atividades sejam devidamente registrados, armazenados e, quando necessário, disponibilizados à sociedade ou aos interessados. Essa legislação também orienta as práticas relacionadas ao descarte documental, conforme tabela de temporalidade, evitando eliminações inadequadas.

Quais documentos a legislação arquivística atinge?

A legislação arquivística abrange dispositivos constitucionais, leis ordinárias, decretos, portarias, resoluções de órgãos como o Conselho Nacional de Arquivos (ConArq), além de normas técnicas voltadas para a digitalização e conservação dos acervos. Elas estabelecem princípios para o tratamento da informação documental, assegurando sua autenticidade, integridade, segurança e disponibilidade.

Quais são as principais leis e normas da legislação arquivística?

A legislação arquivística brasileira conta com muitas normas. Conheça algumas delas:

Lei nº 8.159/1991 – Política Nacional de Arquivos Públicos e Privados

A Lei nº 8.159/1991 é conhecida como Lei de Arquivos e estabelece os fundamentos da política nacional para os arquivos públicos e privados. Ela determina que compete ao poder público, em cooperação com a sociedade, a gestão e a proteção dos arquivos, de forma a preservar o acesso e a integridade das informações neles contidas.

Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011)

A Lei nº 12.527/2011, popularmente conhecida como Lei de Acesso à Informação (LAI), reforça o dever dos órgãos de manter arquivos organizados e acessíveis, disponibilizando dados ao cidadão.

Resoluções do ConArq

As Resoluções do ConArq tratam de aspectos como classificação, avaliação, temporalidade, destinação e preservação de documentos. Elas estão relacionadas diretamente com a teoria das três idades dos arquivos, dividindo o ciclo de vida dos documentos.

Normas técnicas de digitalização e preservação

Entre muitas normas, vale destacar o Decreto nº 10.278/2020, que dispõe sobre os critérios técnicos e requisitos para a digitalização de documentos, assegurando que os documentos digitalizados tenham o mesmo valor jurídico que os originais.

Como aplicar a legislação arquivística na prática?

Existem ações fundamentais para colocar em prática a legislação arquivística. Conheça algumas delas:

Implantação de políticas

Os municípios devem instituir políticas de gestão documental alinhadas ao SINAR e às orientações do Conarq, com plano de classificação, definição de tabelas de temporalidade e rotinas para produção, tramitação, guarda e eliminação de documentos.

Classificação e destinação de documentos

Cada documento deve ser classificado de acordo com seus prazos de guarda e ter tabelas de temporalidade, garantindo a destinação correta dos documentos, seja preservação permanente, eliminação ou transferência.

Digitalização

A digitalização de documentos é fundamental, mas deve ser feita de forma correta, de modo a garantir a autenticidade e a segurança dos acervos digitais.

Neste artigo, explicamos o que é legislação arquivística, porque ela é importante, quais documentos ela atinge, destacamos as principais normas e algumas ações importantes para aplicá-las.

Entender a legislação arquivística não é mera burocracia, pelo contrário, é o que protege a empresa em auditorias, disputas judiciais e fiscalizações. Se você quer saber mais sobre as leis e normas que regulamentam a gestão de documentos, a Ikhon pode te ajudar a garantir conformidade com as leis, entre em contato!