A inteligência artificial tem se tornado cada vez mais frequente na vida das pessoas, sendo implementada em diversas atividades. Da mesma forma essa adaptação vem ocorrendo dentro das empresas, em muitos processos, entre eles a gestão documental.

Neste artigo, falaremos sobre o funcionamento do uso da inteligência artificial na gestão de documentos. Explicaremos o que é a IA, como é o uso desta tecnologia na gestão documental, seus desafios e os benefícios que ela traz. Leia mais e entenda!

O que é Inteligência Artificial?

A Inteligência Artificial (IA) é um conjunto de tecnologias que permite que computadores realizem funções avançadas. Ela se baseia em machine learning e aprendizado profundo, que são utilizados para análise de dados e categorização de objetos. O funcionamento acontece por meio do processamento de dados, fazendo os sistemas aprenderem e se aprimorarem.

O processo de funcionamento da IA envolve algoritmos que orientam a análise e tomada de decisões. À medida que os sistemas aprendem e se adaptam, tornam-se mais competentes em tarefas específicas.

Como funciona o uso da Inteligência Artificial na gestão de documentos?

A Inteligência Artificial vem se tornando cada dia mais presente em processos variados dentro de diversos setores das empresas. Um deles é a gestão de documentos, que é fundamental para garantir o bom andamento das instituições.

De acordo com um estudo do Gartner, a previsão é que, até 2027, 75% das empresas de grande porte em todo o mundo, incluindo o Brasil, utilizem a IA para melhorar a gestão de documentos e informações.

A IA pode ajudar a moldar um ambiente de trabalho mais dinâmico, com inovação e crescimento sustentável. Outra mudança que pode ser implementada é a promoção de mais precisão nas auditorias e melhorar o rastreio de documentos.

Essa ferramenta pode favorecer as empresas na hora de lidar com alguns desafios: uma das principais dificuldades na hora de lidar com os documentos é encontrar uma informação em meio a muitos dados. O uso da inteligência artificial pode otimizar este processo.

Para que os documentos sejam geridos de forma adequada, é preciso categorizar, interpretar e recuperar dados de forma eficiente. Como a IA permite que sistemas automatizados identifiquem padrões, ela pode ser utilizada para facilitar e evitar falhas na categorização.

Quais os benefícios do uso da IA na gestão de documentos?

A gestão documental pode ajudar em muitos processos da empresa e junto da implementação da IA, oferece muitas vantagens, como os seguintes:

Automação de processos

Um dos processos mais trabalhosos da gestão documental é colocar cada arquivo digitalizado no sistema manualmente. O uso da IA pode tornar isso mais prático, assim como diversas outras atividades.

Extração de dados

Da mesma forma, no momento em que é preciso encontrar alguma informação, a IA pode facilitar muito o processo de buscas, agilizando esse processo.

Análise de compliance

Para além da organização, é fundamental se manter em dia com as normas vigentes. A inteligência artificial ajuda a identificar falhas e garantir o cumprimento das devidas regras, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), por exemplo.

Prazo de guarda de documentos

Através da inteligência artificial, é possível utilizar da automação para identificar de forma mais fácil e rápida os arquivos que não são mais necessários e que podem ser descartados.

Quais os principais desafios para implementar o uso da IA na gestão de documentos?

Apesar dos diversos benefícios, a implementação da IA ​​na gestão documental também pode trazer desafios. Conheça alguns deles:

Necessidade de dados de alta qualidade

Para que os algoritmos que orientam a análise, através da IA, possam aprender e se adaptar para gerar resultados, é preciso que haja uma quantidade de dados em alta qualidade, para que a ferramenta funcione. Ou seja, é preciso que já haja um trabalho de gestão documental.

Segurança da informação

Apesar das facilidades que a IA traz, a segurança não pode ser deixada de lado. Por isso, é preciso que a tecnologia seja implementada com cuidado.

Adaptação dos colaboradores

Mudanças sempre podem gerar resistência. Dessa forma, a reação das equipes à implementação da IA pode ser negativa em um primeiro momento.

Equipe preparada

Além da resistência, existe outra situação: a qualificação. É preciso que o time que vai trabalhar com a IA seja treinado devidamente ou que seja realizada a contratação de uma empresa especializada no tema.

Neste artigo, falamos sobre o funcionamento do uso da inteligência artificial na gestão de documentos. Explicamos o que é a IA, como é o uso desta tecnologia na gestão documental, seus desafios e os benefícios que ela traz.

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