A gestão eletrônica de documentos (GED) é um serviço essencial para empresas que desejam organizar seus arquivos e otimizar os processos operacionais. Por meio da tecnologia é possível criar, armazenar, gerenciar e acessar documentos digitais, garantindo segurança, eficiência e acessibilidade.

Neste artigo, você entenderá o que é GED, seus benefícios e como implementá-la para automatizar e otimizar processos arquivísticos.

Definição e conceito de GED

A GED é um conjunto de práticas, processos e tecnologias voltados para o gerenciamento digital de documentos ao longo de seu ciclo de vida. Em vez de depender de arquivos físicos, os documentos são digitalizados, indexados e armazenados em sistemas computacionais, garantindo acesso rápido e seguro.

Com isso, a gestão eletrônica facilita o arquivamento, a recuperação e a preservação de informações importantes, tornando os processos mais ágeis e confiáveis.

Benefícios da digitalização e automatização de processos arquivísticos

A digitalização e automação de processos arquivísticos são atividades fundamentais para empresas que buscam eficiência operacional e adequação às exigências do mercado. Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Redução de custos: a eliminação do armazenamento físico e a diminuição do uso de papel gera economia significativa, reduzindo gastos com impressão, espaço e manutenção de arquivos físicos;
• Aumento da produtividade: a automação de tarefas repetitivas permite que as equipes foquem em atividades estratégicas, agregando mais valor ao negócio;
• Maior controle e organização: a digitalização possibilita a indexação e o rastreamento eficiente dos documentos, minimizando perdas e extravios e garantindo mais segurança e acessibilidade;
• Competitividade e agilidade: empresas que adotam processos digitais otimizam seu funcionamento interno e se tornam mais competitivas no mercado.

Como um sistema de gestão de documentos otimiza processos?

A gestão de documentos vai além do armazenamento digital, oferecendo mais organização, segurança e eficiência. Entre os principais benefícios desse sistema, estão:

• Redução do tempo de busca: com documentos digitalizados e indexados, a pesquisa se torna mais ágil, eliminando a necessidade de buscas manuais;
• Segurança e proteção de dados: o uso de recursos como criptografia, controle de acesso e auditoria garante a segurança de informações sensíveis e a conformidade com regulamentações como a LGPD,
• Acessibilidade e colaboração: com documentos centralizados na nuvem, equipes distribuídas podem acessar e editar arquivos simultaneamente, melhorando a comunicação e a produtividade.

Melhores práticas para implementar a gestão eletrônica de documentos

Para garantir uma implementação eficiente da GED, é essencial seguir algumas boas práticas:

• Planejamento da digitalização e automação: identifique quais documentos e processos devem ser digitalizados para garantir um fluxo eficiente;
• Escolha de ferramentas tecnológicas: utilize softwares especializados em GED para armazenamento, gestão e automação de documentos;
• Conformidade com a LGPD: certifique-se de que os dados sejam armazenados com segurança e controle de acesso, minimizando riscos legais;
• Treinamento da equipe: capacitar os colaboradores para utilizarem corretamente o sistema de GED e seguirem as políticas de segurança da informação;
• Monitoramento contínuo: acompanhe o desempenho do sistema e realize ajustes sempre que necessário para otimizar os processos.

Ferramentas tecnológicas essenciais para implementação

A gestão eletrônica de documentos depende de soluções especializadas para garantir eficiência e segurança. Algumas das principais tecnologias envolvidas são:

• Softwares de GED: plataformas que permitam a automação do ciclo de vida dos documentos.
• Sistemas de RPA (Robotic Process Automation): automatizam tarefas repetitivas, aumentando a eficiência operacional.
• Soluções de segurança da informação: o uso de criptografia de dados e controle de acesso rigoroso garante conformidade com a LGPD e proteção contra acessos indevidos.

Torne sua empresa mais eficiente com a GED

A gestão eletrônica de documentos é essencial para empresas que desejam aumentar a eficiência, garantir conformidade e reforçar a segurança das informações.

Ao adotar um sistema de GED, sua empresa pode otimizar processos internos, reduzir custos e melhorar a colaboração entre equipes. Para garantir uma implementação bem-sucedida, é fundamental seguir boas práticas e escolher as ferramentas certas.

Se sua empresa ainda não investiu em gestão eletrônica de documentos, agora é o momento ideal para considerar essa transformação. Conte com a Ikhon para encontrar a solução ideal para otimizar seus processos.