Se a empresa em que você trabalha lida com um alto volume de documentos e processos burocráticos demorados, provavelmente já enfrentou desafios como perda de arquivos, retrabalho e custos elevados com papel e impressão. A digitalização e automação desses processos podem trazer benefícios significativos, mas como saber se o investimento vale realmente a pena?

A resposta está no ROI de um software de gestão documental. Entender o retorno sobre investimento dessa solução é essencial para justificar sua implementação e mensurar os ganhos financeiros. Neste artigo, vamos mostrar os principais benefícios desse tipo de software, como calcular o ROI e quando esse investimento faz sentido para sua empresa.

Os benefícios financeiros de um software de gestão documental

Um software de gestão eletrônica de documentos (GED) oferece diversas vantagens para empresas que precisam organizar, armazenar e recuperar documentos de forma segura e eficiente. Mas o que isso significa na prática? O primeiro grande benefício é a redução de custos operacionais. 

Além disso, empresas que lidam com documentos físicos podem enfrentar problemas com perda de arquivos, resultando em retrabalho e possíveis impactos financeiros. Com a digitalização dos documentos, esses gastos são reduzidos drasticamente. Outro ponto essencial é o aumento da produtividade. Buscar documentos em arquivos físicos, esperar aprovações manuais e lidar com processos burocráticos consome um tempo valioso da equipe. 

Além disso, há um fator muitas vezes negligenciado: a conformidade legal e a segurança da informação. Empresas que precisam seguir normas como a LGPD podem evitar multas e penalidades ao garantir que seus documentos estejam armazenados de forma segura e acessível somente a pessoas autorizadas.

Como calcular o ROI de um sistema de gestão documental?

O cálculo do ROI de um software de gestão documental segue uma lógica simples: é preciso comparar os ganhos obtidos com a economia gerada pelo sistema e subtrair os custos da implementação. Depois, esse valor deve ser dividido pelo custo do investimento e multiplicado por 100 para obter a porcentagem do retorno. Por exemplo, imagine que uma empresa economiza R$ 110.000 por ano em redução de custos operacionais e evita R$ 100.000 em multas e riscos legais. 

Se o software custa R$ 80.000 ao ano, o cálculo seria feito assim:

• Some todos os ganhos obtidos com o software: 110.000 + 100.000 = 210.000
• Subtraia desse valor o custo do investimento: 210.000 – 80.000 = 130.000
• Agora, divida esse valor pelo custo do software: 130.000 ÷ 80.000 = 1,625
• Para transformar esse número em porcentagem, multiplique por 100: 1,625 × 100 = 162,5%

Isso significa que, para cada R$ 1 investido, a empresa recebe R$ 2,62 de volta, demonstrando que o investimento no software se paga rapidamente e ainda gera lucro.

Quando vale a pena investir em um software de gestão documental?

A adoção de um sistema de gestão documental não é necessária para todas as empresas, mas para aquelas que lidam com grande volume de documentos e processos repetitivos, os benefícios financeiros são claros. Imagine uma empresa que precisa gerenciar centenas de contratos, notas fiscais e relatórios diariamente. 

Sem uma ferramenta especializada, a organização desses documentos pode se tornar um caos, com papéis se perdendo, prazos sendo esquecidos e colaboradores gastando horas preciosas em tarefas manuais. É aí que um software de gestão documental se torna um aliado indispensável.

Empresas de médio e grande porte, em particular, encontram nessa tecnologia uma solução para desafios cotidianos. Setores como o financeiro, saúde e jurídico, sendo altamente regulados, têm ainda mais razões para investir nesse tipo de sistema. Afinal, a conformidade com normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não é apenas uma questão de organização, mas uma obrigação legal. 

Além da conformidade, a eficiência operacional é outro fator determinante. Quando uma equipe gasta horas em atividades manuais e repetitivas, como digitar dados, procurar arquivos ou enviar documentos para aprovação, a produtividade cai e os custos operacionais aumentam. Com a automação de processos, essas tarefas são realizadas de forma rápida e precisa, liberando os colaboradores para focarem em atividades mais estratégicas e criativas. 

Imagine o tempo que pode ser economizado com um sistema que organiza, classifica e recupera documentos em segundos, ou que envia lembretes automáticos para prazos importantes.

Outro ponto é a escalabilidade. À medida que uma empresa cresce, o volume de documentos e a complexidade dos processos também aumentam. Um software de gestão documental é projetado para crescer com o negócio, adaptando-se às novas demandas sem comprometer a eficiência. 

Por fim, não podemos ignorar o impacto positivo na experiência do cliente. Quando uma empresa consegue acessar informações rapidamente, responder a solicitações com agilidade e manter uma comunicação organizada, a satisfação do cliente tende a aumentar. Isso pode ser um diferencial competitivo em mercados cada vez mais exigentes.

Investir em um software de gestão documental vale a pena por ganhar eficiência, reduzir custos, garantir conformidade legal e oferecer um serviço de excelência aos clientes. Para empresas que lidam com grandes volumes de informação e processos complexos, essa solução não é somente uma conveniência, mas uma necessidade estratégica para se manter competitiva no mercado atual.

Exemplos reais de empresas que tiveram sucesso com a gestão documental

Muitas empresas já perceberam o impacto positivo desse investimento. Existem relatos de empresas que conseguiram eliminar 90% do uso de papel, reduzindo significativamente os custos com impressão e armazenagem e garantindo conformidade com normas regulatórias.

Também existem relatos de empresas que trabalhavam com um grande volume de contratos e conseguiram reduzir o tempo de aprovação de documentos de semanas para horas, melhorando a eficiência da equipe jurídica e administrativa. Esses exemplos mostram como um software de gestão documental pode gerar economia, aumentar a produtividade e garantir segurança e conformidade.

Descubra se um software de gestão documental vale a pena para sua empresa!

Se sua empresa enfrenta dificuldades com controle de documentos, perda de tempo em processos burocráticos e riscos de não conformidade, um software de gestão documental pode ser a solução ideal. Quer saber se esse investimento faz sentido para sua realidade? Entre em contato com a Ikhon e descubra como aumentar a eficiência do seu negócio!