O SEI é a sigla do Sistema Eletrônico de Informações, ferramenta que a administração pública brasileira adotou para eliminar o papel dos processos administrativos. Essa mudança, portanto, exigiu que os processos fossem repensados, desde a criação até a assinatura de documentos oficiais — um movimento que caminha junto com a automação de fluxos documentais em diversos órgãos públicos.

Neste artigo, então, vamos explicar o que é essa ferramenta, qual o seu objetivo e como ela funciona. Também vamos falar quais são suas principais funções e seus maiores benefícios. Leia e entenda melhor!

O que é o SEI (Sistema Eletrônico de Informações)?

O SEI é um software utilizado para digitalizar processos administrativos e documentos. A administração pública adotou esse sistema inicialmente no então Ministério da Economia, e atualmente o Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos (MGI) o utiliza.

O Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) desenvolveu esse software para uso em instituições públicas. Assim, sua implementação está alinhada à iniciativa do Processo Eletrônico Nacional (PEN), voltada à construção de uma infraestrutura pública de processos administrativos eletrônicos.

Qual é o objetivo dessa ferramenta?

A proposta do sistema é possibilitar que a produção, edição, assinatura e tramitação de documentos aconteçam de forma totalmente digital, dispensando o uso de papel e reduzindo o tempo de processamento dos atos administrativos.

Quais as principais funções do sistema?

O SEI oferece um conjunto de funcionalidades voltadas à tramitação digital. Conheça, a seguir, algumas delas:

Gestão de documentos e processos A plataforma permite criar, organizar e arquivar documentos eletrônicos dentro de processos administrativos — um processo que se conecta diretamente à Gestão Eletrônica de Documentos (GED), fundamento por trás de sistemas como esse.

Tramitação eletrônica Essa ferramenta facilita o envio de processos entre unidades administrativas e, além disso, registra cada uma das etapas de movimentação.

Controle de acesso O uso desse software ajuda a definir níveis de visibilidade, que podem ser público, restrito ou sigiloso. A autoridade competente realiza esse controle conforme a legislação aplicável.

Acesso externo A plataforma também permite que usuários externos, como cidadãos ou representantes legais, acompanhem ou participem de processos específicos. Isso se torna, assim, um fator muito positivo quando se pensa em transparência e participação da população nos processos do setor público.

Funcionalidades específicas O software ainda conta com diversas funcionalidades, como, por exemplo, controle de prazos, ouvidoria, estatísticas da unidade, tempo do processo, base de conhecimento, pesquisa em todo teor, acompanhamento especial, inspeção administrativa, modelos de documentos, textos padrão, sobrestamento de processos, assinatura em bloco, organização de processos em bloco e acesso externo, entre outras.

Quais os benefícios do uso do SEI?

O principal benefício dessa ferramenta é melhorar a eficiência, o controle e a transparência na tramitação de processos e documentos. Quando um órgão coloca esse sistema em prática, ele agiliza e facilita a comunicação e o relacionamento com cidadãos e instituições.

Como funciona o SEI?

Para acessar um documento disponibilizado nessa plataforma, o usuário deve entrar na página inicial do portal e inserir seu login e senha da rede. Assim, é possível consultar todos os processos que possuem acesso público. Porém, só é possível adicionar documentos naqueles processos que tramitam na própria unidade.

No caso de quem envia e inicia um processo, o caminho também é simples: depois de anexar o arquivo e incluir todos os documentos necessários, basta enviá-lo à unidade respectiva. As atualizações e assinaturas aparecem no próprio sistema, ou seja, tudo acontece por meio dele.

Em resumo, o SEI é uma das aplicações mais concretas e eficazes de um movimento maior: a digitalização da gestão documental no setor público — incluindo, claro, a adequação à LGPD no setor público, que passa pela indexação e pela conformidade de cada documento tramitado.