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Gestión Electrónica de Documentos

La producción y el almacenamiento de archivos son una realidad en la vida de cualquier organización, que debe adoptar técnicas para organizar toda la información, facilitar la búsqueda de datos y administrar el almacenamiento y la eliminación de materiales.

La Gestión Electrónica de Documentos (GED) es una evolución de este trabajo, adaptando todas las rutinas al entorno digital. Este trabajo comienza con la digitalización de los documentos generados y guardados por la empresa y se lleva a cabo mediante el uso de un sistema web que unifica el acceso al archivo.

Con un equipo de expertos especializados en gestión de archivos y un sistema web enfocado en la administración de documentos, Ikhon tiene las competencias necesarias para implementar la gestión electrónica de documentos de manera ágil, segura y de acuerdo con las normas técnicas requeridas para el manejo de la información y la seguridad de los datos de los usuarios.

Technology
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VENTAJAS

¿Cuáles son las ventajas de Ikhon en la Gestión Electrónica de Documentos?

El uso de un software para concentrar el acceso a los documentos generados y almacenados mejora el trabajo de gestión de datos. Mira por qué:

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    Plataforma en línea

    El uso de un sistema web permite acceder a todo el repositorio de documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar con conexión a internet, evitando la paralización de actividades debido a problemas en un servidor físico.

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    Estandarización de procesos

    Una plataforma en línea creada para la gestión de documentos presenta reglas y procesos que estandarizan cómo se realiza una tarea en la organización, garantizando que el flujo de trabajo se lleve a cabo de manera única y conocida por todos.

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    Flujos automatizados

    La transposición del trabajo físico al digital implica un trabajo de mapeo de procesos, que analiza cómo se realiza cada actividad y crea automatizaciones para agilizar el trabajo sin dejar de cumplir con ninguno de los requisitos de verificación y aprobación.

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    Lectura OCR y de códigos de barras

    La tecnología OCR digitaliza archivos y mantiene los contenidos de texto disponibles para la lectura del sistema. Por otro lado, la funcionalidad de lectura de códigos de barras es útil para la extracción y reconocimiento de pagos de valores.

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    Seguridad de la información

    El control de acceso a la información de los usuarios es mucho más efectivo en la gestión electrónica de documentos. Es posible, por ejemplo, limitar el acceso a cierta información y también rastrear qué usuarios han visualizado un documento determinado.

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    Protección contra accidentes y desastres

    El almacenamiento de archivos físicos está sujeto a accidentes o desastres naturales que pueden causar la pérdida de todo el historial informativo. Un problema que se vuelve mucho más improbable con la digitalización de esos archivos en la nube.

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    Mayor transparencia y cumplimiento

    Una plataforma de GED digitaliza los procesos documentales siguiendo los estándares de calidad archivística y de seguridad de la información, lo que facilita la verificación de información en casos de auditorías.

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    Trabajo estratégico y eficiente

    El uso de un sistema en línea proporciona a los administradores del sistema una nueva gama de datos, que pueden usarse como base para la adopción de prácticas que mejoren la ejecución de las demandas y faciliten el trabajo de los equipos.

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    Integración con otras tecnologías

    Es posible integrar una plataforma de GED con otros sistemas, como, por ejemplo, servicios de certificación de firma digital o integración con otras bases de datos. Con esta posibilidad, el trabajo se realiza de forma más fácil y rápida.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de Gestión Electrónica de Documentos

  • Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Plataforma moderna y flexible para la Gestión Electrónica de Documentos

    Proton es nuestro sistema especializado para la gestión de documentos de archivo. Fue desarrollado para cumplir con la legislación vigente y adaptarse a las necesidades de cada institución, facilitando el control de todo el flujo documental.

  • Referencia técnica

    Referencia técnica

    Trabajamos en el sector de la gestión documental desde hace más de 20 años, con un equipo archivístico especializado en la producción de instrumentos de archivo para organismos públicos y privados de diferentes sectores.

  • Asesoramiento personalizado

    Asesoramiento personalizado

    Nuestro equipo trabaja inmerso en el trabajo del cliente, entendiendo tanto su personalidad jurídica como las negociaciones que existen localmente, adaptando la producción de instrumentos para que se adecuen a la realidad del lugar y sean, de hecho, utilizados.

  • Uso de metodologías internacionales

    Uso de metodologías internacionales

    Además de actuar de acuerdo con los estándares de Conarq y agencias reguladoras, también adoptamos estándares de clasificación creados por normas internacionales, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Mapeo de procesos

    Mapeo de procesos

    Utilizamos la metodología BPMN para analizar todos los pasos involucrados en una tarea y digitalizarla de manera eficiente.

  • Portal de servicios

    Portal de servicios

    Creación de un portal web para unificar la búsqueda de información y consulta de documentos. Esto con acceso a paneles de análisis que presentan datos sobre el uso del entorno.

FAQ

Preguntas y respuestas sobre el servicio de Gestión Documental Electrónica

  • ¿Qué es la Gestión Electrónica de Documentos?

    Llamamos Gestión Documental Electrónica (GDE) al proceso de digitalizar la gestión documental y automatizar las tareas relacionadas con el uso de archivos, para aumentar la eficiencia operativa, reforzar la seguridad y reducir costes, entre otras ventajas.

  • ¿Cuáles son las ventajas de la Gestión Documental Electrónica?

    La digitalización de la gestión de archivos proporciona muchos beneficios para la organización. Algunos ejemplos:

    • Acceso rápido a los documentos;
    • Control sobre el almacenamiento, el flujo de procesos y el intercambio de documentos;
    • Economía y optimización de tareas;
    • Transparencia y cumplimiento legal en los procesos.

  • ¿Cómo se realiza la Gestión Documental Electrónica?

    La implantación de la Gestión Documental Electrónica implica la consultoría de procesos y la adaptación de estas rutinas a una plataforma web, que coordina toda la gestión documental una vez finalizada la obra.

    Durante la etapa inicial se mapearán todos los procesos para entender cómo se realizan y automatizar los procesos repetitivos, adaptándolos al mundo digital de forma eficiente y segura (aspectos como plazos, flujo de aprobación, verificación de documentos, etc.).

    Con los procesos incluidos, la continuidad del trabajo de gestión documental se da a través de la plataforma GED. Que debe tener al menos las siguientes funciones.

    Escaneo de documentos: conversión a archivos OCR, que permiten la lectura del contenido capturado en la imagen y la capacidad de leer códigos de barras para validaciones financieras;
    Gestión de documentos: funciones de búsqueda, edición, creación y eliminación de documentos;
    Creación de procesos: implementación y ajustes de flujos de trabajo nuevos y antiguos;
    Seguridad y Monitoreo: historial de acceso y permisos para ver la información.
    Integraciones: permiten acceder a bases de datos o servicios como firma digital, para garantizar que la plataforma cumpla con todas las rutinas de documentación.

  • ¿Por qué contratar a Ikhon para realizar servicios de gestión de documentos electrónicos?

    Implementar un sistema GED implica entender cómo la empresa maneja la gestión documental y adaptar el trabajo físico al digital, adaptándose a las leyes y también a las particularidades de cada organización.

    Además de contar con un equipo de archivo y un software altamente personalizable, trabajamos para integrar los procesos de gestión documental en la rutina de la empresa, de forma que sea más fácil para los empleados no solo adaptarse al uso de la herramienta, sino también comprender la importancia de la gestión documental. Trayendo así resultados más duraderos.

¿Dudas?

Nuestro equipo especializado está listo para responder todas sus preguntas sobre el servicio de Gestión Electrónica de Documentos y ayudarle a entender cómo este contrato puede traer beneficios tangibles a su organización.

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