A gestão eletrônica de documentos (GED) trata da organização e do arquivamento adequado de documentação. Ela é um dos processos importantes na gestão de documentos e pode apresentar muitas vantagens às empresas, como o aumento da segurança e a otimização de processos internos.

Neste artigo, vamos falar sobre gestão eletrônica de documentos. Nele, explicaremos sobre o que é esse processo e por que as empresas devem aderir a ele, falaremos sobre seus principais benefícios e ainda vamos sanar dúvidas comuns, como a diferença entre digitalizar e escanear um documento e a diferença entre documentos digitalizados ou digitais. Continue lendo para entender melhor.

O que é a gestão eletrônica de documentos?

A gestão eletrônica de documentos (GED) consiste na organização e no arquivamento adequado de documentação. Sua finalidade é garantir segurança e boa acessibilidade para as informações. Para isso, os arquivos precisam estar dispostos de forma eficiente e organizada.

Ao digitalizar e arquivar contratos, recibos, planilhas e outras informações corporativas, a empresa terá um grande arquivo digital. Com esse acervo devidamente organizado e sendo alvo de uma boa gestão, o dia a dia de processos da instituição será otimizado.

Por que aderir a gestão eletrônica de documentos?

O gerenciamento eletrônico dos documentos de uma empresa ajuda a organizar as informações para que sejam acessadas de forma mais fácil.

No dia a dia de uma empresa, há um grande volume de documentos, que em sua versão física ocupam muito espaço e demandam cuidados para serem armazenados adequadamente. Sejam eles, contratos, notas fiscais ou outros tipos de documentos empresariais, esses arquivos exigem um cuidado que pode ser facilitado através da gestão eletrônica, garantindo a segurança e a integração dos dados, melhorando toda a dinâmica para encontrá-los em um caso de necessidade.

Por isso, alguns objetivos básicos do processo ajudam a explicar porque é benéfico para as empresas aderir esse modelo:

• acelerar a tomada de decisão;
• melhorar o acesso às informações e aos documentos;
• melhorar a segurança de dados;
• ter controle sobre o armazenamento, o fluxo e o compartilhamento de documentos.

Quais os benefícios da gestão eletrônica de documentos?

Acesso aos documentos

Ter os arquivos armazenados digitalmente permite que eles sejam acessados rapidamente e de qualquer lugar através da busca digital, sem precisar ir a um acervo físico procurar manualmente o documento e tornando os processos mais ágeis.

Espaço físico

Com a digitalização dos documentos, o espaço físico para guardar um grande acervo de arquivos não é mais necessário. Isso reduz custos e melhora o acesso aos arquivos.

Segurança

Na GED, os documentos costumam ser armazenados em nuvem. Com isso, se torna possível fazer o backup com frequência e evitar danos às informações corporativas. Enquanto em um arquivo físico, se não for armazenado corretamente, o documento pode ser danificado pela ação do tempo ou se perder por falta de organização, a versão digital não oferece esse risco. A segurança ainda pode ser reforçada com criptografia dos dados ou outros mecanismos de proteção.

Otimização de processos

Ter um bom controle sobre os documentos e a organização deles ajuda a dinamizar os processos no dia a dia da empresa e padronizar os arquivos. Além disso, tudo se torna muito mais rápido a partir do momento em que se torna possível assinar digitalmente e fazer todos os trâmites de forma mais ágil.

Dúvidas comuns sobre o processo de digitalização de documentos

Quando se pensa em transformar documentos físicos em digitais, algumas dúvidas são recorrentes. Por exemplo, o que é um documento digital? Para realizar esse processo basta escanear o arquivo? Entenda algumas dessas questões:

Documentos digitalizados e documentos digitais são a mesma coisa?

Os documentos digitalizados são os arquivos que originalmente foram impressos no papel e depois foram adicionados ao ambiente virtual, passando pelo processo de digitalização. Já os documentos digitais foram originalmente criados em ambiente virtual.

Digitalizar X Escanear

Apesar de escanear fazer parte do processo de digitalização, escanear e digitalizar não são a mesma coisa. Em resumo, a digitalização segue exigências legais que dizem respeito à integridade, rastreabilidade e auditabilidade do documento digitalizado. Apenas escanear não torna os documentos válidos juridicamente. Já a digitalização de documentos garante que eles serão indexados com certificados digitais.

Neste artigo, explicamos em linhas gerais o conceito de gestão eletrônica de documentos (GED), falamos sobre o que é esse processo e por que as empresas devem aderir a ele, elaboramos sobre seus principais benefícios e tiramos dúvidas comuns como a diferença entre digitalizar e escanear um documento e a diferença entre documentos digitalizados ou digitais.

Esperamos que o artigo tenha ajudado a sanar suas dúvidas. Para saber mais sobre gestão documental, guarda de documentos e adequação às normas sobre o assunto, continue acompanhando nosso blog.