A Gestão Documental é uma das principais práticas necessárias para o processo de Transformação Digital de uma empresa ou instituição. E tal processo atualmente não é apenas necessário para redução de gastos e ampliação de atuação de empreendimentos no mercado, se tornou essencial para preservar vidas.

Os procedimentos aplicados contribuem com a segurança sanitária de colaboradores da empresa ou instituição e dos clientes/público externo, pois além de proteger documentos com serviços de higienização e manuseio de preservação para o processo de digitalização, põe fim a tramitação manual de documentos impressos, que apresentam maior dificuldade de desinfecção em uma rotina de trabalho analógica.

A partir da digitalização são criadas condições adequadas não apenas de home office, que já faz parte da realidade de grande parte do mercado de trabalho, mas também da rotina virtual como um todo, que já vem sendo oferecida por diversas empresas e instituições no mundo.

Assim, além de cumprir com a solução para o atendimento de uma urgência sanitária, a Gestão Documental que envolve além do trabalho de preservação, organização e armazenamento de dados, oferece a possibilidade de uma empresa ou instituição não paralisar as atividades que desenvolve, pois com a digitalização, a possibilidade de atuação em ambiente virtual se torna o maior aliado para a operacionalização de um empreendimento sejam em que espaço ou momento for.

Investir em organização/armazenamento de dados; automação de processos; e acesso remoto ao ambiente de trabalho são passos primordiais para que uma empresa com visão estratégica e preocupada com o maior capital que possui, ou seja, os colaboradores, siga enfrentando esse momento e alcançando os melhores resultados do mercado.

A transformação digital se tornou muito mais que uma tendência tecnológica, uma necessidade de mercado. Se tornou imperial para a vida das pessoas.

Efeitos práticos contra a pandemia do novo Coronavírus:

• Digitalização: transformação do físico para o digital;
• Virtualização: Acesso aos documentos e processos da empresa de maneira rápida e prática, e a possibilidade de reunião de trabalho, por meio de ambiente virtual;
• Distanciamento social: Fim da necessidade de trabalho presencial para manuseio de documentos ou processos, que poderão ser acessados por meio de sistemas tecnológicos a qualquer momento do dia ou qualquer lugar;
• Comunicação ampliada: Com todos os procedimentos de digitalização, armazenamento/organização, e automação devidamente implantados, a comunicação entre os colaboradores e público externo da instituição/empresa será ampliada, ganhando ainda mais rapidez e eficiência no processo, o que também refletirá na ampliação de possibilidades e resultados nos negócios.