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  • Desenvolvimento de unidade de informação

    Estruture uma área especializada de documentação para dar mais estratégia e agilidade ao tratamento de informações

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Unidade de informação

Não é incomum que a organização de documentos aconteça de forma desestruturada e sem metodologia, tanto em órgãos públicos e privados. O que gera problemas que vão desde os mais gerais, como acúmulo de materiais que já poderiam ser descartados, como transtornos mais estratégicos – a perda de arquivos importantes, por exemplo.

O trabalho de desenvolvimento de unidades de informação elimina esse problema, já que esse serviço compreende a construção de um área técnica que será responsável por estruturar a gestão do conhecimento produzido e armazenado no ambiente de trabalho.

Além de estruturar as áreas de documentação, esse serviço cria processos, recursos, tecnologias e materiais adequados para que a gestão documental aconteça de forma ágil e econômica para a organização.

A Ikhon possui uma equipe com experiência nas diversas atividades relacionadas com a classificação da informação e com a vivência técnica necessária para a criação de uma área documental adequada às regulações e personalizada para as características do segmento ou tamanho do seu negócio.

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PROBLEMAS QUE A SOLUÇÃO RESOLVE

Benefícios da contração de um serviço de Desenvolvimento de Unidades de Informação

Entenda como a criação de uma área estruturada de gestão documental proporciona mais agilidade à organização

  • Compreensão total do acervo

    O primeiro passo desse serviço envolve um levantamento de todos os documentos produzidos ou hospedados na organização. O que proporciona uma visão completa e detalhada do histórico informacional que será trabalhado.

  • Criação e estruturação de processos

    Produzimos tutoriais e materiais e apoio que adequam toda a produção documental feita no local, cobrindo desde tarefas diárias a materiais produzidos em momentos específicos.

  • Trabalho em equipe

    A criação de uma unidade de informação envolve pessoas de diferentes departamentos que precisam seguir o mesmo processo. O que aumenta a interação e a sinergia entre áreas distintas da organização.

  • Pensamento metodológico

    O desenvolvimento de processos de informação é feito com base em normas e processos técnicos. E o contato com essa forma mais estruturada de trabalho pode ser reverberada para a execução de outros fluxos de trabalho.

  • Cultura de gestão do conhecimento

    Além da implementação de uma unidade técnica, o trabalho de desenvolvimento de uma unidade evangeliza os profissionais da organização a respeito da importância da gestão documental e do conhecimento.

  • Segurança da Informação

    O entendimento de todo o acervo da instituição permite a implementação de processos relacionados com a privacidade e segurança de dados, deixando a marca em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados.

  • Compliance e Auditoria

    Os processos instituídos no desenvolvimento de unidades de informação são produzidos com metodologia e de forma estruturada, facilitando a realização de futuras auditorias de conformidade.

  • Mais espaço e economia

    O desenvolvimento de unidades de informação analisa todo o acervo do local e cria processos de descarte para documentos que não são mais necessários, eliminando o acúmulo e reduzindo o espaço necessário para guarda.

  • Redução de custos e flexibilidade

    Com processos estruturados e montados de acordo com a personalidade jurídica da organização, o trabalho de gestão documental ocorre de forma mais fluida, já que os erros e “retrabalhos” diminuem.

NOSSOS DIFERENCIAIS

Por que contratar a Ikhon para realizar o desenvolvimento de unidades de informação?

  • Uso de metodologias internacionais

    Uso de metodologias internacionais

    Além de atuarmos em conformidade com as normas do Conarq e de agências reguladoras, também adotamos os padrões de classificação criados por normas internacionais, como ISO 15489 e ISO 30300.

  • Produção  arquivística personalizada

    Produção arquivística personalizada

    Nossa equipe realiza um trabalho de imersão no cliente, entendendo tanto sua personalidade jurídica quanto às tratativas que existem no local, adaptando a produção de instrumentos para que se adeque à realidade do local e seja, de fato, utilizada.

  • Experiência comprovada

    Experiência comprovada

    Atuamos há mais de 20 anos no setor de gestão documental, com uma equipe arquivística especializada na produção de instrumentos arquivísticos para órgãos públicos e privados de diferentes setores.

  • Automatização de processos

    Automatização de processos

    Após o mapeamento do fluxo de trabalho, automatizamos todas as rotinas físicas para uma plataforma digital.

  • Otimização de acervo

    Otimização de acervo

    Temos experiência com a organização, digitalização e indexação arquivística. Como resultado, a busca das informações ocorre de forma mais rápida.

  • Implementação acelerada

    Implementação acelerada

    Nosso modelo de trabalho prioriza execuções contínuas, realizando entregas já no início do trabalho.

  • Solução completa

    Solução completa

    Organizamos e aprimoramos toda a jornada de gestão da informação, criando processos para classificar as informações, transferindo o acervo físico de documentos para uma plataforma web e automatizando tarefas para oferecer digitalmente serviços que antes eram apenas presenciais.

FAQ

Perguntas e respostas sobre o serviço de desenvolvimento de unidades de informação

  • O que é o desenvolvimento de unidades de informação?

    O serviço de desenvolvimento de unidades de informação consiste na criação de uma área técnica focada em conduzir os processos relacionados com a gestão documental.

    Ao final desse trabalho, a organização (seja ela pública ou privada) terá uma estrutura completa de classificação da informação, com os processos, recursos, tecnologias e equipamentos necessários para realizar o trabalho com eficiência e de acordo com as normas que regem o Conselho Nacional de Arquivos (ConArq) e outras agências reguladoras.

  • Quais são as principais necessidades que esse serviço atende?

    Normalmente, a organização de documentos acontece sem metodologia para classificar os conteúdos, categorizar a informação ou entender quais materiais precisam ser guardados e os que podem ser descartados.

    O desenvolvimento de unidade da informação contribui para uma gestão fluida e eficiente dos documentos produzidos e armazenados pela organização, profissionalizando e impulsionando a gestão da informação.

    A realização desse trabalho também garante que os processos de guarda, consulta e manuseio de documentos estejam de acordo com as leis de privacidade de dados, os requisitos do Conselho Nacional de Arquivos (ConArq) e quaisquer outras normas ou padrões que a organização precise cumprir.

  • Como é o processo de trabalho para a criação de uma unidade de informação?

    A criação de uma unidade de informação envolve uma metodologia dividida em quatro etapas:

    • Diagnóstico: nesse momento inicial, entendemos a personalidade jurídica do cliente, quais atividades são necessárias para a execução ideal das rotinas de gestão documental e quais são as obrigações que ela precisa cumprir para estar em conformidade com as normas arquivísticas e agências reguladoras. Após esse momento, é realizada a volumetria do histórico para entender o quanto de informação a instituição produz e, com base nisso, medir quais processos são mais indicados.
    • Planejamento: a partir da análise do diagnóstico é realizada a criação de processos de informação, pensando tanto nas atividades de rotina (como protocolização, gestão de canais digitais, recepção da informação etc) como em ações mais pontuais (constituição de comissões e implementação de novos sistemas).
    • Execução: implementação do plano de ação elaborado no planejamento, com a produção e detalhamento das rotinas de trabalho, distribuição das tarefas e, quando necessário, implementação de novos serviços ou produtos. Além de treinamentos com os times envolvidos para que todos entendam a importância de se realizar esse trabalho e os principais processos. Nesse momento também é comum que alguns pontos sejam ajustados ou realinhados para que se ajustem à realidade da organização.
    • Avaliação: após a criação da unidade de informação, são avaliados possíveis pontos de melhoria que podem ser aplicados antes da finalização do processo.
  • Por que contratar a Ikhon para realizar o trabalho de desenvolvimento de unidades de informação?

    Uma empresa que precisa criar uma unidade de informação necessita do apoio consultivo de uma organização com experiência em gestão documental, que já tenha realizado esse trabalho previamente e com a vivência necessária para ajustar as demandas desse processo à personalidade jurídica e características internas da marca.

    E a Ikhon possui todos os requisitos para executar esse trabalho: temos mais de 20 anos de experiência em produção de materiais e instrumentos arquivísticos, com trabalhos realizados para organizações públicas e privadas de diferentes tamanhos e segmentos de atuação.  Conte conosco para a entrega de um trabalho completo, eficiente e auditável.

Dúvidas?

Nossa equipe especializada está pronta para responder a todas as suas perguntas sobre o serviço de Desenvolvimento de Unidade de Informação e te ajudar a entender como a contratação pode apoiar em seu desafio de negócio.

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