A gestão sustentável de documentos tornou-se um pilar central para empresas que buscam alinhar suas operações à agenda ESG (Ambiental, Social e Governança). Mais do que apenas organizar arquivos, essa abordagem estratégica envolve o uso de dados estruturados e a digitalização de documentos  para criar processos eficientes, transparentes e mais seguros.

Empresas que investem em uma gestão documental robusta conseguem reduzir significativamente seus impactos ambientais, otimizar a governança corporativa e promover uma maior eficiência operacional. Este artigo explora como estruturar seus dados fortalece os pilares ESG e quais práticas implementar.

O que é gestão sustentável de documentos e como ela fortalece o ESG?

A gestão sustentável de documentos refere-se ao conjunto de práticas e tecnologias adotadas para gerenciar o ciclo de vida da informação corporativa (da criação ao descarte) com o mínimo impacto ambiental e o máximo de eficiência operacional. Sua importância para a responsabilidade corporativa é direta, pois transforma intenções sustentáveis em ações mensuráveis.

Na prática, a adoção de uma gestão documental moderna ataca desperdícios crônicos. Práticas sustentáveis reduzem drasticamente o consumo de papel, o uso de energia associado a impressoras e equipamentos de digitalização, e a necessidade de espaço físico para arquivos mortos.

O pilar dessa abordagem é a digitalização. Contudo, é a automação que potencializa os resultados. A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) não apenas armazena arquivos digitalmente, mas utiliza a automação de processos para reduzir desperdícios e aumentar a eficiência.

Para empresas que iniciam essa jornada, compreender o que é gestão de documentos e por que sua empresa precisa dela é o primeiro passo para alinhar operações à agenda sustentável.

Como a gestão documental contribui para os pilares do ESG?

A gestão sustentável de documentos não é uma iniciativa isolada; ela permeia e fortalece todos os três pilares da agenda sustentável. A capacidade de organizar, acessar e proteger dados estruturados de forma eficiente é o que viabiliza a transparência e a responsabilidade exigidas pelo mercado.

Ambiental (E)

• Menor impacto ecológico: Este é o benefício mais evidente. A digitalização e o armazenamento em nuvem reduzem drasticamente a necessidade de papel, diminuindo o desmatamento e o consumo de água no processo de fabricação.
• Redução da pegada de carbono: Menos papel significa menor consumo de energia (impressão, climatização de salas de arquivo) e redução das emissões de CO2 associadas ao transporte e descarte de documentos físicos.

Social (S)

• Transparência e acesso: A gestão documental promove o acesso facilitado às informações. Ambientes de trabalho digitais permitem que colaboradores acessem dados de forma rápida e equitativa, melhorando a produtividade.
• Segurança da informação: A proteção de dados sensíveis de clientes e funcionários é um aspecto social crucial. A gestão eletrônica de documentos garante que apenas pessoal autorizado acesse informações confidenciais, fortalecendo a privacidade de dados.

Governança (G)

• Controle e rastreabilidade: A governança é o pilar mais fortalecido pelos dados estruturados. Uma gestão documental eficaz garante maior controle, rastreabilidade e segurança dos dados corporativos.
• Conformidade (Compliance): Isso é vital para a conformidade regulatória, incluindo a LGPD. Processos automatizados asseguram que auditorias sejam precisas e que as políticas de retenção e descarte sejam seguidas rigorosamente.

Empresas que buscam automatizar e otimizar seus processos arquivísticos por meio da gestão eletrônica de documentos conseguem, por exemplo, comprovar suas ações de conformidade e sustentabilidade com muito mais agilidade durante auditorias.

Quais são as boas práticas para uma gestão documental sustentável?

Implementar uma gestão sustentável de documentos exige uma abordagem metódica. Não basta apenas digitalizar, é preciso criar um ecossistema de eficiência operacional e inovação tecnológica. Algumas boas práticas incluem:

Definir políticas claras de descarte e reciclagem 

Estabelecer regras formais para o ciclo de vida do documento é o primeiro passo. Isso inclui definir políticas de descarte seguro (fragmentação ou eliminação digital permanente) e a reciclagem de documentos físicos que atingiram o fim de sua vida útil legal.

Investir em sistemas de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Adotar sistemas de gestão eletrônica de documentos (GED) é fundamental. Essas plataformas centralizam o armazenamento, automatizam fluxos de trabalho (BPM) e garantem a segurança da informação.

Estabelecer indicadores de sustentabilidade 

Medir o progresso é essencial. Empresas devem estabelecer KPIs (Indicadores-Chave de Desempenho) ligados à eficiência documental, como “redução percentual no consumo de papel” ou “tempo médio de recuperação de documentos”.

Mapear processos existentes

Antes de automatizar, é preciso entender o fluxo atual. Mapear o caminho do processo de organização e guarda de documentos é crucial para identificar gargalos e aplicar a tecnologia de forma eficaz.

Para empresas que buscam acelerar essa transição, contar com um parceiro especializado é um diferencial. A Ikhon atua como parceira estratégica na estruturação de processos documentais sustentáveis, oferecendo soluções que unem automação de processos e conformidade legal, essenciais para fortalecer a agenda sustentável.

A gestão sustentável de documentos é, portanto, um componente indispensável da governança corporativa moderna. Ao estruturar dados e digitalizar processos, as empresas não apenas reduzem custos e aumentam a eficiência operacional , mas também constroem uma base sólida para uma atuação ambientalmente correta, socialmente responsável e em plena conformidade.

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