O Business Process Management (BPM), traduzido como gerenciamento de processos de negócio, é uma tecnologia de gestão de documentos integrada à automação de processos, que busca melhorar os fluxos de informação da empresa. Ele pode oferecer diversos benefícios às instituições. Para entender melhor, continue a leitura!

Neste artigo, vamos falar sobre o conceito dos softwares BPM e os seus tipos existentes, vamos abordar os diversos benefícios que essa ferramenta pode trazer e sua implementação na gestão de documentos e na administração pública.

O que é BPM?

BPM é a sigla para Business Process Management. Em português, significa Gestão de Processos de Negócio. Segundo a definição oficial divulgada pelo BPM CBOK®, trata-se de uma disciplina de gestão que integra as estratégias e os objetivos de uma organização com as expectativas e necessidades do cliente por meio do foco nos processos de ponta a ponta.

Na prática, o BPM funciona como uma “modelagem de processos”, organizando e gerenciando para otimizá-los. Trata-se de uma metodologia, uma estrutura de negócio ou um conjunto de ferramentas. Ela envolve a capacidade da organização e visa melhorar os resultados de desempenho dos negócios com base em desenho, modelagem, execução, automação, medição, controle e otimização dos processos.

O primeiro registro existente de menção ao gerenciamento de processos foi em 1911, em um artigo publicado em por Frederick Taylor na “The Principles of Scientific Management”. No artigo, ele argumentou que a empresa poderia ter resultados mais efetivos caso recompensasse monetariamente seus funcionários baseado na sua produtividade. Apenas em 1980 essa tecnologia passou a ser relacionada aos sistemas de gestão de fluxo de trabalho.

Tipos de BPM

Nem todos os softwares BPM são iguais. Pelo contrário, esse processo de escolha é muito importante para definir o sucesso ou não do uso desta ferramenta. Ao escolher a solução certa, é fundamental consultar as características básicas de cada tipo, como automação eficiente, possibilidade de crescimento e evolução do sistema no futuro e integração com outros sistemas empresariais.

O software BPM precisa estar em constante evolução. No processo de decisão, é necessário observar as tendências que essa tecnologia apresenta, possíveis inovações e pensar em como preparar as empresas para os desafios que estão por vir.

Quais os benefícios do BPM?

A aplicação de um software BPM pode trazer algumas vantagens para a empresa. Conheça algumas delas:

Segurança

Segurança é uma das coisas mais importantes quando se pensa no gerenciamento de dados. Com o BPM, torna-se mais fácil implementar regulamentações e se atualizar quando atualizações surgem ajudando os processos a se tornarem mais seguros.

Produtividade

Ao melhorar os processos, o BPM também facilita a automação de vários elementos do fluxo de trabalho.

Transferência de conhecimento

Com os processos melhor organizados, torna-se mais fácil compartilhar o conhecimento dentro do ambiente empresarial, melhorando a comunicação.

Como o BPM pode ser utilizado na gestão de documentos?

Quando aplicado no processo de gestão de documentos, o software BPM visa melhorar a eficiência, a produtividade e a agilidade de cada etapa da gestão, armazenamento e organização dos arquivos. Ele também ajuda a promover a padronização e a conformidade com a regulamentação em vigor, no caso do Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Em resumo, o mapeamento de processos auxilia na identificação de etapas, atividades, responsabilidades e sequências em processos, além da automação deles, através de sistemas e ferramentas. Isso, unido à guarda e à digitalização de documentos, que trabalha para a substituição de arquivos em papel por versões digitais, pode trazer a uma instituição mais organização, melhor acesso e compartilhamento e mais segurança das informações.

BPM na gestão pública

Uma pesquisa intitulada The State of the BPM Market aponta que 65% das organizações consideram que um software BPM ajudou a promover a eficiência, a versatilidade e a satisfação do cliente dentro de sua rotina de trabalho. Dessa forma, um órgão público que presta serviços diretos à população também precisa de ferramentas do tipo para otimizar suas atividades.

A adoção desta ferramenta na administração pública ajuda a garantir redução de custos, processos mais claros, mais qualidade nos serviços, melhora no processo de tomada de decisões, melhor aproveitamento do tempo, entre outros.

Na gestão pública, o software BPM ajuda a diminuir processos burocráticos e evitar falhas. Ao sistematizar ações que podem passar por diversos setores e envolver variados documentos, a otimização que essa ferramenta traz ajuda a reduzir problemas.

Neste artigo, falamos sobre o conceito dos softwares BPM, os tipos existentes, abordamos os diversos benefícios que essa ferramenta pode trazer e sua implementação na gestão de documentos e na administração pública. Para saber mais, continue acompanhando nossos conteúdos.