Você já fez uma auditoria documental? Esse é um processo muito importante para as empresas que querem manter a sua empresa regular, além facilitar o dia a dia dos seus colaboradores na busca e gestão desses documentos.

Neste texto, explicaremos melhor o que é esse processo e porque ele é tão importante para as empresas. Além disso, também daremos algumas sugestões de ferramentas que podem deixar essa atividade mais rápida e eficiente.

O que é auditoria documental e por que ela é importante?

A auditoria documental é um processo indispensável para garantir que a empresa esteja em conformidade com as normas e regulamentos, além de ajudar a organizar e otimizar o fluxo de documentos.

Ela envolve a revisão e verificação dos documentos internos e externos da empresa, como contratos, relatórios, registros fiscais e operacionais, para garantir que tudo esteja correto, atualizado e de acordo com as exigências legais.

O papel da auditoria documental na conformidade empresarial é importante, pois ela ajuda a identificar possíveis riscos, erros ou fraudes que podem ocorrer caso a documentação não esteja em ordem.

A prática também garante que a empresa esteja seguindo todas as regras e leis necessárias para o seu funcionamento, o que evita problemas legais e multas.

Benefícios para segurança e organização de arquivos

Além de garantir conformidade, a auditoria documental traz benefícios importantes para a segurança e organização dos arquivos. Ao revisar e organizar os documentos, ela ajuda a evitar o acúmulo de papéis desnecessários, reduzindo o risco de perda de informações e aumentando a eficiência no processo de busca e recuperação de arquivos.

Com isso, a empresa consegue melhorar sua gestão interna, otimizar o tempo dos colaboradores e ter uma maior transparência nas suas operações.

Quais ferramentas podem auxiliar na auditoria documental?

Para facilitar o processo de auditoria documental, existem várias ferramentas que podem ajudar a organizar, gerenciar e até automatizar a revisão dos documentos. Elas são fundamentais para garantir que tudo esteja em conformidade e que o trabalho seja feito de maneira mais eficiente, evitando erros e retrabalho.

Softwares de gestão e controle documental

Os softwares de gestão e controle documental são as principais ferramentas para organizar e armazenar documentos de forma digital. Eles permitem a classificação e a indexação dos arquivos, o que facilita a busca e o acesso às informações quando necessário. 

Além disso, esses sistemas apresentam controle de versão, garantindo que as versões mais recentes dos documentos sejam sempre usadas.

Automação para evitar erros humanos

Outra grande vantagem dessas ferramentas é a automação, que ajuda a evitar erros humanos. A automação pode ser configurada para alertar sobre prazos de revisão de documentos, identificar documentos que precisam de aprovação e até verificar se tudo está de acordo com as normas estabelecidas.

Isso reduz significativamente o risco de falhas, como o armazenamento incorreto de documentos ou o esquecimento de revisar arquivos importantes. Ferramentas como Google Workspace e Dropbox podem integrar diferentes processos, otimizando ainda mais o fluxo de trabalho.

Google Workspace

O Google Workspace, especialmente o Google Drive, pode ser uma ferramenta útil para auditoria documental, permitindo o armazenamento seguro de documentos e o compartilhamento fácil entre membros da equipe. Com recursos de controle de versões e permissão de acesso, ajuda na organização e no monitoramento de documentos em tempo real.

Essas tecnologias não só tornam a auditoria documental mais ágil, mas também garantem maior segurança e conformidade, permitindo que a empresa se concentre no que realmente importa, sem se preocupar com a organização manual dos documentos.

Evernote Business

O Evernote Business permite a digitalização e organização de documentos, sendo uma plataforma simples para gerenciar e armazenar informações. Ele também conta com ferramentas para colaboração e integração com outras plataformas de produtividade.

Dropbox

O Dropbox é uma solução popular de armazenamento em nuvem que facilita a organização e a colaboração. Ele oferece funcionalidades de controle de versão e permissões de acesso, tornando-o útil para o gerenciamento de auditorias documentais.

DocuSign

O DocuSign é uma plataforma especializada em assinaturas eletrônicas e também oferece funcionalidades para rastrear o histórico de alterações nos documentos, o que facilita a auditoria e garante maior conformidade legal em processos que envolvem assinaturas de contratos e acordos.

OneDrive for Business

O OneDrive for Business oferece armazenamento em nuvem integrado ao Microsoft 365, facilitando a colaboração e o acesso remoto aos documentos. Ele permite o controle de versões e permissões detalhadas, o que é essencial para a auditoria e a segurança da informação.

SharePoint

O SharePoint é uma solução completa da Microsoft para a gestão de documentos e colaboração em equipes. Ele oferece funcionalidades avançadas de armazenamento e organização, controle de versões, automação de fluxos de trabalho e auditoria, garantindo a conformidade regulatória e a segurança dos documentos.

Garanta a Segurança e Organização com Soluções de Auditoria Documental

Portanto, agora você já sabe o que é a auditoria documental e por que ela é importante para manter seus arquivos sempre seguros e organizados, facilitando o dia a dia da empresa e fortalecendo a reputação da sua organização.

Se sua empresa precisa de soluções robustas para auditoria documental ou quer entender mais sobre como as ferramentas podem automatizar e otimizar seus processos, entre em contato com a Ikhon para ajudar a encontrar a melhor solução para o seu negócio.