Sabemos que a segurança da informação é uma preocupação para empresas de todos os setores, principalmente após a criação da lei LGPD. Desta forma, a rastreabilidade de documentos é uma das estratégias mais eficazes para garantir a proteção de dados e a integridade dos processos internos. 

Neste artigo, vamos explicar por que a rastreabilidade de documentos é necessária para a segurança da informação, como funciona o monitoramento e o controle de versão e quais tecnologias podem ser usadas para proteger os dados corporativos. Continue a leitura e saiba mais. 

O que é rastreabilidade de documentos e por que ela é importante?

Consideramos a rastreabilidade de documentos como a capacidade de monitorar todas as interações realizadas em um arquivo ao longo de todo seu ciclo de vida. Os passos incluem saber quem acessou, editou, copiou ou compartilhou um documento. Assim se garante um histórico detalhado de todas as modificações.

Esse controle é muito necessário para a segurança da informação porque diminui os riscos de manipulação indevida, perda de dados e acessos não autorizados. Além disso, facilita bastante as auditorias e ajuda a ficar em conformidade regulatória, assegurando que a empresa esteja alinhada com normas como a lei LGPD.

Como a rastreabilidade reduz riscos de fraudes e vazamentos?

Quando não há controle rigoroso sobre os documentos na sua empresa, ela fica vulnerável a fraudes e vazamentos de dados. Isso pode acontecer de diversas formas, como:

• Alterações não autorizadas: quando a organização não tem um histórico detalhado de edições, informações podem ser modificadas sem que a sua empresa perceba.
• Acesso indevido: seus funcionários ou terceiros podem acessar documentos sensíveis sem permissão, expondo a empresa a riscos legais e operacionais.
• Perda de documentos críticos: falhas humanas ou técnicas podem resultar na exclusão de arquivos importantes, dificultando a recuperação de informações estratégicas.

Desta forma, quando você tem um sistema de rastreabilidade eficiente, todas as ações são registradas, criando um ambiente mais seguro e transparente. Assim, qualquer anomalia pode ser identificada mais rápido, evitando prejuízos para o seu negócio.

Como funciona o monitoramento e controle de documentos?

Para garantir a rastreabilidade, é essencial escolher mecanismos que possibilitem o monitoramento contínuo e o controle sobre todas as versões dos documentos. Saiba mais a seguir.

Controle de versão e histórico de edições

O controle de versão permite que a empresa acompanhe todas as modificações realizadas em um documento, garantindo que nenhuma informação seja perdida ou alterada sem registro. Isso possibilita:

• Recuperação de versões anteriores, caso uma alteração indevida seja identificada.
• Comparação entre diferentes versões para verificar quais modificações foram feitas.
• Maior organização, evitando duplicação de arquivos e inconsistências nos dados.

Além disso, o quando você usa o controle de versão, histórico de edições documenta cada modificação, incluindo o autor da alteração e o horário em que foi feita.  

Auditoria documental para evitar acessos não autorizados

Uma auditoria documental garante que somente usuários autorizados tenham acesso a informações sensíveis, protegendo assim a integridade e a confidencialidade dos dados. Para alcançar esse objetivo, é fundamental usar algumas medidas. 

Em primeiro lugar, a definição de permissões de acesso é obrigatório, afinal cada usuário deve ter permissões claras e específicas, que determinam se ele pode visualizar, editar ou compartilhar documentos, de acordo com seu nível de autorização. 

Além disso, é importante manter registros detalhados de todas as mudanças feitas nos arquivos. Toda interação, seja uma visualização, edição ou compartilhamento, deve ser monitorada e registrada, criando um histórico que pode ser consultado sempre que necessário. Esse rastreamento ajuda a identificar possíveis falhas de segurança e serve como uma ferramenta de responsabilização.

Outro recurso interessante é a implementação de alerta e notificações em tempo real. Sistemas avançados podem ser configurados para enviar alerta sempre que houver tentativas de acesso não autorizado ou atividades suspeitas. Isso ajuda a equipe de segurança aja rapidamente, evitando possíveis riscos antes que se tornem problemas muito maiores.

Quais tecnologias podem ser usadas para rastrear documentos?

Usar tecnologias e práticas que garantam o monitoramento e o controle de documentos é uma necessidade estratégica. 

Softwares de monitoramento e criptografia de dados

A criptografia de dados é uma camada extra de segurança que protege os documentos contra acessos não autorizados. Mesmo que um arquivo seja interceptado ou roubado, a criptografia garante que ele permaneça ilegível sem a chave de descriptografia correta.

Sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) são exemplos de como essas tecnologias podem ser aplicadas. Eles oferecem funcionalidades como:

• Criptografia de ponta a ponta: protege os documentos desde o momento em que são criados até o armazenamento e compartilhamento.
• Registros automáticos de atividades: mantém um histórico detalhado de todas as ações realizadas, como visualizações, edições e exclusões.
• Integração com sistemas de autenticação: usa métodos como autenticação em dois fatores (2FA) ou biometria para garantir que somente usuários autorizados tenham acesso.

Sistemas Integrados para Controle Total

Para organizações que lidam com grandes volumes de documentos, os sistemas integrados são a solução ideal. Eles unificam a gestão de documentos em uma única plataforma, evitando a dispersão de arquivos em diferentes locais ou dispositivos. 

Esses sistemas oferecem benefícios como gestão centralizada, pois todos os documentos são armazenados e gerenciados em um único repositório seguro, facilitando a localização e o acesso controlado.

Benefícios da Rastreabilidade de Documentos

Usar tecnologias para rastrear documentos traz uma série de vantagens como segurança reforçada, uma vez que com o monitoramento contínuo e a criptografia de dados, as empresas reduzem significativamente o risco de vazamentos ou acessos não autorizados.

Além disso, a automação de processos e a gestão centralizada economizam tempo e recursos e ainda atendem às normas de proteção de dados, ajudando a empresa a evitar sanções e a construir uma reputação de confiança perante clientes e parceiros.

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Como é possível notar, a rastreabilidade de documentos é uma necessidade para qualquer empresa que valoriza a segurança da informação. Usar um sistema eficiente de monitoramento, controle de versão e auditoria documental diminui riscos, garante conformidade regulatória e aumenta a eficiência.

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