A modernização das tarefas dentro das empresas e do setor público é muito importante. Para que isso ocorra, a digitalização de processos é um passo fundamental, dinamizando atividades e oferecendo diversos benefícios.

Neste artigo, vamos explicar o que é a digitalização de processos, suas vantagens, a diferença entre ela e a automação de processos, os principais desafios e os passos para essa mudança. Continue a leitura e entenda!

O que é a digitalização de processos?

A digitalização de processos, explicada de maneira simples, é a transferência de dados físicos para o meio virtual. Esse processo gera um dinamismo importante, pois permite que pessoas autorizadas consigam acessar os documentos de forma muito mais rápida.

Com isso, as informações e os arquivos podem ser encontrados e acessados de maneira fácil, rápida e de qualquer lugar com acesso à internet.

Aderir ao processo de digitalização permite que todas as informações possam ser armazenadas na nuvem, de modo organizado, em conjunto com uma guarda de documentos adequada.

Qual a diferença entre digitalizar e automatizar processos?

Apesar de muitas pessoas confundirem, a digitalização e a automação de processos tem suas diferenças.

A digitalização de processos consistem em transformar um dado físico em digital. Enquanto isso, a automação de processos significa fazer com que uma tarefa realizada manualmente passe a ser automática.

Quais os benefícios da digitalização de processos?

Aderir à digitalização de processos pode oferecer muitas vantagens. Conheça algumas delas:

Redução de custos

Ao digitalizar processos, as empresas reduzem custos com papel, impressão, armazenamento físico e outros recursos materiais, além de evitar retrabalho.

Aumento da produtividade

Com processos digitalizados, as tarefas podem ser feitas de maneira mais rápida e precisa, dinamizando as atividades.

Segurança da informação

Levar os dados para o meio digital ajuda a melhorar o acesso e possibilita o uso de sistemas protegidos e backups em nuvem, com maior segurança contra perdas e acessos não autorizados.

Quais as etapas para implementar a digitalização de processos?

A digitalização de processos deve ser realizada de forma estruturada. Confira abaixo quais as etapas recomendadas.

Avaliação

É preciso entender a situação e determinar os processos prioritários, os recursos necessários e os objetivos da digitalização.

Planejamento

Nessa etapa, serão definidas metas específicas para orientar todas as ações.

Escolha das ferramentas

Aqui, serão identificadas as ferramentas e tecnologias que melhor atendem às necessidades da empresa, de acordo com os objetivos definidos na etapa anterior.

Capacitação

Para que todo o processo seja feito de forma eficaz, a capacitação é essencial, garantindo que os colaboradores saibam como utilizar as novas ferramentas.

Implementação

A implementação deve ser feita gradualmente para que a empresa identifique e corrija problemas antes de expandir a digitalização.

Monitoramento contínuo

Após a implementação, é importante monitorar os resultados e realizar ajustes e melhorias contínuas.

Quais os principais desafios da digitalização de processos?

Mesmo com as vantagens, a digitalização de processos também apresenta desafios. Por isso, é importante que ela seja feita por uma equipe especializada. Saiba quais são alguns desses desafios:

Capacitação de equipe

Para que os processos digitalizados sejam bem utilizados, é essencial investir na capacitação dos colaboradores com treinamentos e workshops, por exemplo.

Resistência à mudança

Por outro lado, pode acontecer uma resistência, especialmente entre colaboradores acostumados a métodos tradicionais. Para resolver isso, as estratégias de comunicação e treinamento são muito importantes.

Integração de sistemas

Para que a digitalização seja eficaz, os sistemas devem ser integrados. Por isso, o processo deve ser feito com cuidado e com o suporte de uma equipe de especialistas.

Segurança

Ao mesmo tempo em que é uma vantagem, a digitalização também é um desafio, pois é preciso implementar controles de segurança rigorosos para evitar vazamentos de informações.

A digitalização de processos na administração pública

A digitalização de processos também acontece no setor público. Nesse caso, ela envolve a transição de procedimentos tradicionais para soluções eletrônicas. Ela ajuda a reduzir custos, melhorar a produtividade, acelerar o tempo de espera em determinadas tarefas administrativas e traz mais segurança de dados. Com tudo isso, é possível oferecer serviços de melhor qualidade aos cidadãos.

Neste artigo, explicamos o que é a digitalização de processos, suas vantagens, a diferença entre ela e a automação de processos, os principais desafios e os passos para essa mudança. Para saber mais, acesse o nosso blog e confira mais de nossos conteúdos.