Para realizar a guarda de documentos, alguns mecanismos podem ajudar. Entre estes, estão os instrumentos arquivísticos, que ajudam na preservação dos documentos da instituição e a entender por quanto tempo eles precisam ser preservados, tornando o processo mais eficiente.

Neste artigo, vamos entender o que são instrumentos arquivísticos, quais são os principais materiais que os compõem e quais são seus principais benefícios.

O que são instrumentos arquivísticos?

Instrumentos arquivísticos são materiais produzidos de forma personalizada com o objetivo de tornar a gestão documental mais eficiente. Eles auxiliam tanto na preservação da memória da instituição, seja ela pública ou privada, como na eliminação segura de documentos, quando não é mais necessário guardá-los.

Esses materiais ajudam na gestão documental de uma empresa ou instituição pública, já que oferecem mecanismos para melhorar a organização dos documentos. Através deles, são pensados meios de preservação da informação, o que facilita processos.

Os principais documentos criados a partir desse trabalho são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

Plano de classificação

O plano de classificação leva em conta todo o acervo e necessidades da instituição. Com base nessas informações,cria-se um padrão de categorização hierárquica de todos os arquivos da organização, reunindo-os de acordo com o seu departamento e finalidade.

Tabela de temporalidade

A tabela de temporalidade respeita os padrões nacionais e internacionais de gestão documental para administrar a validade de cada documento, detalhando quais tipos de materiais podem ser eliminados (e a partir de qual janela de tempo) e quais necessitam de guarda permanente. Isso ajuda a evitar a guarda e os cuidados de preservação com um arquivo que não é mais necessário.

Os instrumentos arquivísticos podem oferecer outros tipos de solução?

Outros tipos de solução podem surgir a partir desta prática, sempre visando a melhoria da gestão documental.

Diagnóstico arquivístico e da informação

Trata-se do trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade. Visa identificar o panorama completo da gestão documental de uma empresa ou instituição.

Desenvolvimento dos processos de gestão documental

É desenvolvido para as empresas que já possuem o plano de classificação e tabela de temporalidade, mas que não sabem como utilizar os instrumentos. Esse serviço capacita os colaboradores para utilizar o trabalho de gestão documental já feito e dar continuidade a ele.

Desenvolvimento de manuais técnicos de gestão documental

Os manuais técnicos de gestão documental são guias produzidos para solucionar uma necessidade específica da empresa. Podem ser para higienização, classificação ou qualquer outra demanda da instituição.

Política de gestão documental

Estabelece definições, orientações e padrões corporativos de todas as tratativas relacionadas com as informações físicas e digitais de natureza arquivística. Ou seja, todas as produzidas ou recebidas em razão do desempenho de funções institucionais formais e que precisam ser mantidas.

O uso dos instrumentos arquivísticos na gestão documental

A tabela de temporalidade e a classificação de arquivos são mecanismos facilitadores para o processo da gestão documental. O serviço de produção arquivística agrega muito na guarda de documentos por organizar o acervo documental de uma instituição. A partir daí, ajuda na categorização dos documentos, sejam eles produzidos ou recebidos pela empresa. Com a melhor organização, também se torna mais fácil criar metodologias eficientes de busca e recuperação da informação.

Com a tabela de temporalidade, fica muito mais fácil saber quais documentos precisam ser mantidos ou descartados. Dessa forma, a gestão de documentos tem mais um processo otimizado.

Além disso, a criação dos documentos arquivísticos é o primeiro passo para que processos realizados de forma manual sejam automatizados, pois é um pré requisito da legislação que serviço possuam os instrumentos para que se tornem digitais.

Essas metodologias, uma vez feitas, podem ser utilizadas a longo prazo e permitem a criação de um histórico documental organizado do cliente.

Benefícios na gestão documental na gestão pública

O uso dos instrumentos arquivísticos na gestão de documentos oferece muitos benefícios. Confira alguns deles:

Eliminação de uso de papel

A digitalização dos documentos diminui a necessidade do uso de papel, reduzindo o uso de espaço.

Redução de riscos

Os arquivos digitalizados não podem ser perdidos por acidentes ou ação do tempo e as informações guardadas na nuvem ficam menos suscetíveis a fraudes e desvios.

Possibilidade de transformar documentos digitalizados em arquivos de texto

O sistema converte qualquer documento digitalizado em arquivo de texto, facilitando os mecanismos de buscas.

Acesso rápido de qualquer lugar

A organização dos documentos digitalmente agiliza o acesso a eles, sem a necessidade de se deslocar até um arquivo, como seria o caso com documentos físicos.

Neste artigo, entendemos o que são instrumentos arquivísticos, quais e o que são os principais materiais que os compõem, como ele pode ser utilizado de forma eficaz na gestão de documentos e seus principais benefícios.

Para entender melhor sobre como organizar o acervo da sua empresa se adequando às regulamentações, acesse nosso blog.