Neste texto, vamos contar o que é o mapeamento de processos, como aplicá-lo, quais seus principais benefícios e como ele afeta diretamente a gestão de documentos. Continue lendo para entender.

O que é o mapeamento de processos?

O mapeamento de processos descreve as tarefas realizadas em uma empresa, detalhando todo o fluxo de trabalho que é executado para que uma demanda seja cumprida. Trata-se de uma ferramenta versátil para visualizar as atividades e melhorar sua eficiência. Essa metodologia pode ser feita para descrever as rotinas diárias, como aprovações e operações manuais.

O mapeamento ajuda a identificar possíveis melhorias dentro do fluxo de atividades da empresa, já que através dele podem ser encontradas dificuldades, atrasos e outros tipos de problemas. Ele ajuda também a entender cada etapa do trabalho, favorecendo a gestão.

Quais os tipos de mapeamento de processos?

Existem vários tipos de mapas de processos. Confira alguns dos mais comuns:

• Mapa de Processo de Atividade;
• Mapa de Processo Detalhado;
• Mapa de Documentos;
• Mapa de Processo de Alto Nível;
• Mapa de Processo Renderizado;
• Mapa de Fluxo de Valor.

Qual a importância do mapeamento de processos para uma empresa?

O mapeamento ajuda a dinamizar a rotina de uma empresa. A partir do momento em que os colaboradores entendem seu trabalho e como ele se relaciona com as demais tarefas da equipe, a produtividade melhora, pois toda a comunicação flui de forma mais eficiente. Com os processos bem definidos e acessíveis, cada um sabe exatamente o que fazer e como contribuir para o sucesso coletivo.

Além disso, o mapeamento garante consistência, colaborando para que os clientes recebam sempre o mesmo atendimento de qualidade. Isso ajuda ainda para que a informação seja repassada e circule, mantendo todo o time de colaboradores bem informados.

Quais benefícios o mapeamento de processos pode trazer?

Além de toda a melhora no fluxo de atividades, o mapeamento de processos também pode trazer outras vantagens para a empresa. Confira algumas delas:

Melhora nos processos

Ao mapear os processos, é possível rever todo o fluxo, remover áreas desnecessárias e simplificá-los.

Melhora na compreensão

Ao alinhar várias atividades da empresa, todos os processos ficam mais compreensíveis.

Melhora a comunicação

Integrada à melhora na compreensão, também está a comunicação. Quando todos os envolvidos entendem suas funções e a quem recorrer em caso de precisarem, a comunicação como um todo melhora.

Melhora no planejamento

Com os processos sendo mais compreensíveis e a comunicação se tornando mais eficaz fica muito mais fácil organizar e planejar os próximos passos.

Como fazer um mapeamento de processos?

A criação de um mapa de processos deve seguir alguns passos simples Confira:

Use um modelo

Personalize um layout para criar um mapa de processos que reflita a realidade da sua empresa.

Identifique o processo

Essa é a etapa na qual os processos são de fato mapeados. É importante que ela seja feita em conjunto com a equipe.

Adote símbolos

É importante atribuir símbolos relevantes, de modo que qualquer pessoa que olhe para o mapa do processos entenda o significado dos diferentes elementos e como eles se relacionam.

Finalize o mapeamento de processos

Com o mapa de processos mais robusto, é importante revisar para verificar sua fluidez e entender se todas as etapas relevantes foram incluídas e que ele representa o processo com precisão.

Compartilhe o mapa de processos

Em sua versão final, o mapa deve ser compartilhado com todas as partes interessadas. Podem ser membros da equipe, clientes, supervisores, fornecedores, clientes ou qualquer pessoa impactada pela forma como o processo funciona.

Atualize o mapa de processos

Os mapas de processo não devem ser definitivos. As mudanças inevitavelmente virão e ele deve estar em constante atualização para acompanhar o ambiente, passando por melhorias contínuas.

De que forma o mapeamento de processos pode otimizar o trabalho da gestão documental?

Mapear processos é muito importante para trazer mais clareza à rotina de uma empresa, deixando bem definido o papel de cada colaborador. Junto disso, essa atividade auxilia na organização, podendo ser de grande ajuda para a gestão documental.

Enquanto a guarda de documentos acompanha os processos que envolvem os arquivos dentro de uma empresa, o mapeamento de processos cuida do percurso das atividades. Como, em geral, os documentos estão envolvidos nas rotinas empresariais, o mapeamento anda em conjunto com a gestão documental.

Entenda de que forma esses processos se interligam:

Produção documental

Ajuda a estabelecer regras para garantir que os documentos sejam elaborados de maneira padronizada.

Elaboração do plano de classificação

Ajuda a identificar os documentos necessários a cada processo, unificando informações e ajudando a dinamizar as atividades.

Preservação de documentos

Ajuda a entender prazos para eliminação ou transporte de arquivos, tornando mais claro o que é necessário para o dia a dia da empresa e o que não é utilizado na prática. Dessa forma, auxilia com a tabela de temporalidade.

Organização

Ajuda a entender a melhor estratégia para agrupar os documentos, tornando o acesso à informação mais rápido e ágil.

Neste texto, entendemos o que é o mapeamento de processos, como aplicá-lo, quais seus principais benefícios e como ele afeta diretamente a guarda de documentos.

Como comentamos, o trabalho de mapeamento também é aplicado para a implementação de serviços de gestão eletrônica de documentos. Acesse o artigo do nosso blog e entenda a importância de digitalizar o manejo dos seus arquivos.