Perguntas e respostas sobre o serviço de business process outsourcing para documentos

• O que é Business Process Outsourcing e como ele é aplicado na gestão documental?

  O Business Process Outsourcing (BPO), também conhecido como Terceirização de Processos de Negócio, é a prática de se contratar uma empresa para realizar alguma tarefa do seu negócio que não esteja relacionada com a atividade-fim da sua marca.

  Quando aplicado na gestão documental, o uso de um BPO nada mais é do que a contratação de uma empresa parceira para realizar tarefas como: organização e classificação da informação, produção de instrumentos arquivísticos, desenvolvimento de processos de documentação etc.

• Quando vale a pena contratar uma empresa para fazer o BPO de documentos?

  Existem algumas condições de negócio que tornam a contratação de um BPO mais vantajosa do que a criação de uma área interna de gestão de documentos. Alguns exemplos:

  • Quando a organização identifica a necessidade de se implementar rapidamente processos documentais e de digitalização de documentos, mas não possui experiência interna para essa atividade;
  • Quando é preciso garantir que esse processo obedeça à normas de organização documental e também ao compliance de agências reguladoras;
  • Quando é necessário garantir que a maioria das situações de risco ao acervo seja contemplada, com medidas de mitigação para possíveis momentos sensíveis;
  • Quando não há certeza do tamanho de equipe necessário para  essa tarefa; ou quando sabe-se que o número de pessoas poderá flutuar, dependendo da etapa da gestão documental;
  • Quando a terceirização beneficia a produtividade de departamentos e profissionais;
  • Entre outros motivos.

• Como uma empresa de BPO atua na organização documental?

  Uma empresa que realiza o BPO documental já deve ter uma vasta experiência na organização e gestão de um acervo. Assim, ela aplicará processos padronizados para realizar esse trabalho na sua organização.

  A quantidade de materiais e processos criados varia de acordo com as características do seu negócio. Em geral, o trabalho de consultoria arquivística está concentrado nas seguintes etapas.

  • Diagnóstico arquivístico e da informação: nossa equipe identifica as obrigações documentais da personalidade jurídica do cliente e, com base nesse diagnóstico, define a metodologia que será aplicada para a elaboração dos instrumentos arquivísticos;
  • Produção dos instrumentos arquivísticos: criação do plano de classificação e tabela de temporalidade, os documentos que servirão como guias para organizar toda a produção arquivística da empresa.

• Por que contratar a Ikhon como parceira de business process outsourcing para as demandas de gestão documental?

  Com mais de 20 de experiência em gestão documental, já realizamos a consultoria arquivística de clientes públicos e privados de diferentes segmentos e com diferentes tamanhos.

  Ao contratar nossos serviços, sua empresa terá a consultoria 100% especializada, garantindo que a gestão do seu acervo seja organizada de acordo com os padrões nacionais e internacionais de qualidade e conformidade.