Gestão Eletrônica de Documentos

Conheça a solução

A produção e armazenamento de arquivos é uma realidade na vida de qualquer organização, que precisa adotar técnicas para ordenar todas as informações, facilitar a busca de dados e administrar a guarda e descarte de materiais.

A Gestão Eletrônica de Documentos (GED) é uma evolução desse trabalho, adaptando todas as rotinas para o digital. Esse trabalho se inicia com a digitalização dos documentos gerados e guardados pela empresa e se realiza no uso de um sistema web que unifica o acesso ao acervo.

Com um time de especialistas focados em gestão arquivística e um sistema web focado na administração de documentos, a Ikhon possui as competências necessárias para implementar a gestão eletrônica de documentos com agilidade, segurança e apoiada nas normas técnicas exigidas para o manejo da informação e segurança de dados dos usuários.

PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Principais benefícios gerados pelo uso de um software de Gestão Eletrônica de Documentos

O uso de um software para concentrar o acesso aos documentos gerados e armazenados melhora o trabalho de gestão de dados. Veja o porquê:

Plataforma on-line
O uso de um sistema web permite acessar todo o repositório de documentos a qualquer momento e de qualquer lugar que tenha conexão com a internet, evitando a paralisação de atividades por problemas ocorridos em um servidor físico.
Padronização de processos
Uma plataforma on-line criada para a gestão de documentos apresenta regras e processos que uniformizam como uma tarefa é realizada na organização. Garantindo que o fluxo de trabalho ocorra de uma forma única e conhecida por todos.
Fluxos automatizados
A transposição do trabalho físico para o digital envolve um trabalho de mapeamento de processos, que analisa como cada atividade é feita e cria automatizações para agilizar o trabalho sem deixar de cumprir nenhum dos requisitos de verificação e aprovação.
Leitura OCR e de código de barras
A tecnologia OCR digitaliza arquivos e mantém os conteúdos de texto disponíveis para a leitura do sistema. Já a funcionalidade de leitura de código de barras é útil para extração e reconhecimento de pagamento de valores.
Segurança da informação
O controle de acesso às informações de usuários é muito mais efetivo na gestão eletrônica de documentos. É possível, por exemplo, limitar o acesso a certas informações e também rastrear quais usuários visualizaram determinado documento.
Proteção contra acidentes e desastres
O armazenamento de arquivos físicos está sujeito a sofrer acidentes ou desastres naturais que causem a perda de todo o histórico informacional. Problema que fica muito mais improvável com a digitalização desses arquivos na nuvem.
Maior transparência e conformidade
Uma plataforma de GED digitaliza os processos documentais seguindo os padrões de qualidade arquivísticos e da segurança da informação. O que facilita a conferência de informações nos casos de auditorias.
Trabalho estratégico e eficiente
O uso de um sistema on-line fornece aos administradores do sistema uma nova gama de dados, que podem ser usados como base para a adoção de práticas que melhoram a execução das demandas e facilitam o trabalho das equipes.
Integração com outras tecnologias
É possível integrar uma plataforma de GED com outros sistemas. Como, por exemplo, serviços de certificação de assinatura digital ou integração com outros bancos de dados. Com essa possibilidade, o trabalho é feito de forma mais fácil e rápida.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Quais são os diferenciais da Ikhon para a Gestão Eletrônica de Documentos?

Plataforma moderna e flexível para a Gestão Eletrônica de Documentos
O Próton é o nosso sistema especialista em gestão arquivística de documentos. Ele foi desenvolvido para atender à legislação vigente e se adapta às necessidades de cada instituição, facilitando o controle de todo o fluxo documental.
Referencial técnico
Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.
Consultoria personalizada
Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.
Uso de metodologias internacionais
Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.
Mapeamento de Processos
Utilizamos a metodologia BPMN para analisar todas as etapas que envolvem uma tarefa e digitalizá-la de forma eficiente.
Portal de Serviços
Criação de um portal web para unificar a busca por informações e consulta de documentos. Isso com acesso a painéis de análise apresentando dados sobre o uso do ambiente.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos

O que é a Gestão Eletrônica de Documentos?
Chamamos de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) o processo de digitalizar a gestão documental e automatizar as tarefas relacionadas com o uso de arquivos, para aumentar a eficiência operacional, reforçar a segurança e reduzir custos, entre outras vantagens.
Quais são as vantagens da Gestão Eletrônica de Documentos
Digitalizar a gestão arquivística proporciona muitos benefícios para a organização. Alguns exemplos:
- Acesso aos documentos de forma rápida;
- Controle sobre o armazenamento, fluxo de processos e compartilhamento de documentos;
- Economia e otimização de tarefas;
- Transparência e conformidade legal nos processos.
Como é feita a Gestão Eletrônica de Documentos?
A implementação de uma Gestão Eletrônica de Documentos envolve uma consultoria de processos e a adaptação dessas rotinas para uma plataforma web, que coordena todo o manejo de documentos quando o trabalho estiver finalizado.

Durante a etapa inicial, todos os processos serão mapeados para entender como eles são feitos e automatizar os processos repetitivos, adaptando-os para o mundo digital de forma eficiente e segura aspectos como prazos, fluxo de aprovações, conferência de documentos etc).

Com os processos incluídos, a continuidade do trabalho de gestão documental ocorre por meio da plataforma GED. Que deve ter ao menos as seguintes funções.
- Digitalização de documentos: conversão para arquivos OCR, que permitem a leitura do conteúdo capturado em imagem e recurso para leitura de códigos de barras para validações financeiras;
- Gestão documental: funcionalidades de busca, edição, criação e exclusão de documentos;
- Criação de processos: implementação e ajustes de fluxos de trabalho novos e antigos;
- Segurança e Monitoramento: histórico de acessos e permissionamento para visualização de informações.
- Integrações: permitir o acesso a bancos de dados ou serviços como assinatura digital, para garantir que a plataforma atenda a todas as rotinas de documentação.
Por que contratar a Ikhon para realizar o serviço de gestão eletrônica de documentos?
A implementação de um sistema GED envolve entender como a empresa lida com a gestão documental e adaptar o trabalho físico para o digital, se adequando às leis e também às particularidades de cada organização.

Além de contar com uma equipe arquivística e um software altamente customizável, trabalhamos para integrar os processos de gestão documental à rotina da empresa, para que fique mais fácil aos colaboradores não só se adaptarem ao uso da ferramenta, mas também entender a importância da gestão documental. Trazendo, assim, resultados mais duradouros.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviço de Gestão Eletrônica de Documentos e te ajudar a entender como essa contratação pode trazer benefícios tangíveis para sua organização.

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