A contratação de uma empresa de digitalização de documentos garante uma equipe que seja especialista nesta atividade. É preciso garantir um time com confiabilidade, que ofereça uma plataforma completa de serviços e respeite as normas que dizem respeito à digitalização.

Neste artigo, vamos explicar os motivos pelos quais se deve contratar uma companhia especializada, o que ela precisa ter e deixar dicas sobre como escolher qual delas melhor atende sua demanda. Leia o texto abaixo e entenda!

Por que contratar uma empresa de digitalização de documentos? 

A digitalização de documentos é a transformação dos documentos físicos para o formato digital, armazenando-os em sistemas eletrônicos, nuvens ou diferentes softwares. Esse processo é válido para recibos, comandas, relatórios e muitos outros tipos de documentações que estão presentes no dia a dia de uma empresa.

O Decreto nº 10.278 regulamentou o registro digital de documentos no Brasil. Ele determina as diretrizes, normas, requisitos e procedimentos para estabelecer regras sobre como realizar esse processo tanto em organizações públicas como privadas. Ele também está alinhado à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), já que ele segue as mesmas normas de proteção de dados pessoais.

Para que esse processo ocorra de maneira adequada, é recomendada a contratação de uma empresa especializada em digitalização de documentos.

O que uma empresa de digitalização de documentos deve ter?

Para estar adequada, uma empresa de digitalização precisa de alguns itens básicos, como:

Tecnologia especializada

Empresas que realizam digitalização possuem scanners de alta performance e software de OCR avançado.

Agilidade e produtividade

Com uma equipe treinada e especializada, a digitalização é mais rápida.

Segurança

É importante seguir os protocolos de segurança da informação, mantendo dados sigilosos protegidos durante todo o processo.

Conformidade legal

Uma empresa experiente conhece as leis e normas e trabalha para garantir que os documentos digitalizados tenham validade jurídica.

Como escolher a empresa de digitalização de documentos?

Antes de fechar contrato, avalie e selecione a melhor empresa de digitalização para o seu projeto. Confira algumas dicas:

Reputação no mercado

Dê preferência a fornecedores com experiência em projetos de digitalização de documentos.

Pesquise a reputação

Avalie e peça referências de experiências anteriores da empresa.

Recursos tecnológicos

Informe-se sobre os equipamentos e softwares que a empresa utiliza: scanners profissionais de alta performance proporcionam imagens em alta resolução, e o uso de OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) permite transformar arquivos em PDFs pesquisáveis.

Segurança

Avalie as medidas de segurança da informação adotadas pela empresa. Verifique se o fornecedor utiliza criptografia durante o transporte e o armazenamento dos arquivos, garantindo que ninguém não autorizado tenha acesso aos dados.

Conformidade legal

Digitalizar documentos com validade jurídica requer atenção às normas, como o Decreto 10.278/2020, que estabelece requisitos técnicos para que um documento digitalizado tenha o mesmo valor legal do original. Verifique se o prestador segue essas diretrizes e se fornece documentação de conformidade após o serviço.

Suporte ao cliente

É recomendado buscar uma empresa que possa personalizar o serviço que ofereça um bom atendimento ao cliente desde o primeiro contato.

Custo-benefício

Analise o custo benefício que cada empresa oferece. É fundamental investir em um parceiro qualificado, que entregue segurança e eficiência.

Neste artigo, explicamos os motivos pelos quais se deve contratar uma empresa de digitalização de documentos, o que ela precisa ter e deixar dicas sobre como escolher qual delas melhor atende sua demanda.

Escolher bem é o que separa um projeto de sucesso de um problema jurídico futuro. Ainda tem dúvidas sobre como transformar seu arquivo físico em uma estrutura digital de alta performance? Fale com nossos especialistas em digitalização de documentos e peça um diagnóstico gratuito para a sua empresa!