Perguntas e respostas sobre os serviços de produção de instrumentos arquivísticos

• O que é a produção de instrumentos arquivísticos?

  A produção de instrumentos arquivísticos são materiais produzidos de forma personalizada que, quando prontos, auxiliam na execução de uma gestão documental mais eficiente, auxiliando tanto na preservação da memória da instituição (pública ou privada) como na eliminação segura de documentos.

• Quais são os materiais gerados pela produção de instrumentos arquivísticos?

  Os principais documentos criados a partir desse trabalho são o plano de classificação e a tabela de temporalidade.

  O plano de classificação leva em conta todo o histórico e necessidades da instituição para, com base nessas informações, criar um padrão de categorização hierárquica de todo o acervo da organização, reunindo-os de acordo com o seu departamento e finalidade e estimulando uma ordem de organização.

  Já a tabela de temporalidade respeita os padrões nacionais e internacionais de gestão documental para administrar a validade de cada documento, detalhando quais tipos de materiais podem ser eliminados (e a partir de qual janela de tempo) e quais necessitam de guarda permanente.

  Soluções adicionais

  Além do plano de classificação e da tabela de temporalidade, podem ser gerados outros produtos ou serviços voltados para a melhoria da gestão documental. Alguns exemplos:

  • Diagnóstico arquivístico e da informação: trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade para identificar o panorama completo da gestão documental de uma empresa ou instituição.
  • Desenvolvimento dos processos de gestão documental: desenvolvido para as empresas que já possuem o plano de classificação e tabela de temporalidade, mas que não sabem como utilizar os instrumentos. Esse serviço capacita os colaboradores para utilizar o trabalho de gestão documental já feito e dar continuidade a ele.
  • Desenvolvimento de unidades de informação:
  • Manuais técnicos de gestão documental: guias produzidos para solucionar uma necessidade específica da empresa. Alguns exemplos: manual para tratamento de acervo, manual para higienização dos documentos, manual para redação oficial da classificação de documentos etc).
  • Política de gestão documental: estabelece definições, orientações e padrões corporativos de todas as tratativas relacionadas com as informações físicas e digitais de natureza arquivística. Isto é, todas aquelas produzidas ou recebidas em razão do desempenho de funções institucionais formais e que precisam ser mantidas para delas dar prova na instituição.

   

• Quais são os problemas que a produção de instrumentos arquivísticos resolve?

  Os materiais gerados pela produção de documentos arquivísticos permitem às empresas e órgãos governamentais organizarem seus acervos em conformidade com diversas diretrizes e leis – política arquivística nacional, LAI (lei de acesso à informação) e Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

  Além dos pontos acima, a criação de processos arquivísticos é uma prática cada vez mais comum no mercado. E implementá-la na sua organização aumenta a competitividade do negócio e simplifica o trabalho interno.

• Quais são os diferenciais do serviço de produção de instrumentos arquivísticos oferecido pela Ikhon?

  Possuímos uma equipe especializada na produção de documentos arquivísticos, que desenvolve os materiais que guiarão esse processo com base na personalidade jurídica de cada empresa ou instituição e nas necessidades desse negócio.

  Sempre utilizando com base as leis e regulações nacionais e internacionais que regem a gestão documental do setor da empresa ou instituição, garantindo que nosso trabalho tenha como resultado um modelo de verificação de conformidade. O que é muito importante em processos como auditorias.

  Por fim, registramos e detalhamos todo o processo para a criação de instrumentos arquivísticos, de forma que o cliente entenda todo o processo técnico que embasa nossa oferta e conheça integralmente a solução que vendemos.

• Como funciona a criação de documentos arquivísticos nas empresas?

  O trabalho-base da produção de documentos arquivísticos envolve o plano de classificação da informação e a tabela de temporalidade de documentos.

  Também se recomenda contratar o serviço de diagnóstico arquivístico da informação, que seria a etapa inicial para a criação do instrumento de classificação e da tabela de temporalidade.

  Dependendo da personalidade jurídica da companhia, outros produtos podem ser adicionados ao plano estruturante.

• Como ele pode ser integrado com outros softwares?

  Nossa equipe realiza o mapeamento dos processos que envolvem a gestão documental, entendendo todas as informações necessárias para a realização de uma tarefa e criando toda a estrutura digital necessária para a consulta on-line do material.

  Após essa fase, o trabalho pode ser transportado para um software terceiro ou implementado em nossa solução proprietária, que proporciona mais flexibilidade e permite a automatização de tarefas.

• Quanto tempo leva para finalizar todo o processo de gestão documental?

  A publicação dos instrumentos arquivísticos da informação pelo time de especialistas da Ikhon ocorre de forma faseada.

  Nosso time busca finalizar o plano de classificação da informação de acordo com a necessidade do cliente, em paralelo com o mapeamento e modelagem do serviços quando estes itens são contratados.