Benefícios para gestores e colaboradores

Nos tempos atuais o lucro financeiro não tem sido o único foco da iniciativa privada. O entendimento que qualidade de vida, que envolve além de ter dinheiro, mas tempo e estrutura também, faz parte da visão empreendedora também. Frente a isso, buscar soluções tecnológicas que garantam benefícios para todos que fazem parte de um mesmo empreendimento tem sido uma das metas para a melhoria de desempenho dos negócios.

A GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é uma das ações mais significativas para o alcance de resultados satisfatórios dentre de empresas e também instituições públicas.

Isso porque os benefícios da GED são diversos, tanto para gestores, como para colaboradores de qualquer empreendimento/instituição. Vamos a alguns deles:

Melhoria da acessibilidade: Com a GED o acesso aos documentos são viabilizados por meio da internet. Ou seja, gestores e colaboradores autorizados podem acessar de qualquer lugar do mundo documentos necessários ao trabalho, não sendo necessário se deslocar com documentos da empresa para continuar um trabalho em casa ou tramitar um serviço em outro lugar.

Mais alternativas de compartilhamento:

A melhoria da acessibilidade por sua vez promove a ampliação das possibilidades
de compartilhamento, já que por meio da internet, é possível enviar para outras
partes interessadas no processo de trabalho qualquer documento da empresa ou
instituição. Isso permite que todos da equipe possam trabalhar de maneira mais
integrada e facilitada, mesmo sem estar no mesmo espaço físico.

Segurança da informação: A gestão eletrônica de documentos viabiliza também a segurança da informação,
pois, além dos documentos estarem armazenados com backup, somente pessoas
com chaves/permissões podem ter acesso aos arquivos.

Menos espaço, menos papel, menos resíduo e mais economia: Com a gestão eletrônica é possível organizar documentos no meio virtual, utilizando
sistemas simplificados e práticos de pastas virtuais e subarquivos. Isso significa,
redução da necessidade de espaço, fim da necessidade de papel e outros materiais
imprescindíveis para o arquivamento físico. Ou seja, redução de gastos com
impressões, cópias e afins, e menos impacto ambiental.

Aumento da produtividade: Diante de todo esse cenário é possível observar também o aumento da
produtividade da equipe, com a facilitação de acesso a documentos, redução de
tempos de buscas, fim de processos de arquivamentos físicos, entre outras
atividades que consomem e energia, que podem ser empregados em outras ações
mais estratégicas para a empresa ou instituição.