A cada dia que passa a Gestão Documental tem sido pauta dentre as necessidades principais das empresas que visam alcançar melhores resultados, pois tal atividade vai além da organização, com benefícios como mais eficiência e rapidez na tramitação de processos e entrega de serviços.

Mas o que muitos não se atentam é que a rotina com a Gestão Documental pode também influenciar diretamente nas finanças, com a redução de gastos, por exemplo, com papelaria (pastas, papeis, envelopes, entre outros), mobiliário para arquivamento, insumos (grampos, tonners, carimbos), equipamentos para impressão, energia (para realização de impressões), logística de comunicação e informações, até espaço físico e gasto com pessoal para manutenção e organização do local onde a documentação é armazenada.

Um dos primeiros passos para a gestão de documentos é a digitalização de todo o arquivo em papel existente na empresa ou instituição. Uma vez digitalizado esse material, o empreendimento estará próximo da era digital, o que representa uma empresa/instituição mais produtiva, eficaz e sustentável, com a eliminação de resíduos, tempo de tramitação manual e arquivamento, além de um maior alcance de resultados com a eliminação de velhas práticas com manuseio de documentos, trazendo um ganho no desempenho funcional e nas atividades coorporativas e de relacionamento comercial.

O gasto de tempo que pode ser empregado para outras ações necessárias para o empreendimento também pode ser evitado, já que toda a documentação existente passará a ser disponibilizada de maneira virtual, sendo gerenciada primariamente por sistemas tecnológicos, necessitando apenas de comandos manuais para o acesso desse material.

A utilização de pessoal passa a ser empregada em atividades fins do empreendimento, com profissionais focados nas atribuições essenciais que lhes cabem e que são mais importantes de maneira direta para a proposta de atuação da empresa/instituição. O resultado é a melhoria visível no desempenho também dentre os colaboradores e por consequência, do empreendimento.

Diante do cenário apresentado, podemos analisar ainda que, para a implantação da Gestão Documental, é recomendável a terceirização da iniciativa, pois estrategicamente, além de obter um serviço especialização e mais eficiente, outro corte de custo seria com profissionais dessa área que futuramente passam a deixar de fazer parte das necessidades da empresa/instituição ou com treinamentos de profissionais que já fazem parte do empreendimento, mas contratados para outras atividades. A ideia é que cada empresa/instituição se dedique prioritariamente para as atividades para as quais foram criadas e assim entreguem produtos/serviços mais eficientes e com maior qualidade ao cliente.