Perguntas e respostas sobre os serviços de Gestão Documental

• O que é a Gestão Documental?

  A gestão documental é composta por um conjunto de processos técnicos que organizam a produção, uso, guarda e arquivamento de documentos produzidos e recebidos por uma instituição pública ou privada.

  Além de estruturar e simplificar a busca por arquivos, a gestão documental também se encarrega de identificar e classificar os diferentes tipos de documentos produzidos, estipular o ciclo de validade de cada arquivo e garantir que sua guarda ou eliminação aconteça de acordo com as melhores práticas do mercado.

• Quais são os materiais gerados pela gestão documental?

  O plano de classificação da informação e a  tabela de temporalidade são os instrumentos de classificação da informação que compõem a base da gestão documental.

  O plano de classificação identifica a origem de cada documento e deixa instruções claras sobre aspectos como:

  • prazo de guarda;
  • procedimentos de organização do acervo;
  • instruções sobre a guarda de cada documento;
  • etc.

  Já a tabela de temporalidade informa os prazos e condições de guarda dos documentos, detalhando o que fazer em casos como transferência, recolhimento, guarda ou eliminação de um arquivo.

  Soluções complementares

  Além desses documentos, que são parte integral de qualquer processo de gestão documental, existem outros instrumentos auxiliares que podem ser produzidos para enriquecer e aprofundar o trabalho de gestão de registros,

  • Diagnóstico arquivístico e da informação: trabalho realizado antes da produção do plano de classificação e tabela de temporalidade para identificar o panorama completo da gestão documental de uma empresa ou instituição.
  • Desenvolvimento dos processos de gestão documental: criado para as empresas que já possuem o plano de classificação e tabela de temporalidade, mas que não sabem como utilizar os instrumentos. Esse serviço capacita os colaboradores para utilizar o trabalho de gestão documental já feito e dar continuidade a ele.
  • Desenvolvimento de unidades de informação:
  • Manuais técnicos de gestão documental: guias produzidos para solucionar uma necessidade específica da empresa. Alguns exemplos: manual para tratamento de acervo, manual para higienização dos documentos, manual para redação oficial da classificação de documentos etc).

• É necessário contratar todos esses serviços em conjunto ou é possível comprar um material à parte?

  Cada um desses serviços pode ser contratado de forma separada.

• Quais são os problemas que a gestão documental resolve?

  O conjunto de procedimentos empregados pela gestão documental permite às empresas e órgãos governamentais organizarem seus acervos em conformidade com a lei – em especial, de acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

  O trabalho de gestão documental também auxilia as organizações a otimizar os processos internos, facilitando a busca por informação e simplificando o trabalho das áreas de qualidade, arquivologia e tecnologia.

  Além dos pontos acima, a criação de processos arquivísticos é uma prática cada vez mais comum no mercado. E implementá-la na sua organização aumenta a competitividade do negócio

• Como a gestão documental contribui para a Lei Geral de Proteção de Dados - LGPD?

  A gestão documental atua em conjunto com a Lei Geral de Proteção de Dados nas seguintes situações:

  • na produção do plano de classificação da informação, que já leve em consideração os requisitos da lei para definir quem poderá acessar as informações pessoais registradas nos documentos;
  • e no mapeamento de dados realizado na digitalização de um processo que envolve documentos físicos. Nessa parte, a companhia estuda o comportamento do processo e define quais dados são, de fato, necessários para a realização do processo. Evitando assim a coleta desnecessária de informações pessoais.

• Quais são os diferenciais do serviço de gestão documental oferecido pela Ikhon?

  O serviço de gestão documental da Ikhon atua nos clientes de forma personalizada, realizando um diagnóstico técnico para entender as necessidades do departamento e criar processos de acordo com a personalidade jurídica e as características da empresa.

  Outro diferencial é que nosso trabalho atende padrões internacionais de qualidade na gestão documental. Seguimos as normativas das ISO 15489 e ISO 30300, o que proporciona um modelo de verificação de conformidade que facilita futuras auditorias.

• Como funciona a implementação da gestão documental nas empresas?

  O trabalho-base de gestão documental envolve o processo de diagnóstico arquivístico da informação e, após essa fase, o plano de classificação da informação e a tabela de temporalidade de documentos. Dependendo da personalidade jurídica da companhia, outros produtos podem ser adicionados ao plano estruturante.

  Após essa fase, também podem ser produzidos materiais que enriqueçam o trabalho da gestão documental (como manuais técnicos) ou treinamentos para transmitir ao time as principais boas práticas da gestão de documentos.

• Como ele pode ser integrado com outros softwares?

  Nossa equipe realiza o mapeamento dos processos que envolvem a gestão documental, entendendo todas as informações necessárias para a realização de uma tarefa e criando toda a estrutura digital necessária para a consulta on-line do material.

  Após essa fase, o trabalho pode ser transportado para um software terceiro ou implementado em nossa solução proprietária, que proporciona mais flexibilidade e permite a automatização de tarefas.

• Quanto tempo leva para finalizar todo o processo de gestão documental?

  A publicação dos instrumentos arquivísticos da informação pelo time de especialistas da Ikhon ocorre por etapas.

  Nosso time busca finalizar o plano de classificação da informação o mais rápido possível para, em seguida, dar continuidade nas demais etapas do projeto.