Manter o controle sobre os documentos de uma empresa é uma questão de organização, segurança, eficiência e conformidade com a legislação. A falta de rastreabilidade de documentos pode causar desde perda de arquivos importantes até vazamento de informações sigilosas, colocando sua empresa em risco financeiro e legal.

Mas como garantir que todos os documentos estejam sob controle, desde a criação até o descarte? Neste artigo, vamos explicar como a rastreabilidade de documentos pode proteger sua empresa e como implementar um sistema eficiente para monitoramento e controle. Saiba mais a seguir.

O que é rastreabilidade de documentos e por que é essencial?

Vamos conversar sobre algo que é mais importante do que você imagina: a rastreabilidade de documentos. Na prática, é como colocar um GPS em cada arquivo da sua empresa, pois assim você sabe exatamente onde ele está, quem mexeu e o que foi alterado, do primeiro rascunho até a versão final.

Imagine que um contrato importante simplesmente desaparece, ou pior, aparece com cláusulas alteradas misteriosamente. Com um sistema que monitora tudo, é só checar o histórico e pronto: descobre na hora quem acessou, quando e o que modificou.

E os benefícios vão muito além de encontrar arquivos perdidos. Quando as pessoas sabem que todas as ações ficam registradas, elas automaticamente ficam mais cuidadosas. Além disso, se alguém apagar algo sem querer, é possível recuperar em dois cliques. 

Quais são os maiores riscos para empresas que não garantem a rastreabilidade?

Imagine que seu colaborador apaga sem querer aquele contrato importantíssimo que levou meses para fechar. Sem rastreabilidade, é como se ele nunca tivesse existido. Pior ainda quando documentos confidenciais vazam porque não havia restrição de acesso. Já pensou seu plano de negócios ou dados de clientes nas mãos da concorrência? É um pesadelo que vira realidade mais fácil do que a gente imagina.

E não é só sobre organização: a segurança da informação é um ponto importantíssimo. Se você não consegue provar onde estão os dados pessoais que coletou e quem mexeu neles, as multas podem chegar a milhões. 

O pior de tudo? Isso destrói a credibilidade da sua empresa. Clientes evitam fechar contrato quando percebem que você não tem controle dos próprios documentos. Investidores desistem na hora que descobrem que não tem como auditar seus processos. Até os fornecedores começam a cobrar mais caro pela parceira, porque sabem que é mais arriscado.

Organizar a papelada pode ser mais simples do que parece. Sistemas modernos fazem quase todo o trabalho de forma automatizada, registram quem acessou cada arquivo, guardam todas as versões automaticamente e ainda protegem com senhas e criptografia. O segredo é não esperar o problema surgir, porque poderá ser tarde demais.

Como implementar a rastreabilidade eficiente de documentos?

 A rastreabilidade de documentos não é somente um requisito de compliance ou uma boa prática. Implementar da forma certa significa ter controle absoluto sobre quem acessou, editou, compartilhou ou aprovou cada arquivo, em qualquer momento. Veja como estruturar esse processo:

1. Adote uma Plataforma de Gestão Eletrônica de Documentos. Não dependa de pastas compartilhadas ou e-mails. Invista em um sistema especializado que proporciona:

• Registro automático de todas as interações (quem, quando e como alterou o documento).
• Numeração única e versionamento, evitando duplicidades ou perda de histórico.
• Integração com outras ferramentas (como ERPs ou CRMs) para centralizar dados.

Exemplo: Soluções como as da Ikhon usam tecnologias como inteligência artificial para acelerar o processamento de informações e garantir autenticidade e rastreabilidade irrefutáveis.

2. Desenhe Fluxos de Trabalho com Auditoria Embutida. Cada tipo de documento (contratos, relatórios, projetos) deve ter um fluxo definido:

• Aprovações em cadeia com notificações automáticas.
• Alertas para ações incomuns (como tentativas de exclusão ou acesso fora do padrão).
• Relatórios customizáveis para auditorias internas ou regulatórias.

3. Fortaleça a Segurança em Camadas. Um contrato sem criptografia vazado pode custar milhões em multas por vazamento de dados. Proteja seus documentos com:

• Controle de acesso granular (ex: RH só vê pastas de RH, finanças têm acesso restrito).
• Criptografia de ponta a ponta, mesmo para documentos compartilhados externamente.
• Assinatura digital e certificados para validar autoria e evitar fraudes.

4. Treine sua Equipe. A tecnologia falha se as pessoas não souberem usá-la:

• Capacitação contínua sobre políticas de documentação (ex: nunca salvar versões locais).
• Simulações de crises (e.g., “e se um documento sumir? Como recuperar o histórico?”).
• Incentivos para quem seguir os protocolos corretamente (reconhecimento ou métricas de desempenho).

5. Monitore e Melhore constantemente. Rastreabilidade não é “implementar e esquecer”:

• Faça auditorias surpresa para testar a eficácia do sistema.
• Colete feedbacks da equipe sobre pontos de dor (ex: “o sistema é lento para X tarefa”).
• Atualize-se com novas regulamentações (como LGPD ou ISO 27001).

Como a Ikhon pode ajudar sua empresa a implementar a rastreabilidade documental?

Imagine poder rastrear cada documento da sua empresa como um pacote importante com código de barras: sabendo exatamente onde está, quem mexeu e o que foi alterado, a qualquer momento. É isso que a nossa empresa de tecnologia oferece: soluções inteligentes que transformam o caos de pastas e versões em um sistema organizado e seguro.

Com a Ikhon, você não precisa mais perder horas procurando aquele contrato ou tentando descobrir quem alterou a planilha financeira sem avisar. Nosso sistema registra todas as movimentações automaticamente, criando um histórico completo e fácil de consultar.

E o melhor? Toda essa tecnologia vem em uma interface simples, feita para quem não tem tempo para sistemas complicados. Basta acessar o painel e pronto: todas as informações importantes ficam disponíveis de forma clara e organizada.

Além disso, nossas soluções garantem que sua empresa cumpra todas as exigências legais sem dor de cabeça, evitando multas e protegendo seus dados com criptografia e controles de acesso avançados. Então ter controle sobre os documentos da sua empresa é fundamental para evitar problemas e garantir eficiência. 

Garanta total controle sobre seus documentos com as soluções da Ikhon! Entre em contato e saiba mais.