Digitalização de processos: como e por que aplicar nas empresas?
Aderir à digitalização de processos permite que todas as informações sejam armazenadas de forma digital
Saiba como calcular o ROI de software de gestão documental e como esse investimento pode reduzir custos operacionais, aumentar a produtividade e garantir conformidade legal na sua empresa.
11 de junho de 2025
Se a empresa em que você trabalha lida com um alto volume de documentos e processos burocráticos demorados, provavelmente já enfrentou desafios como perda de arquivos, retrabalho e custos elevados com papel e impressão. A digitalização e automação desses processos podem trazer benefícios significativos, mas como saber se o investimento vale realmente a pena?
A resposta está no ROI de um software de gestão documental. Entender o retorno sobre investimento dessa solução é essencial para justificar sua implementação e mensurar os ganhos financeiros. Neste artigo, vamos mostrar os principais benefícios desse tipo de software, como calcular o ROI e quando esse investimento faz sentido para sua empresa.
Um software de gestão eletrônica de documentos (GED) oferece diversas vantagens para empresas que precisam organizar, armazenar e recuperar documentos de forma segura e eficiente. Mas o que isso significa na prática? O primeiro grande benefício é a redução de custos operacionais.
Além disso, empresas que lidam com documentos físicos podem enfrentar problemas com perda de arquivos, resultando em retrabalho e possíveis impactos financeiros. Com a digitalização dos documentos, esses gastos são reduzidos drasticamente. Outro ponto essencial é o aumento da produtividade. Buscar documentos em arquivos físicos, esperar aprovações manuais e lidar com processos burocráticos consome um tempo valioso da equipe.
Além disso, há um fator muitas vezes negligenciado: a conformidade legal e a segurança da informação. Empresas que precisam seguir normas como a LGPD podem evitar multas e penalidades ao garantir que seus documentos estejam armazenados de forma segura e acessível somente a pessoas autorizadas.
O cálculo do ROI de um software de gestão documental segue uma lógica simples: é preciso comparar os ganhos obtidos com a economia gerada pelo sistema e subtrair os custos da implementação. Depois, esse valor deve ser dividido pelo custo do investimento e multiplicado por 100 para obter a porcentagem do retorno. Por exemplo, imagine que uma empresa economiza R$ 110.000 por ano em redução de custos operacionais e evita R$ 100.000 em multas e riscos legais.
Se o software custa R$ 80.000 ao ano, o cálculo seria feito assim:
Isso significa que, para cada R$ 1 investido, a empresa recebe R$ 2,62 de volta, demonstrando que o investimento no software se paga rapidamente e ainda gera lucro.
A adoção de um sistema de gestão documental não é necessária para todas as empresas, mas para aquelas que lidam com grande volume de documentos e processos repetitivos, os benefícios financeiros são claros. Imagine uma empresa que precisa gerenciar centenas de contratos, notas fiscais e relatórios diariamente.
Sem uma ferramenta especializada, a organização desses documentos pode se tornar um caos, com papéis se perdendo, prazos sendo esquecidos e colaboradores gastando horas preciosas em tarefas manuais. É aí que um software de gestão documental se torna um aliado indispensável.
Empresas de médio e grande porte, em particular, encontram nessa tecnologia uma solução para desafios cotidianos. Setores como o financeiro, saúde e jurídico, sendo altamente regulados, têm ainda mais razões para investir nesse tipo de sistema. Afinal, a conformidade com normas como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) não é apenas uma questão de organização, mas uma obrigação legal.
Além da conformidade, a eficiência operacional é outro fator determinante. Quando uma equipe gasta horas em atividades manuais e repetitivas, como digitar dados, procurar arquivos ou enviar documentos para aprovação, a produtividade cai e os custos operacionais aumentam. Com a automação de processos, essas tarefas são realizadas de forma rápida e precisa, liberando os colaboradores para focarem em atividades mais estratégicas e criativas.
Imagine o tempo que pode ser economizado com um sistema que organiza, classifica e recupera documentos em segundos, ou que envia lembretes automáticos para prazos importantes.
Outro ponto é a escalabilidade. À medida que uma empresa cresce, o volume de documentos e a complexidade dos processos também aumentam. Um software de gestão documental é projetado para crescer com o negócio, adaptando-se às novas demandas sem comprometer a eficiência.
Por fim, não podemos ignorar o impacto positivo na experiência do cliente. Quando uma empresa consegue acessar informações rapidamente, responder a solicitações com agilidade e manter uma comunicação organizada, a satisfação do cliente tende a aumentar. Isso pode ser um diferencial competitivo em mercados cada vez mais exigentes.
Investir em um software de gestão documental vale a pena por ganhar eficiência, reduzir custos, garantir conformidade legal e oferecer um serviço de excelência aos clientes. Para empresas que lidam com grandes volumes de informação e processos complexos, essa solução não é somente uma conveniência, mas uma necessidade estratégica para se manter competitiva no mercado atual.
Muitas empresas já perceberam o impacto positivo desse investimento. Existem relatos de empresas que conseguiram eliminar 90% do uso de papel, reduzindo significativamente os custos com impressão e armazenagem e garantindo conformidade com normas regulatórias.
Também existem relatos de empresas que trabalhavam com um grande volume de contratos e conseguiram reduzir o tempo de aprovação de documentos de semanas para horas, melhorando a eficiência da equipe jurídica e administrativa. Esses exemplos mostram como um software de gestão documental pode gerar economia, aumentar a produtividade e garantir segurança e conformidade.
Se sua empresa enfrenta dificuldades com controle de documentos, perda de tempo em processos burocráticos e riscos de não conformidade, um software de gestão documental pode ser a solução ideal. Quer saber se esse investimento faz sentido para sua realidade? Entre em contato com a Ikhon e descubra como aumentar a eficiência do seu negócio!
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