A gestão de processos administrativos na administração pública é a disciplina que estrutura, padroniza e monitora as rotinas internas de um órgão público. Quando bem executada, ela é a primeira linha de defesa contra riscos operacionais.

Neste artigo, vamos falar sobre a gestão de processos na administração pública. Nele, falaremos sobre o conceito, os elementos que o compõem e as etapas desse processo. Continue a leitura e entenda melhor!

O que são processos?

Um processo é um conjunto de atividades realizadas por uma organização, um grupo de pessoas ou sistema, com a finalidade de atingir um resultado específico. Tratam-se das atividades que fazem parte da rotina de trabalho e acontecem de forma repetida e contínua.

O que é Gestão de Processos na Administração Pública?

Quando se fala em processos do setor público, é preciso entender que trata-se de trabalhar com recursos limitados, necessidade de prestação de contas e prazos apertados. Nesses casos, a gestão de processos atua para otimizar o uso dos materiais e aproveitá-los da melhor maneira, atuando de forma transparente e com um serviço eficiente.

Os objetivos da Gestão de Processos na Administração Pública são diferentes dos de uma empresa privada. Ela ajuda a garantir processos mais claros, melhor aproveitamento do tempo, redução de custos, mais qualidade nos serviços e mensuração de resultados.

Quais são os elementos dos processos administrativos? 

Apesar de variar de acordo com cada caso, em geral os elementos básicos dos processos são os mesmos. Conheça cada um deles abaixo:

Planejamento 

Para ter uma boa gestão administrativa é necessário montar um planejamento definindo os objetivos.

Organização 

A gestão de processos administrativos demanda a participação de diversos setores da empresa, por isso ela precisa ser feita de forma organizada, dividindo o trabalho e delegando funções.

Direção 

A direção atua no aspecto subjetivo do processo de trabalho, buscando o alinhamento dos colaboradores durante a realização de suas tarefas.

Controle 

O controle está relacionado com as métricas escolhidas para verificar se as estratégias adotadas estão fazendo efeito.

Integração 

A integração atua para coletar informações e designar as atividades nos diversos setores da organização.

Previsão 

É possível calcular algumas previsões para ajudar na tomada de decisões

Quais as etapas da gestão de processos?

A gestão de processos é cíclica dentro de uma empresa. Confira quais são as etapas de gestão de processos que atuam de forma cíclica dentro de um negócio:

Planejamento estratégico

É preciso analisar todos os processos da empresa, definir quais estão precisando ser otimizados e qual a ordem de urgência.

Modelagem

O mapeamento é uma parte importante da gestão de processos. Ele acontece ao se avaliar os recursos de cada processo e quais os problemas existentes, fazendo um mapeamento em busca de melhorias.

Implantação

Nessa etapa, é criado um fluxo de trabalho envolvendo responsáveis, metas de implementação, cronogramas e envolvidos no processo. Após a implementação, a equipe deve colocar em prática as melhorias que foram redesenhadas a partir dos modelos.

Monitoramento e controle

Depois que os novos modelos foram colocados em prática, é preciso fazer o monitoramento para medir se os resultados esperados estão sendo alcançados.

Melhorias e adaptações

A fase de refinamento tem como objetivo aprimorar o que já foi feito, combatendo pequenos problemas.

Neste artigo, falamos sobre a gestão de processos na administração pública. Nele, explicamos sobre o conceito, os elementos que o compõem e as etapas desse processo.

Gerir processos administrativos começa por tornar visível o que hoje é informal. Leia nosso artigo sobre mapeamento de processos e sua relação com a gestão de documentos e entenda como representar os fluxos de trabalho, identificar onde os documentos circulam e quais etapas geram retrabalho ou perda de informação.